会务工作筹备
一、会前准备
会前准备是头绪较多、工作量大的一个阶段，是确保会议成功的前提和基础，务须认真对待。
（一）拟定会议预案
主要包括会议名称、会议主题、出席对象、会议时问、会议地点、日程安排、会议分组、参观点、参观路线、会议工作机构、文娱活动安排、经费预算等。其中，会议的经费预算一般包括场地租金、用品费、设备费、资料费、住宿费、交通费、就餐费等。制定会议经费预算一方面要本着勤俭办公、节约办会的原则，尽量降低会议成本，另一方面要有一定弹性，即注意留有余地。
(二)会议材料准备
会议材料准备工作由党委办公室、校长办公室秘书科负责，包括会议报告、领导讲话、主持稿、交流汇报材料、会议须知等。应注意材料的数量、篇幅与会议时间安排一致。会议材料均应经相关领导阅知，会前送交讲者本人。会务人员应对材料的印刷、装订把好关，应注意页码是否齐全。如有可能，会务人员应与职能处室逐页核对。主持人、讲话人对材料的纸张、字号大小等有特殊要求的，均应尽量满足其要求。
会议文件一般使用白头印刷即可，交流材料，可统一编“×××会议交流材料之×”。对有保密要求的会议文件，应在文件左上角用黑体标示密级，需会后回收的还应注明“会后收回”字样。会议须知的内容包括：会议安排、会序、会议座次等。
(三)会议通知
通知应简明准确，主要包括会议内容，参会人员范围、时间、会期、开会地点、是否需要填报名表、联系人及电话等。通知一般以《学校每周工作安排》为书面通知，同时结合电话通知的形式。通知发出后，应即落实有关人员是否受到，并统计好参会人员名单，包括姓名、性别、职务、是否带车等。大型会议应当印制会议须知。内容包括参会人员及会务人员的姓名、单位、职务及其他注意事项等内容。如需提供膳宿的应表明房间号和就餐时间、地点以及其他注意事项等内容。会议须知应在参会人员报到时发放。需分组座谈的应指定座谈地点、召集人等。
(四)制作会议证件
通常会议证件的种类有代表证、主席团证、出席证、列席证、选举工作证、工作人员证、车辆通行证等。会议证件正式制作前应出样本，最好设计两种以上样式，报送领导审定。
(五)确定会场服务人员
会议应视情况明确设定会务人员。重要会议可设专职服务员，并请保卫科等人员做好安全保卫工作。
(六)会场布置
会场布置主要包括会标悬挂、灯光音响设备、饮水器具、主席台和会议桌、物品摆放、座次排列、空调设备及安全出入等。
1．会场布置形式
会场布置形式可根据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。会议内容主要为传达文件，而发言人数量较少、参会人数又较多时，宜采取分排式就座。座谈或听取汇报的会议，宜采取圆桌式就座。
2．主席台布置
主席台布置的内容包括：党徽、红旗、会标与回头标、桌椅、话筒与磁带(碟片)、投影和影视放映设备、席卡、鲜花、茶水和方巾等。党徽：党代会、全委会、“七一”纪念会等使用党徽。党徽应悬挂于主席台背景墙或幕墙的中央，大小应适当。
红旗：悬挂党徽的会议，应在党徽左右两旁各斜插5面红旗。一般性的工作会议也可以不插红旗。
会标与回头标：会标通常用会议全称，一些会议名称较长的也可使用规范性简称。会标通常使用红底白字，字体选用大标宋体或等线体，字的大小取决于主席台长宽比例，以
美观为标准，会标悬挂于主席台上方或主席台背景墙的上方。回头标适用于一些大型会议，内容应根据会议主题确定并报领导审定，回头标通常悬挂于主席台对面的墙体上部，红底白字，字体为大标宋体或等线体，大小应适当。
桌椅：主席台桌椅的摆放应与主席台就座的人数相一致，无前挡板的桌子应使用桌布，椅背不宜过高，且桌椅要牢固。
话筒与磁带(碟片)：根据讲话人数的多少设置话筒，设置多组话筒时应大小规格一致并注意检查话筒质量。
会务工作一些会议（如党代会）在开幕和闭幕时需放国歌、国际歌或会议颁奖播放进行曲时，需准备专用音乐磁带（碟片）。如会议需要播放音乐时，事先要试放视听。不要放错曲目，也不要放不出声音。
投影和影视放音设备：需要放映投影和影像的会议，在主席台上应事先布置好投影和影像播放设备，并应进行调试。
席卡：席卡的质地有纸质和有机玻璃两种。根据主席台座次图摆放，做到一人一卡，席卡大小应与桌面
的宽窄相协调。席卡的字体无特殊要求，一般用带有学校校训的白纸张、红字书写。
鲜花：鲜花的摆放应根据季节和会议主题的需要而定，如庆祝会等多选用鲜花，以烘托会议气氛。主席台桌面上不宜摆放插花，报告台上可用插花遮盖讲稿架。
茶水与方巾：主席台桌面上通常放置茶杯和方巾，茶杯内事先放好茶叶(夏季时可摆放小瓶矿泉水)，掌握好加水的频率，对有大会发言的会议，应要求会务人员根据发言对象的变动而及时更换茶杯和方巾。
3．座次排列
座位的顺序一般以座位的面向为准，先中间，后左、右，依次向两边摆放。对人员的座次排列、人员排序均有严格要求。
上级来人参加会议时，应根据来人的身份及在整个会议议程中的位置(看谁做主要讲话)酌情排列。
主席台座次排列原则：鉴于目前的惯例是前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。无论领导同志人数为奇数偶数时，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他类推排列。
4．灯光音响
灯光的亮度要适宜，台上光线一般要比台下亮。晚上开会要做好停电的应急准备工作。音响是保证会议开好的重要手段。话筒的数量应根据会场座位的摆放及发言人的多少而定。音响及话筒应逐一调试，必要时要请音响人员专司此责。