切实抓好会议各个环节 全面提升办会质量
作者：李健
来源：《办公室业务》 2013年第12期
在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。作为党委办公室的一名秘书，应具备办文、办会、办事三项基本能力，其中办会也相应地被提到越来越重要的位置。通过近几年的工作实践，充分认识到每次办会过程都要时刻做到四个“心”，即：精心、细心、真心、静心，积极抓好会前、会中、会后的各个环节，从面切实提升会务质量，有力保障会务意图全面实现。
一、筹划要精心，确保会前准备周全到位
会前准备是整个会务的重点，也是工作量最大的一个阶段，任何一次成功的会议都建立在充分准备的基础上。俗话说“台上三分钟，台下十年功”，会前准备工作周全到位了，会议也就“马到成功”了。一是做好方案制订。按照领导和上级文件的明确要求，结合近期工作的统一安排，在明确掌握会议的意图、目标和要求的基础上，拟定详细的会议筹备方案，方案内容着重对会议各项工作任务，如确定会议名称和时间、预定会议室、估计参会人数、草拟会议通知、制定会场布置方案、安排食宿行等进行详细的工作任务分解。二是提前做好相关工作。对一些须在会中和会后完成的工作，可以提前准备，打好基础，做好方案。比如：
拟定会议新闻稿、会议纪要初稿、安排会后整理人员，帮助参会人员预订返程票等。三是做好应急预案。预先考虑会议中可能出现的变化或意外情况，制订相应的紧急突发情况预案，对可能存在的问题和隐患提前解决和加强防范。如：准备应急发电车、安排信访工作人员接待来访人员等。
二、实施要细心，确保会议全程不出差错
一个会议活动，从会前的材料准备、会场准备、座位安排到会议开始后的参会人员入场、音响灯光控制、会议秩序维护到会议结束后的会场清理、会后领导活动安排等，都需要时刻牢记“细心”二字。一是细心校对各类文字材料。通过各人初校、集中读校、重点点校等校对方法，确保文字材料不出任何错字、别字。二是细心核对参会人员座次。对于参会人员，首先拟定参会人员座次表，经核对无误后再填写入场券，对于主席台席卡放置，根据会议方案放置后，临开会之前根据领导请假情况再次核对席卡放置顺序，确保万无一失。三是细心检查会议材料。避免台下材料发错对象，主席台领导的材料出现少发、漏页、污损现象。四是细心检查音响投影等设备，根据发言领导平时的讲话声调、身高等因素调整好话筒音量、角度，某些会议还要准备好《国歌》《国际歌》，并事先播放。
三、服务要真心，确保参会对象各方满意
一个会议活动的举行，涉及到各类参会对象及人员，针对不同的参会对象，要真心服务，按照“主动、真诚、规范、高效”的要求，扎实做好各项服务工作，确保各类参会对象满意。对于主席台就座的领导，
在会前发放书面通知的情况下，同时要对接请假情况，会议入场时，做好引导工作，会后提醒领导或帮领导带好随身物品；对于交流发言人员，安排座次时就要注意将其安排在靠走道的位置，方便其走动，会前通知时要特别提醒到位，会议入场时注意到会情况，会议开始后根据会议议程及时提醒发言人员提前到指定座位等待；对于上台领奖人员，安排座次时就要统一考虑，按照领奖顺序坐在一起，会前通知时特别提醒，会议前可以安排领奖人员进行彩排，如没有彩排，可在领奖人员到会后向其交待上台、下台的路线及注意事项；对于其他普通参会人员，主要做好会议入场时的引导和会议过程中秩序的维护等工作，发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，同时要做到言辞温和有礼，态度严肃认真；对于会场后勤服务人员，要及时提醒交通管制、车辆有序停放、音响控制、加水、换小毛巾、控制会场温度等事项，确保会议顺利进行。
四、总结要静心，确保办会能力不断提高
办成一次高质量、高水平的会议，会前的精心组织十分必要，会后的总结提高一样也不能缺少。一是要归档整理会议资料。会后要将所有文件，包括会议通知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等统统收集起来，以备查考。同时还应做好录音、录像资料的收集整理，以便会议纪要等材料的撰写。根据保密原则，对需要回收的会议材料要逐份清查回收。二是严查会议参会情况。要对无故缺席会议的人员进行统计，根据领导的要求进行通报，从而形成优良的会风。三是及时分析总结会务服务工作。分析总结会务工作中的经验和教训，出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。注重收集参会人员对会务
服务工作的反馈意见，虚心采纳，以便下一次会议整改提高，防止出现类似错误。
（作者单位：中共江苏省泰州市姜堰区委办公室）会务工作
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