会议服务工作规范
分工要求
具体要求
一、会前准备
会务工作
会议组织
1、会议通知的起草与发布。
会议通知包含的内容：
1、会议目的：明确说明举办会议要达到的效果；
2、会议时间：包括会议的开始时间和结束时间；
3、会议地点：会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图；
4、与会人员：参加本次会议的人数；
5、会议日程：会议日程包括每个议题时间、主题内容、讲解人等；会议日程讲解安排一般以30分钟为单元，列出本单元的会议内容；
6、住宿安排：按会议规格选择合适住宿酒店；如无特殊要求，除公司总裁外，其余住宿人员统一安男女安排标准双人房入住。
2、会议预算拟定。
本着高效，节约的原则进行会议预算的拟定与提交审批。
会议费用包括：场地租金、住宿费用、餐饮费用、娱乐费用、食品费用、交通费用等。
预算审批流程：组织者→部门审批→主管SVP审批
3、会议场地选定。
1、在会前至少十个工作日确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准；
4、住宿安排。
1、与会人员住宿安排；
2、与会领导住宿安排；
5、用餐安排。
6、交通安排。
7、会议分工。
1、根据会议规格、要求，确定会议支撑人员；
2、召开统筹会议，进行合理分工，明确每人职责；
会议准备
1、接待会议通知后，须先了解会议事项。
1、会议名称、人数、重要领导；
2、会议地点；
3、会议时间、场次；
4、会议注意事项及任务分配；
5、按分工要求，准备到位；
物品准备
1、根据会议要求，准备会议物品。
会议开始前，物品准备完成并运送到位。
1、纸杯、茶叶、咖啡、提神食品、总裁房间水果；
2、笔记本电脑、投影仪、翻页笔、白板、电池；
3、签字笔、白板笔；
4、横幅、台花；
5、携带公司通讯录以做好联系；
6、会务人员要携带至少5份会务日程、通知，以备查询；
2、根据会议要求，准备用餐物品。
1、酒水、饮料等的采购；
2、酒水提前放置在会议车辆内；
会场布置
1、确认会议室投影、音响、灯光、空调等设备的完好。发现故障及时联系酒店维修，保证会议使用。
1、会议器材准备：投影仪、相机、翻页笔；
2、操作人落实
2、做好会议室的保洁、整理，桌椅按要求摆放整齐。
1、提前确认摆放方式，如课桌式、分组式、影院式等。
2、会议桌间距、桌椅间距应根据会场面积进行摆放。
3、会议资料及会议用品摆放。会议开始前1小时，准备好矿泉水、水杯、开水、茶叶、小方巾和会议桌上的纸和笔。
1、茶杯要洁净无破损，如摆放矿泉水，茶杯应放在矿泉水右边与之平行。茶杯及杯盖的标志应正对着与会人员位置，且杯耳位于与会人员的右手，茶杯的布置应使前后左右都成一线。
2、姓名牌要光洁，无刮痕、无破损。按位置分布要求摆放在与会人员所坐位置。姓名牌摆放要与桌面平行，距桌面顶端2CM，摆放应使前后左右都成一线。
3、纸张摆放于会议桌面，距桌边1CM，正对椅子中线；签字笔放于纸张右下角，与桌边垂直。
4、对会议室进行通风和气味处理。如遇夏季，应提前半小时开启空调，调试合适室温。
1、与酒店确认指示牌内容及摆放位置；
5、指引安排。
1、会议开始第一天，根据实际情况，安排合理人员进行路线指引；
6、会场布置完成后，进行会前的全面检查，检查有无疏漏。
7、准备工作完成后，打开会议室，调整小环境（空调、灯光等）。
二、会中服务
仪容仪表
1、保持个人卫生。
修整指甲，头发梳洗干净、整齐、不染发；
2、化妆要求。
化淡妆，不浓妆艳抹，手上饰品只限带手表；
3、着装要求穿正式职业装。
4、坐姿、站姿规范端庄，不翘腿。
5、语言要求符合规范。
1、语言温和亲切，音量适中，普通话规范；
2、语言文明礼貌，使用礼貌用语；
3、对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗；
6、服务态度端正。
1、精神饱满，彬彬有礼；
2、微笑服务，态度勤恳，热情周到；
3、工作失误及时纠正，并当面赔礼道歉；
4、解释问题，有礼有节；
5、换位思考，想服务对象之所想，尽服务对象之所需；
7、纪律严明。
1、会议支撑过程不饮酒、不吃零食等；
2、不擅自离岗；
3、服务过程不打哈欠、喷嚏、挖耳屎等；
4、严格遵守职业道德；
人员到岗
1、会议支撑人员应提前1小时到岗。
1、会议组织者应再次明确会务程序、人员分工、注意事项
迎送服务
1、迎宾服务人员应在会前半小时，站在会场入口显要位置，面带微笑，指引与会人员签到、入场。
1、签到要求：
翻至本人签字页，并提示签字位置；
提送签字笔；
签字结束后，迎宾服务人员继续指引至会场位置；
VP以上领导，不用签到，支撑人员代签即可；
2、接待处，看到VP后，微笑着打招呼，如坐着，则应立即起身。将VP引到会议室，奉茶或咖啡；
倒水服务
1、如无特殊情况，服务人员应在人员入座后倒水，大型会议中，服务人员也可在会前10分钟将会场茶水倒满。
