书信公函格式范文
1.信头(函头)信头原属英文商函的一种格式,由于商务活动的国际交往日益增多,近年来国内商函采用这种国际通用的信头格式者日渐增多。信头出现于信文首页的上部,在左上方写收件人地址、单位、职称、职衔、姓名等;右上方写发信人地址、法定名称、姓名、 、 、电报挂号、E-mail、、寄信日期等。
如:九龙观塘协和街78号 中国·北京市启德楼二楼B座Y西城区车公庄大街6号泵业国际集团 中国双巴进出口总公司董事长云晓璎先生 总经理××× : :电报挂号:电子邮址: :1999年10月1日
有些商业企业的信笺印有信头,发信时在专用发函纸上按表格填写即可。需注意:就目前而言,信头并非中文商函的必备格式,国内商函往来多无信头。
2.标题(事由)标题位置在信头下方,居中书写;不使用信头那么直接标写在首页上方中间。标题用来标明事由,使收信人通过标题一目了然就能知道信文的主要内容。商函标题常见有两种形
式:一是由事由加文种名称“函”构成,类似于两项式的公函标题,如“关于申请商标咨询函”。二是先写“事由”二字,加冒号提示,然后直接标写该信件的内容,如“事由:K-35超声波仪索赔”。
3.函号(编号)函号即发函字号或发函编号。中文商函的编号常见有两种形式:一是仿效行政发文字号的格式,形成“×函[20××]”或“(20××)×函第×号”的形式。如“琼纺财函[2000]99号”或“(2000)琼纺财函第99号”,这里的“琼纺财函”是代指“海南省纺织公司财务处商函”,“99号”是该公司年度发函的顺序号。但需注意,商函的发函字号不象行政公文发文字号那样有严格的要求。二是采用直接编号,如“第23号”。设置函号是为了便于收发函双方对商函的处理、归档、备查,是否需要编制函号或采用何种形式编排函号并无详细。函号的标注位置也没有固定、统一的要求,通常出现在标题右下方或信头的左上方。
4.称谓(称呼)称谓是对收信人或收信单位的称呼。称谓的位置在标题或函号的左下方,单独占行,顶格书写,后面用冒号。商函比较注重称谓。假设收信方是单位,应写全称或单位内的部门名称;假设写给个人,要在公司名称和对方名字之后加职务衔,以示尊重。如“××商场××总经理”、“×××董事长”等。不知对方职务或职称时可用“负责同志”、“先生”、“女士”、“小”等称呼。与港澳台地区进展商务往来,依照习惯还应在称呼上加一些文言敬语,如“×先生惠览”、“××先生台鉴”等。商函在称谓之后一般不用应酬语,直接进入正文,不必象私函那样客套应酬。
5.正文正文是商函的核心部分,表达经贸业务往来联系的实质性问题。正文可分开头、主体、结尾三部分。开头:开头应直截了当、简单扼要地说明发函意图、缘由;复函那么要引叙对方来函,以示复函的针对性。主体:主体表达的中心内容。一般是根据发函缘由详细地陈述详细事项或是针对所要商洽的问题或所联系的事项说明自己的。结尾:结尾一般是简要概括主体所叙之事,并提出本函的有关要求,如“希望速予办理见复”等。有的商函在结尾时使用一些惯用语,如“此致”、“此复”等。也有的商函没有结尾。结尾往往就是一两句话,但却是点睛之笔,应特别注意它的恰当得体。一般商函没有祝颂语。个别商函如联系信、庆,为联络情感、表示礼仪,常常在结尾使用祝颂语,写一些表示祝愿或致敬的话语,如“谨祝商安”、“敬祝安康”等。结尾惯用语和祝颂语可一行书写也可分两行书写。一行书写时可紧随正文,也可以和正文空开两格再写;分行书写时,“谨祝”、“敬祝”可紧随正文,也可以和正文空开两格再写,“商安”、“安康”那么转行顶格书写或转行空两格书写。
6.信尾信尾包括落款、签章、日期等。落款:落款通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的信函,落款可写单位名称或单位内详细部门名称,也可同时署写信人的姓名,有负责人姓名的还须注明职衔。使用专用发函纸,那么填写日期即可。签章:签字和加盖公章。重要的信函,为郑重起见要加盖公章。有发函人署名的必须亲自手签具名,
不能用图章代替手签,打印的信件在打印的姓名前面也必须签署真名,因为商函是重要的凭证。日期:日期一般写在署名的下一行或同一行偏右的位置。发函日期要写明详细的年、月、日(甚至时)。做为凭据,日期是商函非常重要的一项格式,要求书写完整,不可省略、遗漏。
7.附件标注附件是随函附发的有关材料,如报价单、发票、确认书、单据等。由于文本页数多或不便写入正文,这些资料均可作为附件处理,附在信文之后。附件的标注位置可在落款之前也可在落款之后,靠左侧写“附件:”或“附:”字样,然后注明附件的名称和件数。如“附件:安图公司最新地图目录三份”、“附:88号男式真丝睡衣彩图片一套”。
8.附言如果附言补叙的内容较多,应另写一函,以示尊重。信函写完后,发现内容有漏、或有补充说明之事、或有必须修正之处,可在落款左下方标写“又及:”、“又启:”、“再者:”、“再启者:”字样,然后提行予以补叙,交代有关事项。也可直接补叙有关事项,然后标写“又及”、“双启”字样。如“又及:×××经理特意嘱笔问候”、“又启:来函可邮寄新址”,或“×××经理特意嘱笔问候。又及”、“来函可邮寄新址。又启”。如果附言补叙的内容较多,应另写一函,以示尊重。上述公函式商务信函的8项格式并不是每件商函所必须具备的,其中标题(事由)、称谓、正文、信尾4项是必有的格式;而信头、函号(编号)、附件标注、附言4项是或有的格式,写作时可依实际需要选用。
公函范文致XX公司商函
贵司与我司签订的XX中段一层入口处之协议，现贵司由于特殊原因要求与我司解除。贵司承担退还我司以交的租金XX万元同时补偿我司XX万元的损失共计XX万元整人民币。现我司已同意该司要求，提前解除合同。我司撤离该店后其之前售后效劳转移至XX地区XX店(全国XX直营店面均可提供效劳)。双方签字盖章后生效!
甲方：xxx
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代理人：xxx
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日期：xxxx年xx月xx日
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