文件控制程序.
管理者代表1    目的
为了在公司各部门和生产班组均使用有效版本的QMS及ISO22000体系文件和资料，使公司QMS及ISO22000体系有效运作。
2    范围
本程序适用于公司各类QMS及ISO22000体系文件和资料的控制。
3    职责
人事行政部: 负责各类QMS及ISO22000体系文件和资料的发放、更改、回收、作废
总经理:负责组织QMS及ISO22000体系文件策划批准
管理者代表:程序文件的审核
4定义:
4.6.1一阶文件：食质量量安全手册：对食质量量安全系统全面的概略的描述 。
4.6.2二阶文件：程序文件: 具体、详细地说明各项食品质量管理安全活动（如文件管制、内部稽核、管理审查等）进行的权责方法、步骤的管理文件。
4.6.3三阶文件：指导文件：包括SSOP、HACCP计划、设备操作标准、作业标准、检验标准等具有可操作性的、指导各项具体作业的技术文件。
4.6.4四阶文件：质量安全记录: 证实公司食品质量\安全管理活动的各种报表,报告
4.6.5外来文件: 客户提供的技术资料、食品质量安全相关的国家或者国际标准。
5    运作程序
5．1文件控制的范围：
公司QMS及ISO22000体系文件包括质量安全管理手册、程序文件、指导文件（包括SSOP、HACCP计划、设备操作标准、作业标准、检验标准等技术性文件）质量安全记录、外来法律法规标准。
5．2文件编写：
质量手册、程序文件和指导文件、管理文件由管理者代表组织文件编写小组编写。
PRP
5．2．1相关法律法规标准等外来文件由人事人事行政部负责搜集。
5．3    文件的审批：
批准
审核
制定
质量安全手册
总经理
管理者代表
食品安全小组
程序文件
管理者代表
主办部门主管
食品安全小组
SSOP
管理者代表
主办部门主管
食品安全小组
HACCP计划
食品安全小组组长
→
指定撰写人
操作标准、作业标准、检验标准
食品安全小组组长
主办部门主管
指定撰写人
5．4    文件的控制规定
文件分受控文件和非受控制文件，发放至直接用于指导生产、服务与工作的部门的文件为受控文件，发放至顾客、上级部门只用作参考的文件为非受控制文件。
5．4．1  受控文件的标志:
●受控文件在封面或第一面必须盖有受控文件的印章，并有文件编号、版号等。
●对于承载媒体不是纸张的文件（如样品、照片等）一般不盖受控章，而通过目录清单的形式表明其控制状态。
●质量安全记录按《记录控制程序》实施控制。
5．4．2  受控文件的发放原则
              所有受控文件者必需由人事行政部统一发放及回收，严禁各部门自行复印使用。受控文件复印件为无效版本。
5．4．3受控文件的发放、保存和使用：
人事行政部确定受控文件的使用部门和数量，将所有的文件登记在《文件控制总览表》中。发放时登记于《文件分发缴回记录表》中，各使用部门对受控文件应妥善保存和使用有效版本。
5．4．4受控文件的更改：
●文件需要更改时，应由文件更改提出人填写《文件变更申请单》说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。
●受控文件的更改应得到再次批准。
●文件更改批准后，人事行政部发出更改通知或更改页给使用部门，并替换相应的原文件页。
5．4．5  受控文件的作废与回收 
a 版本/版次 :
4.4.51第一次制订之原版以V1.0表示, 1版第一次修订V1.1表示,第二次修订以 V1.2表示，依
此类推。
4.4.5.2为避免版次修订次数太多, 影响文件之真实内容,凡版次经10次修订后, 原制订单位应变更版本, 发行第2版、3版……
b受控文件经10次更改后（修改状态从“0”到“9”） 或文件需大幅度修改时，可以作废，但受控文件的发放部门必须发放新版本受控文件后，才能把旧版本作废。人事行政部按文件发放记录回收作废版本后，盖作废标识。作废文件不用于指导工作和生产，不得代替受控文件的有效版本使用。
5．5      非受控文件的管理 
5．5．1  非受控文件的发放和使用
非受控文件仅作工作参考用，不得将非受控文件用于指导工作和生产，只登记发放情况，不作修订，不作回收。
5.6  文件类别区分：         
4.6.1一阶文件：食质量量安全手册：对质量系统全面的概略的描述 。
4.6.2二阶文件：程序文件: 具体、详细地说明各项质量活动（如文件管制、内部稽核、管理审查等）进行的方法、步骤的管理文件。
4.6.3三阶文件：作业标准：作业指导书、操作说明书、检验规范等指导各项具体作业的技术文件  。
4.6.4四阶文件：质量安全记录: 校验记录、矫正记录、测试报告、保养记录等 。
4.6.5外来文件: 客户提供之图样、标准,以及本公司程序文件或作业标准所依据并引用之有关国家或国际标准。
4.6.6其它文件：与质量系统相关的其它文件，如人事、总务管理制度等。
5.7  体系文件的编号规则
5.7.1手册及程序文件编号：
5.7.2指导书及记录编号原则：
5.7.2.1作业指导书编号原则：
a. 作业指导书：OS（the Standard of Operating的英文缩写）;
b. 检验标准：IS(the Standard of Inspection的英文缩写);
c、危害分析单：用HA表示;
d、HACCP计划：用HP表示;
e.安全标准操作程序：用SP表示
f.质量安全记录：QR（Quality Record 的英文缩写）
部门代号：生产部：SC；储运部：CY；质量部：ZL；采购部：CG；人事行政部：XZ；技术部：JS；财务部：CW；销售部：XS
5.8外来文件的识别、发放：
5.8.1 相关法律法规/标准等外来文件的搜集渠道：
            上网查询及与政府主管部门联系
            顾客提供的标准、样板、板等
5.8.2外来文件的控制：
1)文控部门负责法律法规或政府文件等的收集，取得，登记在《文件控制总览表》中。对新颁布的或更改的法律法规应及时修订《文件控制总览表》的内容.按受控文件进行管理、发放。
2)顾客提供的标准、资料及上级部门下达的文件、资料、行业通知由接收人员记录在《文件控制总览表》中，记录接收时间、接收人、转交、存档等情况。需复印分发至其它部门，登记发放编号、发放人、签收人等。