1 目的
2 范围
适用于本中心与质量环境管理体系运行有关的所有记录，包括中心的人员信息、顾客档案、来自供方的记录及电子媒体记录等。
3 职责
3.1管理者代表组织相关人员对记录管理的监督检查；
3.3管理部负责本中心记录的归口管理，做好记录清单及表样的管理；
3.3各部门负责本部门记录的收集、整理、保管及分析利用。
4 工作程序
记录控制流程图：附后。
4.1记录的格式
4.1.1记录的格式和栏目，由使用部门设计，管理部审批后确定编号并备案表样。
4.1.2记录的格式和栏目应符合法相关的法律法规和上汽-大众规定的要求。
4.1.3各相关部门可根据工作需要提出记录格式的修改，执行《文件控制程序》。
4.1.4管理部建立本中心的《记录汇总清单》及样表汇总，在各部门的记录发生增减时，应及时更新《记录汇总清单》。
4.2记录的编号
4.2.1记录按《文件控制程序》的要求进行统一编号，编号印制在表格右上角；外来的记录可执行其原编号，必要时重新编号。
4.2.2上汽-大众规定统一使用的书面记录不再另外编号，必要时编顺序（流水）号。
4.2.3同一个编号的记录，在编号的后面增加顺序（流水）号。
4.3记录的填写和使用
4.3.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应划杠；凡有签名要求的记录，有关人员必须签全名。
4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签名和注明更改日期。
4.3.3维修车间等现场填写的记录，要采取保护措施，确保干净整洁。
4.3.4记录责任人和管理人有权拒收填写不符合要求的记录。
4.4记录的管理
4.4.1记录由生成部门负责收集、分类、编目、整理归档，以便于检索和查阅；记录查阅必须经部门经理批准，重要记录须经总经理批准。
4.4.2各种记录是中心质量环境管理体系运行，特别是销售、服务流程和及其绩效的重要证据，也是进行数据分析的重要依据。保存期限依据记录的类型和使用价值确定，须符合法相关的法律法规和上汽-大众规定的要求，并在《记录汇总清单》上予以明确，各部门必须按规定的保存期限保管好相关记录。
4.5记录的保存和保护
4.5.1各部门按规定的保存期限保存记录；保管环境要做到通风、干燥，防火、防潮、防鼠咬、虫蛀，防止丢失破损；计算机软件的记录应进行备份。
4.5.2 管理部要根据情况适时检查各部门记录的使用、保管情况。
4.5.3 来自供方的记录应存入其档案，相关人员要妥善保管。
4.6记录借阅和复制
各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者须经相关部门负责人批准后方可借阅或复制。
4.6 记录的销毁处理
4.5.1存档的记录若超过保存期限时，由管理部填写《文件/记录销毁登记表》，经部门经理签批后实施销毁，重要记录的销毁根据中心相应规定执行审批。
4.5.2下载的顾客维修档案在使用后应删除或销毁并记录备查。
4.7记录控制情况的监督检查
执行《文件控制程序》中的规定。
5相关文件
序号 | 文件名称 | 文件编号 | 责任部门 | 备注 |
1 | 文件控制程序 | HWMD-CX-4.2.3 | 管理部 | |
6 相关记录
序号 | 记录名称 | 记录编号 | 保存期 | 责任部门 | 备注 |
1 | 记录汇总清单 | JL-4.2.4-01 | 三年 | 管理部 | |
记录控制流程图
责任部门/人 | 流 程 | 说 明 |
管理部及各部门 同上 管理部 各部门 各部门 各部门 各部门 各部门 管理部 同上 | 记录格式的设计、编号按文件控制的要求求执行； 考虑法规、顾客要求、经销商实际等要求； 可与文件同时发放； 准确、完整、及时、清晰，不许擅自涂改； 考虑检索方便； 防损、防丢等，注意电子记录的管理； 根据保存期限规定，过期销毁。 | |
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