文秘资料的收集与整理
篇一：秘书文书档案工作实务：档案的收集整理
a、档案的收集档案的收集，就是按照有关规定，把企业、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料，经过挑选，分别集中到公司的档案室。
b、档案室的收集工作公司档案室的收集工作，主要是公司内文件的归档，是整个档案收集工作的重要环节。1）归档的范围。不是每个文件都要去归档，能够归档的文件，应根据一定的实用原则，挑选出来的。*归档的范围。凡是本公司工作活动中形成的，处理完毕的，对今后工作有查考价值的文件材料都应归档。*不能只重视经过收发登记的文件，而忽视未经收发登记的各种文件材料。如外出开会带回的文件，本公司会议文件、公司内部文件、调查报告、访问记录、人事关系、介绍信等。2）档案的要求。处理档案时，必须做到：*属于归档范围的文件，必须收集齐全、完整；*分类、组卷符合有关原则，能正确保持文件自然形成联系，反映工作活动面貌；*保管期限划分准确；*卷内文件排列科学系统；*标题结构完整（确
切地反映了卷内文件的作者、内容、名称），文字简练、通顺；*编目细致、清晰，编号方法统一，装订整齐、美观；*将案卷按一定原则加以分类、排列，编制案卷目录。c、档案的整理档案的整理，是对具体文件的组卷。主要是零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合和编目，使之系统起
来。1）档案整理的内容和意义。档案整理工作的内容主要包括分类、组卷、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷的装订、案卷的排列、案卷的编制。通过档案整理，进一步了解和检查档案收集的质量，为档案的鉴定、保管、统计工作奠定良好的基础，更好地维护档案材料的完整。2）档案整理的原则。档案整理的原则是，按照档案材料形成的自然规律，保持各档案的完整和不可分割的联系；按照文件的来源、时间和内容等条件，保持文件之间的联系，充分利用原有的整理基础；便于档案保管和利用。3）档案与分类。档案分类就是把全部案卷，按照来源、时间、内容和形式异同，分成若干类别。分类的方法有多种，在实际工作中往往结合运用。一般结合方式有：*年度与企业分类法。就是把全部案卷先按年度分开，再在年度内按部门分类。这种分类方法简便易行、普遍采用。*年度与主题分类法。就是将全部案卷先按年度分开，再在每一年度内按主题分类。*组织机构与年度分类法。就是将全部的档案，先按部门分类，然后再按年度进行分类。d、案卷的排列和案卷目录的
编制1）案卷的排列。案卷分类后，应根据分类方案，按照案卷重要程度、主题、地区、时间、文件作者等，确定类与类之间的排列，进行系统的排列。
2）案卷目录的编制。案卷排列顺序确定之后，应逐卷进行登记，编制案卷目录。通过案卷目录的形式，固定全部档案的分类体系和案卷的时间排序，它标志着档案系统整理工作的基本完成。它是最基础的检索工具，是运用现代化管理手段（电子计算机）管理档案的重要内容编制案卷目录，一般编成一本，也可以一个类编一本，还可以按案卷的保管期限等分别编制。
篇二：文秘资料员复习资料
文秘资料员复习资料
第一章公文写作
公文：处理政务，事务按照特定的体式，规范的格式，依法行使权利的工具。
是国家机构及其社会组织在公务活动中为行使职权，实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文书。
公文简称公务文书，公文是文书的一种
广义的公文有：收发文件，电报，表册，会议文件，调查材料，图片，图纸，录音带，录像带等。文件：具有固定格式并带有版头和发文字号的正式公文，一带版头也可以公文的特点：有法定作者，法定效用，规范的体式，法定
的程序
公文的作用：领导指导作用，沟通联系作用，规范作用，横向联系作用，宣传教育作用，记载和凭证作用
公文的种类：按适用范围分为：通用公文，专用公文，按秘级程度分为：秘密文件，机密文件，绝密文件，按行文方向分为上行文，平行文，下行文，按内容的性质分为：规范性文件，领导指导性文件，公布性文件，陈述性文件，呈请性文件，商洽性文件，证明性文件，按紧急程度分为：平件，急件，特急件，按文件的来源分为收文，发文
通用文的文种：批复的特点
文种也称公文名称
国务院2000年8月24日发布从2001年1月1日日的国家行政机关公文处理办法第9条规定，行政机关的公文种类主要有13种：命令（令），决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要
党委96年5月3日中共中央办公厅发布《中国共产党机关公文处理条例》第七条规定，党的机关公文种类主要有，决议，决定，指示，意见，通知，通报，公报，报告，请示，批复，条例，规定，函，会议纪要，另外事务性公文文种还有办法，调查报告。
行文方式：上行文（请示，报告，议案）平行文（函，通知，函）下行文（命令（令），决定，指示，公告，通告，
通知，通报，公报，批复，条例，规定，会议纪要）
处理行文关系的基本原则：
必须根据各自的隶属关系与职权范围来确定，国家行政机关一般不越级向上行文请示问题，条条一般不对块块
公文的格式包括公文的结构，样式，和各种标记
公文的格式指公文的文面，外形安排，公文珠用纸和印制的规范的总和
公文的结构：1文首1）文件牌头，有发文机关名称或规范简称加文件2）发文字号，发文机关代字，年度号，发文艺顺序号，前不加第字，也不加00，3）份号印刷顺序号，有秘密等级的用功4）秘级
5）紧急程度，6）签发人
2正文部分：从界栏线开始1）标题发文单位，关于，事由，文种，可省去发文机关2）主送单位，
3）正文，开头，文题，结尾4）附件，有附件写，无不写5）发文机关名称，俗称落款，6）发文时间7）印章
3文尾部分1）主题词2）抄报，抄送3）附注
普发公文：上级机关对所属下级机关的指示，通知等下行文，需要下属机关了解执行，同时主送多个机关
专发公文：根据公文的具体内容，只需主送一个机关的公文
正文是公文的主体，请示问题应当一文一事，不要一文数