1 目的
2 范围
适用于公司质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3 职责
3.1 品质部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的归口管理。
3.2 各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。
3.3 管理者代表负责质量管理手册的批准和发布。
4. 术语解释
4.1 文件：凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件均属于。
4.2 作业指导文件：为各部门制定的运行质量管理体系的日常指导工作文件。包括管理标准、工作标准（职务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。
4.3 记录表单：属工作文件；是对应产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等，所做的原始记录。可代替作业指导文件，为质量体系有效提供直接证据。
4.4 外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等；被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。
5 工作程序
5.1 文件的编写和审批
5.1.1 质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。
5.1.2 程序文件由各相关职能部门人员编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.1.3 作业指导文件、记录表单由各主管部门或各业务技术人员编写，各相应部门负责人审
核，管理者代表批准。
5.2 文件的状态
5.2.1本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。受控文件必须始终保持为有效版本，在文件页眉上注有“受控”字样；非受控文件本公司不负责更新或换版，仅供外界人员使用。
5.3 文件的分类
公司质量体系文件参照ISO 9001:2008标准分为三类：
5.3.1 质量手册·············QM
5.3.2 程序文件·············QP
5.3.3 工作文件：
a）作业指导文件:···········WI
b) 记录表单：·············QR
c) 外来文件：·············ED
5.4 部门代码，文件编码：见《质量文件编码规定》，“JJ — WI — PZ— 01”。
5.5 文件格式原则上采用以下要领：
5.5.1 页眉记录:公司名称、文件标题，受控状况、修改号、文件分类、文件编号。
5.5.2 页脚记录：第×页 共×页
5.5.3 受控文件可以目录形式，按批报审。也可单一报审。标明编写、审核、批准。
5.5.4 文件编写内容如下：
a.目的；b.范围；c.职责；d.术语解释（选）；e.工作程序；f.相关文件；g.相关记录。
5.6 质量文件和资料的管理
5.6.1 质量文件发放由管理者代表根据责任与岗位需要确定文件发放范围，经总经理或其授权人批准后由品质部工作人员负责发放到有关部门，并在《文件发放与回收表》中记录。确认文件上有“受控”章或有“受控”字样，核对文件编号，作为有效受控的控制依据。
5.6.2 质量管理手册、程序文件原件由品质部保存，各部门保存其有效版本的复印件，各部门作业指导书由各部门自己保管；如有特殊需要保存旧文件时，应在旧文件上，每页加盖红作废印章，旧文件保存期为三个月。
5.6.3 作废文件由品质部统一收回，登记入册，定期销毁。各部门需要作为资料保存的作废文件，由本部门负责人批准，由品质部加盖“作废、保留”章并统一保存。
5.6.4 管理者代表若要借阅文件，由品质部专人负责，做好记录后方可借阅。
5.6.5 文件由品质部统一归档，并填入《质量文件编码记录》，列出受控文件清单，文件分别装订成册。
5.6.6 文件在使用过程中，如被污损、丢失，持有者应及时报告，申请补（换）发。
5.7 文件的更改
5.7.1 品质部组织部分内审人员，在每次内审前，至少对质量管理手册和程序文件进行一次评审，对文件中与实际情况不适宜的地方加以修改，修改前应填写《文件更改单》经管理者代表审核后发放《文件更改单》，总经理批准进行更改。
5.7.2 除定期修改外，文件和资料需要更改时，文件更改应由发现人向品质部反映，品质部将有关信息传达到文件原编写审批部门按6.1条款执行，并记录到《文件更改单》中。
5.7.3 多次更改或特殊要求时，由文件归口部门提出换版申请，按6.6.1条款发放，同时收回旧版本，并在《文件发放与回收表》上登记。
5.7.4 换版条件及方法
a) 因大幅度变更原文时；
b) 变更内容，修改内容纳不下时；
c) 经5次更改以上时。
5.7.5单页修改的方法:
修改时，将不适宜的内容删去，填修改后的内容；
在修改记录中，填写修改标记、处数、更改单号、更改者、日期。并记录到《文件更改单》中。
5.8 外来文件的控制
5.8.1 外来文件包括国际、国家、行业、地方的标准、法规和客户提供的文件等；
5.8.2在公司内使用的外来文件由品质部归口管理；当接到外来文件时，品质部将其登录于《客户财产登记表》中，并交相关部门负责人审核确定其对本公司是否适用；
5.8.3 审批后的外来文件，作为本公司的受控文件，加盖“受控”章，并在《客户财产登记表》中类别为文件栏注明受控；
5.8.4 顾客图纸图样、合同标准、规范要求等作为一种特殊的外来文件，应视为顾客财产进行控制，由营销部转至品质部，再由品质部统一编号，并作好标识，控制其分发，登记在《客户财产登记表》中；当在使用中发现其图纸或标准不清时，应及时通过营销部和顾客联系，并作好记录；对顾客文件要进行保密，未经顾客同意不得私自向外借阅或复印。
5.8.5 每半年对外来文件的有效版本进行评审追踪，当文件版本发生变化时，将追踪结果记入《客户财产登记表》中，确保使用有效版本的适用的外来文件；
5.8.6 更新后的外来文件须重新审批。
5.9 文件的更改、修订，由品质部注明文件更改修订状态。
5.10 考虑节能和环保，文件可采用电子版形式发布。
6 技术文件管理：
6.1 技术图纸和文件
公司总部和工厂设立专门的技术资料室，集中统一由专人管理全公司各类产品技术图纸和文件。
6.2 总部技术部：
6.2.1 领用技术图纸和文件须到总部技术档案责任人处登记，按期主动交还。
6.2.2 不允许私自拷贝和发送电子文档图纸和文件给工厂和其他公司。
6.2.3 技术部员工离职前须提交各自负责产品的所有电子和纸质文档图纸，不允许私自拷贝和保存，违规者须承担法律追究和经济赔偿责任。
6.3 工厂:
总部在下达月度生产计划前，总部技术部会及时邮寄相关技术图纸到工厂的技术档案负责人，工厂技术档案负责人收到图纸后须妥善保管并造册登记，日常生产所需的技术图纸和文件须到工厂技术档案责任人处登记领用，下班前须主动交还，图纸在使用过程中因损坏、弄脏而残缺不全、字迹不清无法继续使用的，可凭旧图纸到技术档案责任人处以旧换新，图纸的任何修改须由技术部负责完成和传递。
6.4 公司技术档案责任人，技术部，生产部应严格遵照执行上述规定，对违反规定者，公司将追究有关责任人的责任，情节严重和给公司造成重大损失的，公司将追究责任人的法律责任，并给予开除和经济处罚。
7 相关文件
7.1 ISO 9001:2008 标准
7.2 《质量手册》
7.3 《质量文件编码记录》
7.4 《质量记录控制程序》
7.5 《印章管理制度》
8 相关记录
8.1 《文件发放/回收登记表》
8.2 《文件更改申请单》
8.3 《客户财产登记表》
经5次更改，即可更换修改号，依序排号，后面的文件覆盖前面的文件。
标记 | 处数 | 更改单号 | 更改者 | 日期 | 标记 | 处数 | 更改单号 | 更改者 | 日期 |
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