⽂秘⼯作⼈员的基本素养要求
◆⽂书⼯作是⼀项科学的严肃的⼯作，它要求从事这项⼯作的⽂书⼯作⼈员应具备以下基本素质：
（⼀）有较⾼的政治觉悟、政策⽔平，较强的法制观念（⽂书⼯作⼈员政策⽔平的⾼低，决定⽂书⼯作质量的优劣；⽂书⼯作⼈员既要懂法，⼜要守法）
（⼆）热爱本职，忠于职守，埋头苦⼲，严谨精细，遵守纪律，严守秘密
1、作为⽂书⼯作⼈员，只有热爱本职⼯作和忠于职守，才能搞好⽂书⼯作。
2、埋头苦⼲和严谨精细，是⽂书⼯作⼈员应有的⼯作态度和⼯作精神。
3、遵守纪律，就是严格按照⼯作的职责⾏事，不以⼯作之便谋取私利。
（三）应有必备的专业基础知识、操作知识和相关学科的基本知识
⽂书⼯作⼈员的专业基础知识，主要是指与他们所从事的⽂书⼯作密切相关的基本原理性的知识。⼤体包括以下⼏个⽅⾯：
⼀是基础理论知识。包括⽂书学、应⽤写作、秘书学、信息学、⾏政管理学等。基础理论知识带有⼀定
综合性、概括性和基础性，是⽂书⼯作的实际操作知识、操作技能的理论指导。
⼆是实际操作知识。⽂书⼯作⼈员必备的专业基础知识不但包括基础理论知识，还应包括实际操作知识。也就是说，⽂书⼯作⼈员不能只了解和掌握⽂书⼯作的各个环节及其⼯作内容，还要熟悉和掌握它的操作程序、操作⽅法。
三是其他基本知识。主要是指与⽂书⼯作业务相关的某些基本知识。
（四）掌握熟练的业务技能，不断提⾼综合运⽤能⼒
⽂书⼯作的业务技能，主要有以下⼀些：
1、⽂字综合处理能⼒
2、书写能⼒
3、速记能⼒
4、印制能⼒
5、校对能⼒
6、运⽤现代化办公设备的能⼒
◆秘书部分观点
（⼀）秘书的知识结构
秘书的知识结构就是秘书⼯作所需要的知识，就是秘书⼯作能⼒形成需要以之为基础的知识及其构成状况。
秘书⼯作的综合性，要求秘书具有较宽⼴的知识⾯；秘书⼯作的专业性，要求秘书具有较扎实的专业知识。
1、基础知识层次
基础知识层次是秘书知识结构的根底，是秘书知识结构中起基础性作⽤的那部分知识，是构建秘书知识结构的基本条件。基础知识不仅要扎实，⽽且要宽⼴。
（1）⽂化基础知识
秘书具有的⽂化基础知识，⼀⽅⾯是社会科学基础知识，另⼀⽅⾯是⾃然科学知识。⾼中⽂化程度，是
国家对所有政府机关⼲部的共同要求，也是秘书⼈员应有知识的最低层次。如汉语知识、科学知识、历史知识、外语知识等；
（2）理论基础知识
掌握基础理论知识，是提⾼秘书素质的基本条件。如马克思主义基本理论、经济学知识、党的基本政策；
（3）法律基础知识
法律基础知识是秘书从事秘书⼯作的重要依据。秘书⼯作要规范化，⾸先要求秘书⼈员掌握基本的法律知识。
2、辅助知识层次
辅助知识层次指的是虽⾮秘书专业知识但⼜与秘书专业知识相关的知识，是⼀种带有辅助性的知识。
（1）传统学科，主要包括⽂学、美学、法学、新闻学、伦理学⽅⾯的知识和⼼理学知识（2）新兴学科，主要有管理科学知识、社会交际知识、软科学知识及其他相关学科。
3、专业知识层次
