SECRETARY ’S COMPANION
经验交流
每年接近年终的时候，往往是很多企业员工最焦头烂额的时候，不仅要加班加点完成手头的各项工作，有时还要受到公司即将召开的年会的困扰。公司年会年年开，费时费力又伤财。有的公司不顾各部门的实际情况，硬性规定每个部门必须出若干娱乐节目，以便在年会上演出和竞赛。加上年会程序落伍、内容陈旧、毫无创新，每次都是以领导讲话为主，员工吃喝了事。所以，很多企业员工临近年终就紧张，谈起年会就叹气。怎样策划与组织优质高效、员工满意的公司年会呢？笔者认为可以从以下几个方面去
尝试：
一、会前精心准备（一）会议的主题确定虽然每年都要开年会，但年会绝对不是走过场，也不只是员工在一起听报告、聚餐、看表演这么简单。既然是年会，策划时就一定要选择好年会主题。一般来说，目前企业召开年会的目的包括答谢客户、工作总结、增进沟通、公司联谊、年终奖励、弘扬公司文化这几种，希望藉此增进公
司与员工的互信，营造企业积极向上的工作氛围，提升员工士气；维护客户关系，答谢合作伙伴与客户；汇报年度工作，展望未来发展。
基于会议目的，选择会议主题时要力争有创新、有时代感、有号召力，能调动与会者的兴趣和信心，提升企业知名度和员工对企业的忠诚度等。如华粮集团2015年年会主题是“华耀中国
粮丰天下”，
既强调了公司的使命愿景，也隐含了单位的名称。又如韩都衣舍近五年的年会主题分别是“责任·成长·感恩”“使命·突破·分享”“责任·品质·共赢”“专注·品质·沉淀”“创新·担当·服务”。由此我们可以看到一个有抱负、有规划、有担当的正在茁壮成长的企业。正因为韩都衣舍一直在坚持为顾客提供高质量产品的基础上，紧跟时代步伐，践行企业责任，倡导创新精神，提升服务意识，它才能在10年间，由最初的韩
国代购商成长为2012-2016年连续五年国内各大电子商务平台行业综合排名第一，目前中国最大的互联网时
尚品牌运营集团。（数据来自360百科
）（二）会议的时间安排年会召开的时间通常安排在年末或者来年的年初。时间以一至两天为宜。考虑到年终和年初员工的工作相对比较繁忙，所以建议将年会的时间放在周末，周日下午结束会议，返程，这样既能达到年会的目的，也不至于影响日常工作。
确定年会召开的时间还要考虑单位主要领导、重要嘉宾的时间安排，如果要邀请员工家属，需考虑对方的实际情况，先收集相关信息，然后统筹计划。
除了考虑人的因素，在选择年会召开时间时，往往还有其他因素需要考虑，如国内外重要的节假日、重要的宗教节日、重要的体育赛事、年会召开地的重要活动、近期的天气等。如果年会与这些重要的时间和活动冲突，年会效果将会受到很大影响，甚至会让年会无法顺利完成，如参会人员不积极到会、年会召开期间各种资源的紧张、恶劣的天气、堵塞的交通、昂贵的费用等。
与会人员的确定，除了公司的员工、邀请的嘉宾外，也可以考虑让员工带家属，
当
员工在开会的时候，安排家属参加另外的休闲活动，如亲子游戏、各种球赛、游泳、登山、看电影、购物等。在就餐
年会策划
□向丽华
30
All Rights Reserved.
SECRETARY ’S COMPANION
经验交流
时及会议的空余时间，让员工以家庭为单位团聚，这样员工们既参加了公司年会，也不耽误节假日陪伴家人。至于家属的费用，建议根据单位的年度财务情况来定，可以由单位支出，也可以由各自家庭承担。就算是后者，家人们在一起度过欢乐时光，也可以留下美好回忆。
（三）会议的地点安排结合年会主题、经费预算、与会人员身份、时间安排等要素，年会的选址可以是本单位的报告厅、活动中心或大型会议室，这既能节约成本，又可营造出一种员工“回家”的亲切感。还可以由专业的会务中心和星级酒店来承担，或
者选择风光秀丽的大自然，将行程外包给旅行社。要注重综合考虑，讲究劳逸结合、动静互补、情景交融。总之，地点的选择以符合年会主题，重视参与者感受为重要考量维度。如广州永旺国际物流有限公司在面临业务滑坡，整个集装箱运输行业不景气的情况下，2017年年会选择在湖南南岳衡山宾馆会务中心召开，会间，员工采用头脑风暴法，为公司的发展出谋划策，公司上下达成了指导日后工作的一致意见。会后，员工们又一起登临南岳最高峰，当大家手拉手在海拔1300米的祝融峰上迎接第一
缕阳光时，大家感受到了“争飞绿岭临湘水，竞渡白云涌洞庭。晨起跨足能踏日，
夜来伸手可摘星”的万丈豪情，正所谓清风激荡、众志成城！经过堪称公司发展转折点的衡山年会，2017年公司的业绩开始稳步提升。又如广州秘书学研究会2017年学术年会主办方选择中鼎会务中心承办此次年会，三天的会议地点分别选择在深圳华侨城创意文化园、深圳技师学院、华为公司大阪基地、深圳前海自贸区，会议议题突出、节奏紧凑，会议地点的变化和确定完全契合此次年会求新求变、致力一流的主题。
二、注重人性关怀年会时间和地点的安排不仅要以员工感受为重，在年会召开的具体过程中也要体现以人为本。
因为公司年会的参加者通常以公司内部员工为主，员工辛苦工作了一年，为了体现大家是一家人的公司文化，可以考虑在年会期间为当月生日、身体不适、家庭有特殊困难的员工给予特别关爱。
