管理者代表
1. 目的
质量体管理系中的文件进行规范和控制,确保文件的充分性与适宜性,确保各相关场所使用有效文件。
2. 适用范围
适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3. 职责
3.1质量部负责编制质量手册,管理者代表审核,总经理批准。
3.2各相关业务主管部门负责编制相关的质量管理体系程序文件,相关部门主管审核、签字,
质量部审定,管理者代表批准。
3.3各相关业务主管部门负责编制其他管理性文件,相关部门主管审核、签字,综合部审定,
管理者代表批准。
3.4技术部和相关部门负责编制主管的技术文件、支持性文件,包括《工序标准操作卡》、《作
业指导书》、《设备操作规程》、《检验指导书》等,并由部门主管领导审核批准。
3.5各部门设兼职文件管理员,负责本部门文件和资料的管理工作。
4. 工作程序和要求
4.1文件的分类
4.1.1受控文件
凡质量管理体系运行的部门(含提供认证机构)、场所、班次,使用的文件均为受控文件,包括:
a.质量体系文件:如质量手册、程序文件和其它质量文件(表格、报告等)。
b.管理文件:如制度等。
c.技术、支持性文件:如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。
d.外来文件:国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。
4.1.2非受控文件
凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件,如行政任命、事务性通知等。
a.盖“非受控”章的文件为非受控文件,供有关人员参考用。
b.因评审、考察等用的,向上级机关或顾客提供的质量体系文件,均为非受控文件。
c.“非受控”文件,更改不通知,作废不回收。
4.1.3文件管理
a.质量体系文件、管理性文件由综合部归档、控制、分发和回收。
b.技术文件由技术部归档、控制、分发和回收。
c.外来文件由各相关部门接受后进行识别,对需执行的文件按受控文件进行控制和管
理。
d.各相关部门文件由各部门进行控制和管理。
4.2 文件编号
4.2.1 质量手册
B版
文件顺序号
质量手册
组织简称
4.2.2程序文件和管理规定/规则/细则/工作标准
文件顺序号
文件代号
组织简称
文件性质规定编码如下:程序文件-QP;管理文件-GL;支持性文件-WI;外来文件-WL。4.2.3用修订状态作为文件每页的修改标识,用0,1,2,……,9等十位阿拉伯数字顺序表
示,初始为0,中间不允许有空号。(技术文件按技术文件管理规定执行)
4.2.4文件版本用A,B,……,Z等二十六位英文大写字母顺序表示,初始为A,中间不能
有间隔。
4.3文件编制与审批
4.3.1质量手册由质量部组织编写,管理者代表审核,最高管理者批准。
4.3.2程序文件和管理规定/规则/细则/工作标准由各职能部负责编制、审核,质量部或综合
部审定,管理者代表批准发布实施。
4.3.3文件编制后,填写《文件审批》,履行审核、审定、批准发布手续。
4.4文件的发放与接收
4.4.1发放:文件下发时,要加盖红文件“受控章”,填写《收文登记簿》,发至使用点,
确保文件受控,且每个使用点都能得到相应的有效文件。
4.4.2接收:各单位文件管理员负责文件的签收、登记。
4.4.3管理:综合部对发放的文件建立《受控文件清单》,对文件进行动态管理。
4.5文件的修订、换版及销毁
4.5.1文件的修订及换版由综合管理部执行。
4.5.2管理文件需修改/换版时,由文件的编制者填写《文件修改/换版通知单》,履行原审核、
会签手续后,由质量部审定,管理者代表批准后实施。
4.5.3综合部对修改/换版的管理文件下发《文件修改/换版通知单》及修改后的文件,在《受
控文件清单》中删除原有相应文件。
4.5.4技术文件的更改填写《技术通知单》,具体执行《技术文件管理规定》。