文章属性
∙【制定机关】山东省教育厅,山东省档案局
∙【字 号】鲁教办字[2010]16号
∙【施行日期】2010.08.25
∙【效力等级】地方规范性文件
∙【时效性】现行有效
∙【主题分类】学位管理与研究生教育
正文
山东省教育厅、山东省档案局关于高校档案工作检查情况的通报
（鲁教办字〔2010〕16号）
各高等学校：
为深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令，以下简称“27号令”），切实提高全省高校档案管理水平，促进全省高等教育全面、健康、协调发展，按照省教育厅、省档案局《关于对＜高等学校档案管理办法＞贯彻落实情况进行检查的通知》和《高校档案工作检查实施方案》的部署要求，省教育厅、省档案局联合组成检查组，于2010年6月8日-6月25日对全省132所高校档案工作进行了检查。现将检查情况通报如下：
一、基本情况
这次联合开展的高校档案工作检查，是对各高校贯彻落实“27号令”情况的一次执法检查，是对高校档案管理工作水平的真实检验，也是对高校档案工作的全面督导和促进。通过检查，有力地推动了“27号令”的贯彻落实，达到了“以查促建、以查促改，以查促提高”的目的。
本次检查采取检查组检查与领导巡查相结合的办法，各检查组严格按照检查要求和标准，通过听取汇报、实地查看库房和调阅档案、查对佐证材料、与学校领导和档案管理人员进行面对面的交流等方式，对所检查学校档案工作进行了认真、全面的检查，并形成现场检查纪实。检查结束后，高校档案工作检查领导小组办公室于7月20日召开了高校档案检查工作总结会，对检查情况进行了认真的总结、分析和汇总，按照优秀、合格、不合格三个等级，对各检查组检查结果进行了严格审核后，报高校档案工作检查领导小组审查批准，确定优秀单位73所、合格单位53所、缓查单位6所。其中检查普通本科院校45所，达到优秀等级的院校39所，优秀率为87%；公办高职高专50所，达到优秀等级的院校26所，优秀率为52%；民办院校26所，达到优秀等级的院校8所，优秀率为31%；成人院校11所，没有获得优秀等级的学校。
各高校领导普遍重视高校档案检查工作，按照《关于对＜高等学校档案管理办法＞贯彻落实情况进行检查的通知》要求，各高校召开工作会议，专题研究档案检查工作，制定了迎检工作方案，同时认真组织本学校档案自查，针对存在的问题，加大措施进行了整改；有的学校领导多次到档案部门检查，现场研究解决档案工作问题；有的学校加大人力物力支持，档案管理条件得到较大改善，档案归档率、完整率和管理水平有了明显提高。档案检
查时，大多数高校书记或校长亲自参加检查见面会，部分学校相关部门负责人也参加了会议，听取巡查组领导讲话，和检查组对学校档案工作的检查情况及评价意见反馈，使高校领导和有关部门更加深了对档案工作的了解和认识，进一步增强了档案意识，档案工作也得到了高度重视和加强。档案部门为切实做好检查工作，努力克服时间紧、任务重等实际困难，进行了积极认真的准备，加班加点，勤奋工作，做了大量卓有成效的工作，充分反映了广大档案工作者积极进取、争创一流和埋头苦干、无私奉献的良好作风。高校档案检查工作的开展进一步促进了全省高校档案工作整体水平的提高。
二、取得的成效
（一）提高了档案管理意识，促进了高校档案工作体制机制建设。各高校认真贯彻落实“27号令”规定，普遍明确了校长为第一责任人、分管领导协助校长负责档案工作的领导体制，能够将档案工作纳入学校发展整体规划和领导议事日程，研究解决了档案工作重大事项，建立健全了档案管理体系和档案工作网络，档案机构进一步加强，为高校档案事业的发展打下了坚实基础。
（二）促进了高校档案基本建设，为提升高校档案规范化水平提供了条件保障。绝大多数
学校认真贯彻落实“27号令”关于档案机构、人员和工作经费方面的规定，建立或完善了档案机构，配备或增加了档案工作人员，设立了与档案存量保管相适应的档案库房，实现档案用房“三室”分开，档案管理设施设备进一步完善，有的学校投入几万到几十万元资金，购置了密集架、消磁柜、加湿器、空调、温湿度检测等设施设备，使档案库房的安全管理条件大大改善。有的学校为档案事业的长远发展运筹谋划，已经确定或已经着手新的档案馆建设工作。许多高校解决了档案工作多年未能解决的难题，使高校档案机构得到加强，档案工作基础设施条件得到改善，为学校档案资源安全保护、开发利用提供了可靠保证，为提高档案工作规范化管理和服务创造了条件。档案部门认真落实库房管理、鉴定销毁、安全保密、查阅利用等规章制度，库房管理基本达到“九防”要求。有效地保护了档案信息资源，保证了档案工作规范有序开展。大多数学校能够按照“27号令”的要求，认真执行“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”，进一步完善管理办法，建立了兼职档案员队伍，落实了工作责任制，积极组织兼职档案人员业务学习培训，同时利用各种方式和活动，进一步加强了档案法规制度的宣传教育，促进了全员档案意识的增强，保障了各类档案资源的及时收集归档。