专业知识层次是秘书知识结构的核⼼部分和基本层次，指的是从事秘书⼯作所需要的专门业务知识，是⼀种带有⼀定⽅向性的知识，是形成秘书职业特⾊、与秘书⼯作⽬标密切联系的部分。它由两个部分组成：
（1）业务知识
主要指秘书业务知识，这是区别于其他专业的重要标志。⼤体包括：普通秘书学；分⽀秘书学（如⾏政秘书学、企业秘书学、科技秘书学、涉外秘书学、基层秘书学、⾼级秘书学）；秘书写作学；秘书⼼理学；⽂书学、档案学、公⽂写作学等⽅⾯的知识；调查研究、会务⼯作、信访⼯作、机要保密、组织协调、办公⾃动化等⽅⾯的知识。
（2）⾏业知识
秘书必须掌握以下必要的⾏业知识：了解所属⾏业知识的总体构成和知识门类；了解所属部门⼯作的任务和特点；深⼊掌握⼯作中使⽤频率较多的知识；懂得⾏业的管理知识
注意：A、当今⽐较合理的秘书知识结构，应该具有以下⼏个特性：中⼼性；宽阔性；动态性；层次性。
B、建⽴合理知识结构的⽅法和途径是：勤奋好学是成功的前提。另外，要注意知识的积累，要注意知
识的更新，要注意知识的充实。
（⼆）秘书的能⼒结构
秘书能⼒是指秘书⼈员在实践中完成秘书⼯作的本领，也就是说秘书能⼒只能通过秘书的⼀系列活动才能显⽰和发展。
1、基础能⼒
指秘书从事秘书活动所需要的能⼒，是从事秘书⼯作的基本条件。
（1）秘书的观察⼒
⼀个⼈所获得的信息有80％—90％是经过视觉⽽来的。秘书的观察⼒应重点置于领导和社会两个⽅⾯。良好的观察⼒要求：要有⽬的性、条理性、敏锐性。
（2）秘书的记忆⼒
良好的记忆⼒表现为：记得快、记得准、记得多、记得牢。良好的记忆⽅法：编组法、提要法、推算法、形象法等。
（3）秘书的思维⼒
思维⼒在秘书的基础能⼒中居核⼼地位。思维⼒强的表现在于：思维要宽阔、要深刻、要灵活、要新颖。
（4）秘书的想象⼒
想象⼒在秘书⼯作中尤其是创造性的⼯作中意义⼗分重要。良好的想象⼒，其要求有：要具有现实性、丰富性、新颖性。秘书要有良好的想象⼒，⾸先要丰富⼤脑的表象和知识储备，其次要勤于思考，此外要注意想象的⽅式：如类⽐、联想等。
2、专业能⼒
（1）阅读能⼒
秘书阅读能⼒的⼀般要求是：要准确、要快速。秘书阅读能⼒的培养，⾸先要有较好的知识结构，其次要注意其他能⼒的发展，最后要有科学的阅读⽅法。
（2）写作能⼒
即书⾯表达能⼒，这是秘书的基本功，是⽂字秘书的“看家本领”。秘书写作能⼒，主要是指各种应⽤⽂的写作能⼒。秘书写作能⼒的⼀般要求是：要准确、简洁、规范。
（3）说话能⼒
即⼝头表达能⼒，秘书说话能⼒的⼀般要求是：要发⾳正确，要表达简练，要语⽓措辞得体。提⾼说话能⼒的途径：⾸先要多说，其次要多想，此外要注意其他⽅⾯的修养和磨练。（4）办事能⼒
秘书的基本职能就是办事。秘书⼀般办事能⼒的⼀般要求如下：要熟谙办事之道，要善于相机⾏事，要善于接⼈待物。
3、特殊能⼒
指秘书从事⼀些专门秘书⼯作所需要的能⼒，它带有个性特⾊，是造成秘书能⼒结构个性差异的重要⽅⾯。
（1）协调能⼒
指运⽤协调原理和⽅法使各⽅⾯保持秩序化、科学化的能⼒。⼀般要求是：要掌握协调依据，熟悉政策法规，不搞“随意性”；要掌握协调原则，使协调有根有据；要选择协调⽅法，针对不同的情况和对象运⽤各种不同的协调⽅法。
