供应与采购之别

——兼谈保管室物品请购主体落实情况分析

宁波市慈湖中学后勤保障部保管室冯荣仁

2016年5月20日

一、问题导入

1、微录：2016年4月18日下午，李根良老师来借报告厅一楼小间与谈妙书屋钥匙，并问仓库里A4、A3纸库存情况，意思要不要这次趁教务处购买时一起进些，我说：“阿良库存物品你就不用操心了，这事体弄不明白的。譬如，回形针、大头针、记分册、点名册、5号电池、废纸篓、竹扫、拖把、塑料水桶等这些常用文化办公用品、日常生活用品老早就没有库存了。关于保管室物品物采购问题，我专门向房校汇报过。”

微录：由于物品的请购、领用是面向全体教职工及物业维修等，所以存在着利益诉求多主体，参与经营多角度，监督多维度。

无法落实经营主体与请购主体。

关于保管室物品谁是经营主体与请购主体，请参阅本月附录7、《观念乎？责任乎？——略论职能与职责之间的关系》。

2、微录：2016年5月12日下午，文印室陆彦君师傅来领A4、A3纸各一箱，库存不够，只领了4包A4纸。她问：“什么时候可以领？”我说：“要去向你领导汇报，什么时候进货我不知道。”

她来到总务处办公室，李根良老师说：“我上个月（4月18日）采购油印纸时曾问过他，要不要进A4（A3）纸，他说你不用管了。”

微评：A4、A3纸作为印刷厂的生产资料，完全可以单独直接进货，不要与部门日常办公用品混同一起。

究竟谁是保管室物品的经营主体，也即谁是这些物品的提供者，就是相当于供应科的职能究竟落实在哪位领导身上。但至少有一点可以肯定，供应科与采购部职能是不同的，也即采购员是不能拥有物品经营权的，除非采购员获准授权有物品请购的审批权。因为供应科包含于

物品的采购准许权，采购员只能凭请购审批单进行采购。

同样保管员也不能拥有物品请购权的。上述二者之间均是互不兼容的。

3、微录：2016年5月13日上午，教师发展部副主任吴陈峰老师来领A4纸，我说：“昨天文印室全领光了，还在进货之中。”他说：“你在写什么？”我回答说：“我在写《供应与采购之别》（暂名），主要针对采购员是不是有权决定保管室物品采购，保管员有没有权提出保管室物品请购申请。”他表扬我说：“你平时文章写得很多，很会写，并且写得很好，标点符号也运用得到位。”接着又说：“都象你这样写那有多好呀。”

微评：因为吴陈峰老师是管理教师教育理论研究的，是搞理论为主，能得到他的肯定也是我的荣幸，在此谢谢吴老师。当然，理论只能归于理论范畴，借用一句网络年度经典语录：“理想很丰满，现实却很骨感”，把它改成“理论很丰满，现实却很骨感。”表达的就是大概意思。

二、供应与采购之别

慈湖中学

供应即供给所需的财物。亦指满足需要的物资。指将企业经营所需的资源提供给企业中需要

资源的部门的企业经营活动。

采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。

采购是不能等同于供应的，采购员是不能履行采购审批权的，采购单（请购审批单）是严格按规程审批操作的。

采购员无权过问保管室库存情况，当然知情权除外（每月报表均有实时更新）。保管室应有什么物品（因为保管员无权提供出请购诉求的），这是相关领导决定的，保管员也无决定权。

所以，凡当采购员问保管室还有多少库存，这是一种管理错位。采购员不能决定采购物品与数量，只能按《请购审批单》采购，否则极易造成越位。更不能埋怨保管员没有及时将库存数告之，否则实有将自身所处岗位的职能与职责搞混淆之疑。

下面附上2012年下半至2015年下半间“易耗品”进保管室入账的统计汇总表：

	金额(元)
分类	2012年下半年	2013年上半年	2013年下半年	2014年上半年	2014年下半年	2015年上半年	2015年下半年	总计	年平均
文化办公用品	434670.87	57520.79	95850.06	99315.52	77287.51	51973.90	100502.30	917120.95	262034.56
日常生活用品	40344.19	17769.82	24257.91	19076.28	51388.40	46619.92	61096.40	260552.92	74443.69
实验用材料	12474.30	28844.66	3406.76	2687.11	4688.14	20217.74	2529.51	74848.22	21385.21
各种元器件和零配件	20319.40	18831.00	92878.60	38932.00	44204.90	42410.65	38415.40	295991.95	84569.13
其他耗材	12514.00	2326.40	1171.00	386.00	1459.00	2388.20	2912.00	23156.6	6616.17
合计	520322.76	125292.67	217564.33	160396.91	179027.95	163610.41	205455.61	1571670.64	449048.75
注:
非完全统计,仅供参考.

以上数据会有重复统计或遗漏，这是由于进货入账登记时，因为购物的发票往往滞后于送货，所以会有重复登记产生。以上统计只能提供各位参考，为非完全统计，准确数据及有关统计口径与分类，请以财务室为官方权威发布，且具有法律效应的（《会计法》）。

这张表给人以一个“易耗品”采购金额总量的感性认识。在三年半时间里，采购总金额高达157万人民币，年平均采购金额约45万人民币。当然这里的物品不是全进入保管室，也不是我校在三年半时间里所有采购量，因为还有一个大的采购主体：固定资产不在此统计中（当然另外还有基建维修、公务活动、学习培训、宴请接待等等方面也不在此统计中）。这些采购中有些是单位招标采购的，有些是政府协议采购的，有些是非采购员采购的，有些是有关领导采购的。总之，不全是采购员采购。