（三）夯实了高校档案业务基础，档案工作规范化、标准化水平全面提高。《高等学校档
案管理办法》对高等学校文件资料收集范围作了明确规定，档案资料收集齐全完整、按规范整理、分类、归档是高校档案工作的业务基础工作，是档案部门为学校教学、科研和社会经济服务的根本。多年来，我省高校档案工作发展很不平衡，档案管理水平差距较大，部分学校或多或少的存在着资料收集不齐全、不完整、分类不科学、整理不规范、档案门类缺失等问题。这次检查，我们把档案基础业务工作作为重点检查内容，按照业务规范制定了检查标准，强调了11大类档案收集齐全、科学分类、规范整理的标准要求，力求全面提升高校档案工作规范化管理水平。大多数高校能按照检查标准认真组织自查工作，针对本单位存在的问题，抽调精干力量，集中时间和精力，采取有效措施，认真进行整改、修正工作，有的学校还组织档案人员到山东大学、济南大学等参观学习，学习借鉴他们的好经验好做法用于指导整改工作，收到了立竿见影的效果。检查显示，大多数学校通过自查整改，扎实工作，做到了11大类文件材料收集齐全完整，分类科学、整理规范，归档率、准确率、完整率较高，档案工作规范化、标准化水平全面提高。
（四）加快了档案信息化建设步伐，促进了档案管理现代化水平。大多数学校普遍将档案工作信息化建设列入学校信息化发展规划，制定了档案工作信息化实施方案并初步得到实施，不少学校加大了投入，购置安装了档案管理软件，建立了目录数据库，开始实行纸质
和电子档案同步归档；部分高校建立了档案信息服务网站，积极为学校教学、科研、管理和社会提供服务，档案信息化步入了有序发展的轨道。
（五）促进了档案资源开发利用，充分发挥了档案的文化教育功能。各高校档案部门认真履行职责，强化宗旨意识，积极开展档案咨询查阅工作，普遍编制了档案检索工具，大大提高了查阅的准确率和工作效率；充分挖掘利用档案资源优势，编辑出版了校史、学校年鉴、著名人物文集、学校大事记等大量文献资料；利用档案资源举办了校史展、文化名人展、学术研讨、文化论坛等活动，在本科教学工作水平评估、高职高专办学条件检查、全省高校德育工作评估、人才培养工作评估、重大科研项目、重要工程立项审查等学校重大活动中，档案资源均发挥重大作用，为学校建设和发展做出了重大贡献。
三、存在的主要问题
通过检查，我们也发现，近两年来，高校的档案工作虽然有了较大进展，取得了显著成绩，但各类高校档案工作发展还不够平衡，存在不同程度的差距，各高校档案工作还存在着许多不足，需要进一步加强和创新。希望各高校继续深入学习贯彻“27号令”，积极开展档案法制宣传教育，不断增强全员档案意识，努力营造依法治档的工作环境。
（一）继续注重档案人才培养，加强专兼职档案工作人员的思想教育和业务培训，不断提高档案工作人员的专业素质和工作水平，努力打造高素质档案干部队伍。
（二）完善、创新档案工作机制，积极探索学生类档案管理的新模式，建立有效的监管机制。采取切实可行的措施，进一步推动档案资源建设，围绕学校办学特和工作重点，加大档案收集力度，拓展档案收集范围，加强人物档案、精品课程档案、口述档案、史料的收集征集，强化部门立卷责任制，确保应归档的档案资料齐全完整，加强对学校重要事项、重大活动档案建档工作的指导监督，及时做好新校区基本建设档案的监管和接收进馆（室）工作。
（三）认真做好鉴定工作，提升馆（室）藏档案的内涵，全面整合档案信息资源，促进高校档案信息资源总量增加、质量提高、结构优化。
（四）创新档案服务机制，更新档案服务手段，深化档案信息资源的开发利用，积极开展档案信息的深度加工和专题编研工作，不断提升档案工作服务水平。
（五）扎实有效地推进档案信息化建设，建立规范科学的档案工作现代化管理模式，积极
开展电子文件归档管理工作，探索数字化档案信息的规范标准、安全保障和有效利用，加快文档一体化进程，不断提高档案管理现代化水平。坚持开拓创新，把握档案工作特点和规律，加快建立健全覆盖人民众的档案资源体系和方便人民众的档案利用体系，推动我省高校档案事业更上新台阶。
本次申请缓查的学校要加快档案整改工作进度，分管校长要切实加强领导，部门负责人要靠前督促指导，抽调精干力量，制订工作进度计划，强化工作责任制，学习借鉴档案工作优秀单位经验做法，集中时间和精力，采取切实有效的措施，扎扎实实地做好各项准备工作。各缓查学校应于本年度11月底前将档案工作自查报告报送省高校档案检查领导小组办公室，省高校档案检查领导小组将于年底前组织复查。
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