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融资担保公司融资担保贷款档案管理规定
为统一规范公司融资担保贷款文档编号、归档、调档、查阅;特制定本管理制度..
一、职责
一融资担保业务经理
1.负责融资担保贷款担保前客户资料收集与整理；
2.负责收集通过担保评审融资担保贷款之相关文档、编制目录和移交归档；
3.负责受理阶段否决和未通过担保评审融资担保贷款已收集的文档的目录编制和档案移交归档；
4.负责担保中定期跟踪客户的经营情况及资信变化情况并形成保后检查报告;移交归档；
5.负责个人专用章管理..
二融资担保部经理
1.负责融资担保贷款文件、资料查阅、借出、增补的真实性和合理性的审核；负责对融资担保贷款全程相关资料、文档的完整性进行监督与规范..
三风控部经理
1.负责融资担保贷款法律风险审查并出具法律审查意见;并交由融资担保贷款经理收集归档；
2.负责审核通过评审融资担保贷款相关文档的完整性、合法性;并监督文档的移交；
3.负责融资担保贷款文件文件、资料借出、增补等法律风险审核及采取补救措施..
四档案管理员
1.负责统一编制文档编号；负责收档资料及文档的保管；
2.负责核对移交文档与文档目录的一致性；
3.负责公司档案归档和调档事务管理；
4.负责跟踪及提示借出、定期增补等文件在规定时间内归档..
五副总经理
1.负责审查整个融资担保贷款归档资料的完整性；
2.负责融资担保贷款文件查阅、借出、增补的初步审批..
（六）总经理
负责融资担保贷款文件查阅、借出、增补的最后审批..
二、融资担保贷款文档
一申保企业材料
1.申保企业基本材料
1)担保融资担保贷款申报书；
2)企业法人营业执照副本、企业代码证、税务登记证国税、地税、银行开户许可证；
3)公司章程；
4)企业或相关个人贷款卡和贷款卡打印出的信息；
5)企业近期纳税申请表及纳税证明；
6)企业法定代表人身份证明书及身份证须本人签名；
7)企业全部股东的身份证须本人签名；
8)董事会成员名单及签名式样；
9)股东会或董事会决议根据公司章程；
10)委托授权书；
11)经会计师事务所审计的近3年的及最近一期即期的企业财务报表含资产负债表、损益表、现金流量表和财务报表编制说明等；若未审计;可用相关财务资料代替；
12)关于企业的全部的验资报告包括但不限于注册验资报告、历次股权变更的验资报告等；
2.申保企业其他重要资料
1)申保企业如有大额资产或对经营有重大影响的资产;必须要求其提供相关权属证明..
2)申保企业及其主要股东已经涉及的诉讼、仲裁和可能涉及的诉讼、仲裁;必须要求其提供相关判决和仲裁书..
3)融资性担保公司管理暂行办法其他..
以上资料1、4、5、8、9、10应提供原件;其余均可提供复印件复印件应由申保企业加盖或书写“与原件核对相符”字样;并签名、盖章;且融资担保贷款经理应在核对原件无异后签字确认..
二公司内部调查及相关流程文件
1.基本文件
1)融资担保贷款调查审批表；
2)法律审查意见书；
3)评审委员会表决意见表；
4)担保协议书与申保企业签订、担保合同与借款银行签订等；
5)各类反担保合同；
6)公司担保决议、确认书、承诺函、保函、缴款通知书、止付通知书等；
7)上述5、6、7项法律文件的用印申请单..
2.其他文件
1)有条件通过;须补充有条件通过审批流程表；
2)担保条件变更;须补充变更担保条件审批；
3)否决或再议融资担保贷款;除了最新通过的相关流程文件外;还须包括之前所有流程文件;以及否决融资担保贷款复议申请..
4)出具担保确认书时须填报担保决议及声明审批表
三反担保措施相关材料
1.第三方保证担保；
2.土地、房产等抵押担保；
3.设备抵押担保；
4.股权质押担保；
5.商标权质押担保；
6.其他..
包括：1反担保人的基本资料参照申保企业；2需提供的有关股东会决议、董事会决议等；3相关权属资料；4其他..
四增补材料
1、保后跟踪材料；
由融资担保贷款经理及时形成文件并移交档案管理员;由档案管理员进行档案补充..
2、其他..
三、编号管理
一文件编号结构
文件编号结构为“融资担保贷款－银行－文件名－年月”;如：美旗城-中行-承诺函-201003..
1.融资担保贷款编号
融资担保贷款编号一般采取三\四\五个字中文简写;如福建美明达鞋业发展有限公司;可以采取“美明达”或“福建美明达”
2.银行编号
银行编号一般采取二\三\四个字中文简写;列明如下：
1)中国银行：中行；
2)江苏银行：商行；
3)建设银行：建行；
4)兴业银行：兴业；
5)农村合作银行：农合；
6)民生银行：民生；
7)交通银行：交行；
8)中国农业银行：农行；
9)中信银行：中信；
10)工商银行：工行..
3.对外文档名
各类文件直接写明文件名;若文件不止1份;第1份为：反担保合同1;第2份为：反担保合同2…;文件名列明如下：
1)承诺函；
2)担保协议书；
3)反担保合同；
4)不可撤销声明；
5)止付通知书；
6)缴款通知书；
…以下不一一列明..
二编号管理
1)融资担保贷款文档编号由档案管理员统一制定；
2)融资担保贷款确定受理后;融资担保贷款经理应及时在档案管理员处进行融资担保贷款受理登记备案;档案管理员应拟定融资担保贷款编号目录；
3)融资担保贷款对外的法律文书和单证;编号由档案管理员负责核对无误后;才可发出..
四、归档管理
一文档目录
融资担保贷款文档按三级目录管理;文件按归入一级目录分类整理..
1、一级目录
一级目录包括申保企业材料;公司内部调查及相关流程文件、反担保措施材料和增补材料四大类..所有融资担保贷款文档按四大类分类整理和编制目录..
2、二级目录
二级目录;主要是根据不同融资担保贷款之间的差异;必须提交的“其他材料”类..
3、三级目录
三级目录为二级目录下的具体文件名..
目录格式附后..
二目录结构
文档目录结构;应包括一级文档名－二级文档名－三级文件名;文件页码;及档案资料交接情况..
三印章管理
1.融资担保贷款经理印章管理
1)融资担保贷款经理应刻制个人融资担保贷款档案专用印鉴;提供“留样”以备核对；
2)融资担保贷款经理应负责保管好个人印鉴;不得借出给他人使用;印鉴遗失应及时报失;重新刻制报备；
3)档案管理员应负责融资担保贷款经理档案专用印鉴“留样”的保管..
2.公司档案专用章管理
公司档案专用章由公司指专人归口管理..
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