2、会议开始后，第一次15分钟续水，之后每30分钟续水一次，并做好续水时间记录。
1、茶水、咖啡等需要在会议开始前15-30分钟开始冲泡；
2、斟茶时，先主位，再副主位，以此类推；
3、前排以后可以从一侧开始一次倒茶水；
4、为与会者倒水时，要站在与会者后侧，将杯盖翻放在桌面，以确保卫生；
5、茶杯要拿到与会者后侧斟倒，以免挡住与会者视线；
6、茶水倒七分满为宜；
7、会议桌配有矿泉水时，要根据根据实际情况配置相应水杯。
会场服务
1、会场服务人员在会议开始后将会场门关上，站在会场一角观察会议进展，避免随意走动，对突发事件进行及时处理（要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况）。
1、提醒与会人员将手机调至静音状态；
2、会场服务人员将手机调至静音状态，会场内不接听电话；
3、会场内服务人员不可从投影仪前穿越；
4、协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作；
5、及时了解会议的进展情况，并及时通知其他会务支撑人员做好日程安排的调整工作；
6、提前5分钟通知汇报人员准备好汇报资料，并准备汇报（提前告知会议汇报人员翻页笔可使用）；
2、会场照相人员照相要求。每位讲解人，照3-5张照片为宜。
1、照相时，关闭闪光，以免影响讲解人；
2、照相角度可根据现场情况，选择合适角度，由远及近拍摄；
3、如非必要，照相时，尽量不要影响到身后与会人员视线。
3、会议结束后，服务人员立即打开会场大门，在门外站立，微笑送客。
1、会议接近尾声时，要提醒用餐安排。包括地点、路线、前往就餐方式；
2、通知用餐接待方会议结束；
3、检查环境，整理会场；
4、会议中场休息。
1、茶歇提前30分钟准备；
2、提示吸烟人员需到指定吸烟区吸烟；
3、整理会议现场，补充和更换会议用品；
4、在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料收发；
三、会后清场
会场检查
1、检查会议室是否有与会人员遗漏的物品，如有遗漏应及时送还；如未能及时送换，应交由会议组织者妥善保管，后期送还。
2、检查会议室自带物品是否缺失或损坏，并统一进行整理。
1、在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作；
2、会议结束后单独安排一个车次运送仪器设备；
3、回收可重复使用的会议用品。同时回收如横幅、姓名牌、会议资料、会议稿纸等，按要求集中处理，保证会议资料的机密性。
费用结算
在确认所有会议项目均以结束后，结帐并开具发票。
四、用餐安排
餐馆选择
1、规格、餐馆特、环境格调、费用、营业时间等符合要求。
菜单确定
1、菜式确定、口味选择。
菜式确定原则：
2、如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐。
用餐安排
1、结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间。
1、提前1小时到达餐馆，与餐馆沟通确认就餐开始时间；
2、会议结束时，会场人员第一时间电话通知餐馆人员；
3、估计路程花费时间，人员到位后，一时间上菜；
2、用餐进程符合规范。
1、迎接宾客；
2、引导宾客入席；
3、上菜适时；
4、祝酒时间。预算安排餐厅服务员开启酒水，并在人员列席完成前斟好酒水；
5、用餐过程随时响应需求；
3、用餐礼仪符合要求。
1、姿态：腰背挺直，尽量不靠椅背，身子与餐桌保持一拳距离，手臂贴近自己，不要把手肘撑在餐桌上。
2、用餐速度与他人保持一致，咀嚼不发出声音，如有骨头、鱼刺等残渣应先吐在自己的手中或是勺中，再放在自己的骨碟中。让食物嘴不用嘴食物。
3、谈话：口中有食物时不讲话；不在讲话时挥舞手中的餐具；不讲影响食欲和心情的话题。
4、取菜是不能先于主宾动筷；只取自己的一份；取菜时不要站起来，或把手伸到别人面前去取；不要用筷子在盘子里翻动。
娱乐安排
1、提前了解周边娱乐情况。
2、至少要有2名会务人员进行全程保障。
3、保证车辆安排。
五、住宿安排
与会人员住宿安排
1、在住宿人员到达前，与酒店沟通，打印人员入住房号表，清楚所有人的住宿房间。需要特别清楚VP房号。
2、在所有需要住宿的人员抵达酒店时，要及指引相关人员办理入住。告知叫早及早饭时间。
3、在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间。
4、在会议结束的当天12：00之前，通知住宿人员及时办理退房手续。
总裁住宿安排
1、提前采购水果、矿泉水，并在入住前摆放到位。
2、总裁到达前2小时，办理完成酒店入住，总裁到达时，及时告知房号和递上房卡。
六、交通安排
会议车辆
1、如果会议在公司外部举行，会议组织部门应该视会议时间安排组织与会人员的交通。
2、全部会议结束后，做好参会人数返回车辆安排工作；
2、全程会议要至少保证有2辆会议用车。