XX会议筹备工作安排
序号
内容
负责人
参加人
备注
一、会议筹备
会务工作
会议通知
政府领导沟通
XXX（领导）
XXX（领导）
会前2个月完成，与领导确定会议日期及出席领导名单
演讲专家及议题
XXX（领导）
XXX（执行）
会前2个月：确定专家及演讲议题（初稿）
会前1个月：确定专家简介及确切演讲议题
会前20天：确定专家简介及演讲PPT
邀请函的编制
XXX（执行）
XXX（领导）
会前2个月：确定会议预邀请函
会前1个月：确定正式邀请函
邀请函发放
XXX（领导）
XXX（执行）
会前2个月：汇总需要发放邀请函人员名单（客户名单）
根据需要发放人员人数，确定跟进邀请函发放工作的人员人数、名单及各自分工
通过、纸质信函、传真等多种形式发放
邀请函跟踪
XXX（领导）
XXX（执行）
对发出的邀请函进行跟踪，定期反馈客户参会情况，针对参会人数多少及时提出增加参会人数计划
会议资料
杂志论文录用
XXX（领导）
XXX（执行）
会前半个月：确定杂志录用论文情况（发送会议预通知时，发出论文征集通知，对录用的论文及时反馈给投稿人）
会议论文筛选、评审等
XXX（执行）
XXX（领导）
会前一周：确定会议优秀论文情况
论文集编制
XXX（执行）
XXX（协助）
会前一周：编制并印刷论文集
代表证、签到表制作
XXX（领导）
XXX（执行）
会前一周内（会前一个星期内）完成
会议资料准备及装袋
（会议手册、代表证、日程表等）
XXX（领导）
XXX（执行）
会前一周内完成
会议主持及领导发言安排
公司领导联络、接待及发言稿准备
XXX1（领导）
XXX（执行）
会前一周完成
政府领导、专家联络、接待及发言稿准备
XXX2（领导）
XXX（执行）
会前一周完成
国外代表会议期间跟踪接待
XXX（领导）
XXX（执行）
会前及会中，落实会议安排接口，确保接待总负责人与单项工作负责人信息一致
会后资料汇总
会议资料整理及会议报导
XXX（领导）
XXX（执行）
会后2天内
二、会场安排
会议室
会议室布置：主席台、鲜花、水牌、欢迎牌、茶歇 、（桌上水、纸、笔）
XXX（领导）
XXX（执行）
会前1天内
横幅、喷绘背景、水牌制作
XXX（执行）
XXX（领导）
会议室现场检查、调试电脑、投影仪、音响、会场拍照、录音
XXX（执行）
会议签到
领导及专家签到
XXX（领导）
XXX（执行）
会议当天，提前准备好签到表，签到人员比较多时，建议准备几份签到表
准备好“请赐名片”处，签到表（空表）及签字笔
参会人员、资料发放
XXX（执行）
会议当天，根据参会人员级别，发放相应会议资料
现场收费
XXX（执行）
根据会议回执，收取会议费并提供发票给客户，如当时不能提供会议发票，可先提供会议收据，会后再将会议发票寄回给客户
会议翻译
会议现场我司翻译X名，国外代表自带翻译X名，共同参与翻译工作
XXX（领导）
XXX（执行）
会前15天：将专家简介及会议PPT发给相关议员翻译，做好翻译准备工作
会场答疑控制
XXX（执行）
会议用餐
会议期间用餐及酒水准备
XXX（执行）
XXX（协助）
会前3天
媒体
国外代表自带媒体
XXX（联系）
会前3天
电视及平面媒体
XXX（联系）
会前3天
其他媒体
XXX（联系）
会前3天
三、其他
用车安排
国外代表的车辆安排
XXX（领导）
XXX（执行）
领导、专家的车辆安排
XXX（领导）
XXX（执行）
会前3天排好车单
参加会议人员集中前往会场
XXX（领导）
XXX（执行）
会议前一天告知大家出发时间及出发地点，并安排人跟车
酒店安排
国外代表酒店安排
XXX（领导）
XXX（执行）
会前3天完成
领导、专家酒店安排
XXX（领导）
XXX（执行）
会前3天完成
参会人员酒店代预订
XXX（领导）
XXX（执行）
会前3天完成
汇总各领导、专家的住宿情况
XXX（执行）
会前2天完成
备注：
会议总负责人：XXX（领导）  电话：
  会务工作负责人：XXX        电话：
媒体负责人：                电话：
国外代表接待负责人：        电话：
其他
大型会议会前2个月必须由公司领导带队召开工作协调会，讨论会议方案，对各项工作进行分工，确定各项工作具体负责人。如果有必要，会前1个月或者半个月，各部门领导及具体负责人还需要召开碰头会，对会议筹备工作进行协调，及早发现问题，解决问题。
大型会议的总负责人最好是公司高层领导，方便对人员及资源进行整合，发挥集体优势，将会议办的更好。