协商、沟通与信息交流表
__ 制药有限公司 文件名称 S EHS 体系信息交流单
记录编号：EHSP-012-RC-01 记录版号：01 总 页 数：1 起草部门 EHS 管理部 文件类型 记录 生效日期 20__ 年 06 月 01 日 替换文件
文件编制：
编制人 编制日期
文件审核：
审核部门 审核人 审核日期 审核部门 审核人 审核日期 EHS 管理部
办公室
生产总监
总经理助理
人力资总监
财务总监
总工程师
质量总监
文件批准：
批准人 批准日期
文件分发：
颁发部门 EHS 管理部 分发部门 各车间、各部门
交流部门
交流单编号
交流负责人
交流时间
交流方式
交流地点
交流项目主题
交流内容：
相关部门签认 部门负责人：
签认日期
年
月
日 处理结果
确认人：
确认日期：
年
月
日
协商与信息交流控制程序
一、目的：
通过与相关方及公司员工的协商、沟通与信息交流，确保有关质量、职业健康安全和环境的信息沟通，使所有受到质量、职业健康安全和环境影响的员工及其他相关方参与和支持公司的质量、职业健康安全和环境方针和目标的实现，并吸取相关方的合理建议和意见，进一步改进公司的质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系。
二、范围：
管理者代表适用于公司质量管理、职业健康安全和环境管理体系的协商、沟通与信息交流管理。
三、职责：
1、最高管理者负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的决策。
2、管理者代表负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的处理。
3、综合管理部负责与上级主管部门、行业主管部门、其他相关方及公司内部的信息交流、传递和处理。
4、工会代表员工参与职业健康安全和环境管理事务。参与有关职业健康安全和环境方针、程序等的讨论、决策。
5、各有关部门负责与相关方进行信息交流、传递和处理，并向综合管理部或管理者代表通报传递和处理情况。
6、各有关部门负责相应职能范围内的质量、职业健康安全和环境信息交流。
四、管理内容与方法：
1、内部信息
⑴内部信息内容包括：
—— 质量、职业健康安全和环境方针、目标的实现情况；
—— 法律、法规、规范、标准及其他要求；—— 顾客要求过程、危险和环境因素调查、评价及更改信息；
—— 企业质量、职业健康安全和环境目标、指标及质量、职业健康安全和环境管理方案；—— 各部门的质量、职业健康安全和环境职责： —— 质量、职业健康安全和环境培训的信息；
—— 监测、测量结果；—— 不符合与预防纠正措施的信息；—— 质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系内部审核结果的信息；
—— 管理评审结果的信息；
—— 员工的建议与意见。
⑵综合管理部负责按规定要求将所要传达的企业质量、职业健康安全和环境管理体系运行过
程中的上述各种信息及时、准确地传达至各部门主管。 ⑶工会作为员工代表机构，负责组织员工积极参与管理体系的有关事务，负责收集员工的意见和建议，并在员工与行政中建立沟通、协商交流的桥梁和渠道。
⑷部门的质量、职业健康安全和环境信息由各部门主管按规定要求负责将其汇总至综合管理部，各部门之间的质量、职业健康安全和环境信息交流由各部门间相互传达。 ⑸内部信息的接收和处理
①体系运行信息，包括企业的质量、职业健康安全和环境方针、目标、指标、管理方案等，由最高管理者公布或授权管理者代表公布，综合管理部向各部门发布，再由各部门传达。
②由下往上传递的信息，包括员工的意见、建议及投诉等，接收和处理的方式为：
—— 有关人员向各部门的主管汇报，将质量、职业健康安全和环境保护方面的信息转交至综合管理部，员工的建议与意见经研讨后，由综合管理部通过所在部门给予答复；—— 员工向其代表机构工会反映或工会召开员工座谈会，收集有关意见、建议信息，向综合管理部或其他相关部门反映。
③横向传递的信息，包括法律、法规、及其他要求，质量因素、危险和环境因素的识别、评价与更改、监测测量的结果、不符合纠正措施等，由各部门与综合管理部之间进行信息传递。
④对信息交流中涉及的质量、环境和职业健康安全的重要问题要采取对策并及时传达到员工。
⑤全体员工应参与质量方针、职业健康安全和环境方针的制定、评审，工会作为员工代表，参与制定决策。
⑥全体员工应接受适宜的培训，了解掌握相应的质量管理、职业健康安全和环境管理技术、方法。
2、外部信息
⑴外部信息内容包括：
—— 质量方针、职业健康安全和环境方针的公开；—— 与相关方沟通的信息，对合同方施
加影响、控制、管理或进行调查的信息；—— 质量、职业健康安全和环境法律法规获取或变更的信息；
—— 应急准备与响应的信息；—— 相关方的投诉，包括周围居民、上级主管部门、新闻媒体及质量监督、职业健康安全和环境保护主管部门。 ⑵外部信息的传达方式：
①质量方针、职业健康安全和环境方针：
由综合管理部负责提供质量方针、职业健康安全和环境方针样稿、登记备案并对外公布，同时作好发放记录；
②与相关方建立联络：
各职能部门负责各自职能范围内的与相关方联络。 ⑶外部投诉的接收与处理：
①当外部信息涉及对公司的重大质量事故、职业健康安全和环境事故或施工影响投诉时、或政府部门通过现场检查而提出的强制性要求，直接向公司投诉的，由综合管理部填写《信息交流表》，并调查核实，由管理者代表提出处理意见，责成责任部门或相关供方采取相应缓
解措施，以削减由于事故或施工而造成的质量、职业健康安全和环境影响，并由责任部门向外部相关方就投诉的处理实施情况进行书面回复。
②直接向供方投诉的，供方应向综合管理部或工程部汇报，并由综合管理部或工程部填写《信息交流表》，负责调查核实，提出纠正措施，并由责任部门向外部相关方就投诉的处理实施情况进行书面回复。同时，应将有关处理情况向综合管理部通报。
③综合管理部可视情况的严重程度决定是否向管理者代表或最高管理者报告。管理者代表负责投诉实施过程中的协调工作。
对于因技术、资金等问题一时无法落实措施的，由整改部门提出书面意见，经管理者代表批准、并根据情况将其转化为目标与指标。
3、各类信息的传递方式
⑴有关相关方的投诉及政府部门的要求，由有关部门作好记录，并填写《信息记录表》，由综合管理部负责管理。