（2）调研能⼒
⼀般要求是：要有计划；有科学的⽅法；有较强的洞察⼒；要善于与被调查者迅速沟通，取得对⽅的信任。
（3）操作能⼒
主要包括打字、复印、微缩、摄影、录⾳、录像、编辑、校对、速记、驾驶等。
（三）秘书的⼼理素质
秘书的⼼理素质，指秘书在⼼理过程、⼼理倾向和⼼理品质等⽅⾯表现出来的稳定⼼理特点的总和，它影响着秘书的辅助⾏为、⼈际关系和⾃我修养。
1、秘书⼼理素质的构成
（1）秘书的兴趣
即认识倾向，常说的爱好。秘书的兴趣应具有以下⼏种品质：⼴泛性、中⼼性、持久性（2）秘书的情感与情绪
情感是⼈们对客观事物是否符合其需要⽽产⽣的内⼼体验。
秘书情感的品质是：要有道德感；要有理智感；要有审美感。
情绪是情感的基本形式，是⼈们对客观事物的态度体验。情感⽐较稳定⽽持久，情绪容易变化⽽不稳定。
秘书的情绪按性质分为两类：即愉快的情绪；不愉快的情绪。
按发⽣强度、速度和持续时间分为三类：⼼境、激情、应激。
（3）秘书的意志
良好的意志是秘书⼯作取得成效的保证，是⾃我修养不断提⾼的动⼒。
良好的意志应该具备的特征：要具有⾃觉性、果断性、坚持性、⾃制性。（相反的分别是：受⽰性、独断性；寡断性、武断性；顽固性、动摇性；任性）
（4）秘书的⽓质
⽓质是指⼈们⽐较稳定的⼼理活动动⼒特征。⼈的所有⼼理活动和⾏为都受⽓质影响，⽓质具有稳定性，
但⼈的⽓质是千差万别的。⽓质的主要类型有：多⾎质（活泼型）的⼈、胆汁质（兴奋型）的⼈、粘液质（安静型）的⼈、抑郁质（抑制型）的⼈。
注意：
上述四种⽓质既有积极的因素，也有消极的⽅⾯，并不能决定⼀个⼈成就的⼤⼩。⼯作成就的⼤⼩主要是由⼀个⼈的⼯作态度和努⼒程度决定的。
在实际⼯作中，对不同⽓质类型的秘书安排⼯作可以有不同的考虑。
秘书进⾏⽓质修养的途径：⾃我控制、职业环境影响、有意识地做⼀些与⾃⼰⽓质相反的⼯作。
（1）秘书的性格
秘书性格是秘书⼼理素质的核⼼部分。性格主要表现在两个⽅⾯：对现实的态度上和⾏动的⽅式上。
秘书健全的性格主要包括：要坚强执著⽽不固执；要敏捷灵活⽽不冒失；要开朗随和⽽不轻佻；要幽默诙谐⽽不尖刻。健全的性格，有利于搞好⼈际关系，有利于适应环境，有利于⾝⼼健康。
2、秘书的⼼理健康
（1）影响秘书⼼理健康的因素
负担过重；舆论压⼒；关系复杂。
（2）秘书⼼理健康的标准
⼀个⼼理健康的秘书应具有以下的主要标志：智⼒正常；情绪成熟；⾏为协调；⼯作专注；关系和谐。
（3）秘书常见的⼼理障碍及消除
嫉妒：要正视⾃⼰的差距，停⽌与别⼈的⽐较，要有通过努⼒赶上或超过别⼈的积极⼼态，从病态的⾃卑或⾃尊中解脱。
文秘工作焦虑：要增强⾃信，对未来充满信⼼，不为⼀时⼀事所困扰，不为⼀得⼀失⽽计较，努⼒去实现⼀个有意义的⽬标，
急躁：遇事冷静，处变不惊。
厌烦：树⽴正确的理想信念和⼯作⽬标，要有正确是思维⽅法，懂得厌烦是⽆济于事的。
⾃傲和⾃卑：树⽴正确的⾃我表现意识，从⽽保持⼼理平衡。