员工离职证明书存根
什么是员工离职证明书存根
员工离职证明书存根是指雇主在颁发离职证明书给员工时，同时保留的一份副本，也可以理解为是离职证明书的备份。
有许多场合需要雇主提供员工离职证明，例如员工向银行申请贷款，或前往其他公司应聘时需要提供离职证明。在这些场合，雇主需要通过离职证明书证明员工离职事实，并提供员工的工作经历、入职时间、离职时间、离职原因等相关信息。
离职证明书存根是为了保证员工离职证明正式、准确地被颁发，在备份中保留员工的离职证明书。通常，员工离职证明书存根要标注离职证明的颁发日期，以保证在员工离职后长时间保存离职证明的备份的时候，可以保证此离职证明确实是在员工离职后发放的。
员工离职证明书存根的意义
•保护员工合法权益。因特殊原因造成员工被解雇而在工作时被要求提供离职证明时，提供存根可以保证员工的合法权益受到保护。
•避免证明书遗失。证明书的备份有可能比原件更实用。存根可以防止证明书存在一种或多种丢失或遗失情况的情况。
•保证证明的准确性。存根可以让企业更加仔细地核对证明书的真实性，避免发生错误。此外，在对员工资料整理时，存根也有着重要作用。
员工离职证明书存根的制作过程
下面是员工离职证明书存根的制作过程：
1.确认员工信息与离职日期确切无误。
2.由企业负责人或者人事经理签字确认。
3.打印存根并存储备份。
4.禁止无关人员收取或拷贝。
5.应保护员工个人隐私。
如何存储员工离职证明书存根
离职证明书的存储是企业管理者需要注意的地方。业内有许多文员是通过将证明书存放在上锁的柜子中来管理，但更多企业已经建立了电子备份档案。事实上，电子存储、备份及恢复往往更加高效，也更加强大的控制风险。
以下是如何存储员工离职证明书存根：
离职证明书6.逐步流程化：线上的员工离职证明书存储管理系统使准确流程化成为可能。
7.安全地存储：在存储离职证明书时需要考虑所用存储介质是否安全，而且存储控制必须受到许多控制及限制，包括电源断电、防火、万无一失，依据相关文件法令、议定书条款坚持保密，以及安全一体化。
8.统一管理：随着企业规模扩大，庞大的管理会更加复杂，因此为存储离职证明书定义前后端的存储框架，统一管理。一并考虑这个系统与办公软件之间的协作。
9.良好的记录：对于所有离职证明书的变更和更新信息，都需要记录详细的记录。比如在离
职证明书存根中会涉及到员工就职时间、职位、专业、工作经历等一系列信息。在员工离职的时候，这些信息都需要进行更新，因此记录每次变化等信息是非常必要的。
结论
在雇主颁发给员工离职证明时，员工离职证明书存根非常重要。通过存储离职证明书的存根来保证员工权益，保证证明书的准确性和防止证明书丢失，存储离职证明书还保证企业能够有效地管理离职证明信息，让企业的人事管理更加高效、严谨和安全。