会议的六大功能
1．传达公司经营理念并使公司目标协调一致
召开会议最主要是为了传达公司的经营理念,统一上下员工的步调,改进公司的缺失,让公司能够更好.同时通过会议,集思广益,把大家的意见统一起来使之成为公司即将遵循的一个方向,这样才能众志成城,又快又好的将目标变为现实.
2．传达决策者信念
决策者的信念也要通过会议来传达.比如,公司今年开始要派发一些红利给所有的员工,而且要根据每位员工完成各项指标的多少而有所不同,这是领导者的一种激励策略,这样的信念就需要利用会议来隆重推出,充分吸引员工,激发员工的工作热情.
3．集思广益共同解决问题与危机
集思广益、共同解决问题与危机是会议的又一个重要功能.当公司突然陷入困境,下面的人没有对策,领导一时之间也拿不出合理的方案时,就需要大家坐在一起召开会议,贡献自己的想法,设法解决公司所面临的危机.所以,开会可以化危机为转机,这也就是它存在的一个重要原因.
4．脑力激荡,寻求创意,突破经营盲点
会议功能的第四点是脑力激荡,开发富有创意的经营理念.一个拥有良好的生产线、人员配备和产品的公司,如果没有足够的创新意识,依然不能称之为是一个好公司.会议就是产生创意的一个良好场所,通过有效的会议,可以进行头脑风暴,不断激发出良好的创意.
5．检讨、改进缺失
会议功能的第五点是全面检讨和改进公司的缺失.如果你的公司今年的业绩一路下滑,你就要马上召开会议,大家讨论一下所以下滑的可能原因,比如：是不是产品不够好,还是管销费用没有有效控制,或者人员的配备有问题.通过会议,可以将所有可能的原因列举出来,然后再编列成册,一一做出分析,通过分析结果来检讨和改进公司的有关缺失.
6．达成告知功能
达成告知也是会议的一大功能.比如,今年你的公司的业绩目标是要达到一亿的营业额,通过会议,你可以将这个目标清晰准确地传达给各个相关部门,号召大家加快生产脚步,争取按时完成任务.这样传达信息要比在布告栏上公布的效果好得多,而且也显得更为郑重.
议进行前的注意要点
1．是否一定要开会
一般来说,一定要召开的会议至少应该符合下列条件中的一个：
需要进行信息交换
若要令部门内部和部门之间在工作上配合默契,就需要召开会议来进行信息的交换；有时为了客观全面的了解情况,得出合乎实际的结论,也需要让多个部门或许多人员在一起交换多方面搜集的信息,这时也应当开会；另外,如果需要激发出具有创造性和批评性的意见,从而寻、分析、解决问题和做出决策时,也同样需要开会.
需要整合不同意见
作为包含着许多个体的团队,要成为一个整体,就需要整合内部不同的意见,如,让众人接受一个决定、计划和构想；或者重新整合众人混乱的观念,确保所有人都对一个问题有一致的理解,这时,就需要开会.另外,如果需要使某个问题尽快获得各方的反应,或是需要全面推动、加快已经被延迟了的工作,往往也需要开会.
涉及多方面的工作安排
如果决策实施时涉及多个部门、多个人员时,当然也需要召开会议.比如说,为了让大家明确目前所面临的问题；处理涉及到不同部门的人事问题；处理不知道什么人对此应负责,或是需要多人、多部门对此负责的问题；安排涉及多个部门人员的工作,以上这些情况均需要召开会议以取得最好效果.
2．会议议程不可太过冗长
安排会议议程
会议的议程如同轨道,可以令会议在预定的方向上有步骤、有计划的进行.一般来说,会议的议程是有一定模式的,大多数的会议议程都需要包括主席的开场白、介绍基本情况、自由发言、讨论问题、整合意见、得出结论和会议结束等几个部分.
以上就是会议议程一般所要包括的内容,除此之外,还可以根据实际需要对会议的议程进行添加或删减,比如,有的会议结束时可能需要领导发言,有的会议的议题情况由主席代为介绍等.这些,都要视当时具体的情况而定.
各种会议的长度
议程确定之后,一定要根据会议的类型把握好会议的长度,一般来说日常的例会需要30～90分钟；临时性会议中的短期会议长度为30分钟以内、中期会议长度为30～120分钟、长期会议长度为1天以上.