以上只是与保管室较为密切关联的部分。这样体量的一个采购概念，根本不可能由采购员可以定夺的。采购员是不能决定保管室哪些物品可以采购，采购多少数量的。

在未实行“内控制度”前（2014年3月前），不少物品采购是在主任不知情或不太知情下采购的。譬如，多用电源接线板、电水茶壶、雷达杀虫气雾剂、宽胶带等有部分属于私人用品性质的采购，当时这些物品会招引来“麻烦”，当然，不是说这些物品都没报主任同意（部门联

系单或口头同意），大意是说也的确存在有些情况下不知情的现象，现在回过头去看，那时是由于没有相关的严格制度导致的，绝不能怪采购员自作主张的。

自从2015年12月实行新的“内控制度”后，对请购、采购、验收、报销等环节都作了严格规定，更制约了采购员对保管室物品的采购决定权，换句话说，在制度中直接不到采购员能替保管室要采购哪些物品而“作主”的依据，即没有相关领导在《请购单》上严格审批签字是无法实施采购的。

3、请购链状况分析

（一）物品请购主体落实情况

1、常用文化办公用品

品名	A4复印纸	信封	笔芯	液体胶	透明胶	双面胶	订书钉	回形针	硒鼓	领导用笔记本	黑板擦
请购状态	合格	良好	良好	差评	差评	差评	差评	差评	良好	良好	差评
品名	贺卡信封	粉笔	水笔	白板笔	记号笔	图钉	大头针	荣誉证书	聘书	荣誉证书	聘书
请购状态	良好	良好	良好	合格	合格	合格	合格	良好	良好	良好	良好
品名	奖状	题名簿	橡皮筋	财会笔	长尾夹	请柬	红包	学业奖笔记本	学生用笔记本	便笺	信纸
请购状态	良好	良好	良好	良好	合格	合格	合格	良好	良好	良好	良好
品名	记分册	点名册	固体胶	现金日记账	银行存款日记账	A4彩纸（粉红）	陈叔同奖证书外壳	星耀奖证书外壳	相框（“庆云奖、79奖”）	塑料档案袋	塑料档案盒
请购状态	良好	良好	良好	良好	良好	良好	良好	良好	良好	良好	良好
品名	牛皮纸档案袋	宽胶带	国旗	校旗
请购状态	良好	良好	良好	良好

请购状态解释：
良好：指请购主体明确，主动落实；
合格：指请购主体不明确，被动落实；
差评：指请购主体不明确，无法落实。

良好	34	良好率	71%
合格	8	合格率	17%
差评	6	差评率	12%
共计	48

在常用文化办公物品中，请购主体差评有6件物品，占12%，它们为“液体胶、透明胶、双面胶、订书钉、回形针、黑板擦”，请购主体无法落实主要原因是用的部门与人较多，当无货时大家存在“等待、观望、推诿”等现象，谁也不去肯请购，只想享受别人的“劳动成果”。

2、常用日常生活用品

品名	拖把	抹布	棕扫	铁畚斗	竹扫	竹畚斗	塑料脸盆	塑料水桶	洗衣粉	清风牌餐巾纸	一次性纸杯
请购状态	差评	良好	良好	良好	良好	良好	差评	差评	良好	良好	良好
品名	清洁球	垃圾袋	废纸篓	塑料包装绳
请购状态	合格	合格	差评	合格

良好	8	良好率	53%
合格	3	合格率	20%
差评	4	差评率	27%
共计	15

请购主体良好的“抹布、棕扫、铁畚斗、竹扫、竹畚斗、洗衣粉、一次性纸杯”这7件物品库存量长期较充沛。另1件是餐巾纸，是因总务处主任助理暨采购员李根良老师一人专门负责操办此事，所以请购主体很明确，并且很到位。

3、其他

指“实验用材料、各种元器件和零配件、其他耗材”这三大类物品的请购主体基本上都能较好落实。实验用材料请购，本身是由于物理、化学、生物、通用技术4个实验员，每人工作都是相互独立的，权职明确，不象我在实验室那个时候，三个人管理一个物理（兼通用）实验岗位，不同程度存在着“人浮于事、权职不清”现象，类似于“吃大锅饭”。（后来是吴校长发现并解决了这个历史遗留问题的）

各种元器件和零配件基本上是由物业修理工负责请购计划的制订与申请，也能较好落实到位，不存在互相推诿情况。

最后一块是“其他耗材”，主要指绿化用的化肥、农药等一些物品，也能由李根良亲自落实请购事项的。

（二）常用库存物品断货情况分析

名称	回形针	拖把	塑料水桶	废纸篓
断货时间	2016.02.22	2016.02.23	2015.09.06	2015.12.04
统计时间	2016.05.30	2016.05.30	2016.05.30	2016.05.30
已断货	3个月	3个月	8个月	5个月

这是指常用物品断货情况分析，至于一些非常用物品除外，另外请购主体明确的虽然已处于无库存状态的也除外。

断货主要原因分析：

本来上述一些小额的常用品是由李根良在采购，虽然从理论上讲他是不能作为请购主体的，因为无审批权。但以前由于众所周知原因，审批制度有名无实，所以由他担当着保管室的请购任务。那天发现断货，基本上能及时补充。

但由于实行新的“内控制度”后，不只是审批环节的“人为麻烦”，更为主要的是原本就不该由他

替代保管室请购的就变成了现实。说白了他再也无权作主请购了，此权随着新“内控制度”落地也随之消失了。

结论

经过上述情况的综合分析后得出结论，采购员是无法直接履行保管室请购任务的，必须要经过相关领导审批，再也不能象以前那样可以自己作主了。

但保管室的物品总归要有相应部门供应的，换句话说，总务处应有“供应”与“采购”的管理功能之别，并且它们是不能混为一谈。至于怎样供应，供应什么，那又当别论了。

供应与采购之别

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