如韩都衣舍年会上有一个独特的“
三年陈五年醇”环节。在韩都衣舍，入职三年的员工属于成熟员工，入职五年的员工为公司骨干。为了见证个人的发展，公司向入职三年的员工赠送黄金戒指，向入职五年的员工赠送白金戒指。这一仪式，让公司和员工的感情更亲密、更牢固。公司希望，员工们能在事业平台上迅速成长，扎根韩都衣舍，成为参天
大树，成就自我。番禺职业技术学院在每年的年会中，会安排校领导给在教育行业工作30年的资深教师颁发“金牌”的环节。这些安排凝聚了单位对员工浓浓的关爱，让员工觉得个人价值得到了认可，企业归属感和个人光荣感油然而生。
如果公司年会的议程中安排有文娱节目表演，员工可以根据自己的特长和工作时间安排自行报名参加，展示自己的才艺风采；当然，公司对这一部分员工的付出要给予相应的报酬和奖励。除此之外，公司可以根据年度收入，邀请适当档次的专业团队进行商演。可以考虑让家属参加到娱乐中来，他们可以是观众，也可以是演出者。如果有参演或参加游戏的互动，活动过程可以请专业人士录像或拍照，活动结束后将录像带或照片用精美的包装盒包装，上面印上单位的logo 、年会时间和地点，由专人赠送给员工家庭。也可以在公司的文化栏或企业刊物上刊发系列文章和图片。这种细节安排，会使年会温馨的感觉持续下去。自然，这种“我是其中一份子”的情感有利于日后工作更好的开展。
三、立足当下，展望新年公司的年会不只是终点，更是新的起点。
当前很多公司对年会不可谓不重视，组织者在财力、物力和精力上都付出了大量的努
31
All Rights Reserved.
SECRETARY ’S COMPANION
力。年会看起来很成功、很热闹，但是在做会后评估的时候，不得不承认一个事实：热
闹背后的无力。这种无力感来源于员工普遍觉得自己并没有真正去思考公司愿景、经营策略、业务趋势，对自身的职业规划没有新的设想，年会的召开对企业的运营并没有产生实质性效果。作为年度难得的全公司员工在一起的大型活动，年会通常只有单向的信息传递，即领导讲话、中层述职、经营计划宣传等，普通员工觉得自己在决策层之外，所以就乐得吃吃喝喝、打打闹闹，一直关心的重点就是今年谁的运气比较好，谁抽中了大奖。
因此，如何围绕业务绩效举办年会而不是单纯开展员工娱乐活动，就变得非常重要。在整个年会策划过程中，可以
围绕企业经营管理进行设计，突出员工集体智慧。下表为某公司2017年年会的日程安排：
从以上案例可以看出，企业年会是公司战略建构、文化传播的重要平台，而不仅仅是单纯的联欢晚会。年会召开的过程，既是公司员工沟通交流大聚会的过程，更是公司来年工作流程改善、预见困境与迎接挑战的过程。年会结束以后，团队要凝聚责任、对单位未来的发展蓝图达成共识，形成策力经营的氛围，使企业文化和精神得到传承，这才是企业年会的最终目的。与此同时，员工的责任感也得到加强，自身的职业规划更加明晰，这对于集体和个人来讲都是一个良性循环。
四、注重会后及时总结和
反馈
年会的结束并不意味着尘埃落定。通常会后，会议组织方要协助酒店或会议中心及时清理会场、清点物品、结清费用，安排参会人员有序离开；及时汇总年会的各种资料，注意相关信息的保密，保存有查考价值的档案，同时根据档案载体的不同，选择正确的方法归卷立档；注意收集参会者对本次年会的感受并及时反馈，可以编写公司简报、汇总公司动态，为公司以后举办年会提供借鉴。如果年会邀请了媒体界人员参加，还要有专人就新闻稿件的发布内容与形式与对方商讨和确定。
同时，根据年会达成的愿景共识，分阶段将工作要点的落实情况加以收集和整理，及时上报给各级负责人，以便公司管理层了解单位整体的实际运作，与时俱进地进行调整。
总之，企业年会年年办，会议策划和组织者在充分准备的基础上，让年会在隆重、热闹、喜庆的气氛中进行，以总结过去、展望未来、鼓励员工，增强企业的凝聚力和社会影响力为年会的主要目的。同时，要注意年会形式的创新，活动内容的调整，关注员工工作以外的情怀。
参考文献：
〔1〕童以鸿，石含洲．会议组织与服务[M]．北京：科学出版社，2011：119.
〔2〕向丽华．现代会议策划与组织实务［M ］．北京：北京联合出版公司，2015：291.
（作者单位：广州城市职业学院公共管理系办公室）
时间会议议题
会议目标
与会人员上午
各部门年终总结述职
部门经理、管理层
下午
2018年战略、愿景与共识工作会
采用集体会谈的方式，
参会者对2018年公司
的战略目标、愿景达成共识
全体员工
晚上
集思广益———经营困境与挑战工作会分析经营中的困境与
2018年面临的挑战，创
造性地到解决方案业务部门、
各部门经理
上午
策力———工作流程改善工作会（部门交流分享会）解决实际工作过程中如
何加强部门间的合作，
进一步优化工作流程
部门经理、
骨干员工
下午众志成城———2018年
经营规划工作会全员共同参与，分析未来机会，理清前进障碍，对经营规划达成共识
全体员工
晚上
员工年度晚会（晚宴）全体员工
经验交流
32
All Rights Reserved.