3．开会地点的安排
开会地点的选择要切合会议的内容以及形式,还要注意会议的预算、会议的规模及室温、灯光、噪声等各种因素,而且需要确保与会者的舒适度.一个让与会者感到不适的地方不会给会议带来良好的效果.
公司内部的会议一般都在公司内举行,但不同类型的会议,举行的地点也有所不同.公司的例会,需要有一个固定的会议场所,最好是一间独立、宽敞、明亮的房间,里面有必要的布置和设备；公司的高层在主办会议时可以使用公司内部的场地；公司间的会议根据会议举行的目的而选择不同的地点；大型会议,特别是比较正式的会议,其场所要求比其他会议要高一些,但是仍有不少地点可供选择,比如会议中心、公共建筑和高校会堂等.
4．确定合适的开会时间
日常的例会最好选择在周二至周四8：00～11：00或14：00～16：00举行；临时例会则要选择与会者都感到方便的时间.还有,如果你将会议安排在11：00召开,就要特别注意严格控制好会议时间,这样才不会影响与会者的正常安排.
另外,紧急会议召开时间的选择,一般遵守“越快越好”的原则.会议召开时间的安排要根据与会者的情况来进行,要求一切以与会者为本.
5．邀请适合参与会议的对象
适合参与会议的人员应该符合如下条件：
有利于议题的讨论
与会议的议题有关,应当是与会者的首要条件；与会者还包括跟讨论题目有直接关联的人、可以提供专业或独家信息的人、能使讨论更有效率的人.
有利于会议的顺利进行
与会者还包括有利于会议顺利进行的人,比如,对会议的协调作用不可或缺的人、代表着某个团体或体利益的人等.
有利于召集者的意愿
召集者的意愿是会议召开的一个决定性因素,于是,那些有利于召集者意愿的人当然也是与会者的理想人选.
以上三个标准是确定与会者名单的一般标准,当然,有时在一些特别场合下还有其他的标准,但是这三个标准是基础标准,应当在确定名单时首先被执行.
6．辅助器材的搭配
公司的会议室由于需要长期使用,所以应配有常用的辅助器材,它们主要是一些电子设备：
首先是照明设备,无论采光效果如何,电灯的照明度都不应低于办公室的照明度；其次是扩音设备,一般有三四个即可,均匀分布在会议室内,扩音器的功率要和会议室的大小相适应,扩音设备不但可以提高发言者传递信息的效率,也同样可以帮助主席或发言者在场面混乱的时候控制
局势；再者是投影设备,一般包括电脑、投影器、投影幕以及相关的传导线等,投影器多为可移动型,可在投影幕前2～4米处安装；还包括视听设备,虽然现在投影设备一般都可以替代视听设备,但如果条件允许,还是应当有一套视听设备,包括电视机、ＤＶＤ影碟机、功放
决定开会日期应注意的事项
已经确定要召开会议之后,接下来要做的就是确定召开会议的准确时间.确定会议时间要考察好一些事项,如表1－1所示,怎样才能让所有需要参加会议的人都准时出现在会场,才能让会议顺利进行.
表1－1　决定开会日期时应注意的事项
决定开会日期时应注意的事项
1
开会时间有无碰上外宾来访,或公司出货期、假日等特殊时期
2
礼仪的功能应考虑出席者的工作状况,可有代理人
3
辅助器材的来源
4
由谁负责联络
5
主席、会议记录人员等相关人员的编派
6
会议进行时间预计要多久
下面就表1－1中的几个要点进行说明：
1．确定惟一的联络人
要确定惟一的联络人员,而且要自始至终由这个人来联系,千万不要今天这个人负责联系,明天又换另外一个,这样会让接到通知的人搞不清到底是哪一个部门通知开会.
2．确定主席
要从会议召集者、参与会议的最高领导、与议题关系最为紧密的人、现场控制能力较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适的会议主席.
3．确定会议记录者
好的会议记录者,除了具备倾听、互动、发表意见的能力,而且还要具有良好的组织、综合、比较能力.在会议过程中,会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论.
机、音箱等.开会场所的选择
一个好的会议场所要有利于营造会议的气氛,为会议进程的顺利进行提供种种方便,不合适的会议场所容易导致与会者的分心,不利于会议任务的顺利完成.