1.目的
对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保公司内各相关场所使用的文件充分适宜，防止使用失效或作废文件。
2.范围
适用于本公司与质量管理体系运行有关的所有文件，包括外来文件。
3.职责
3.1 总经理负责批准发布质量手册、程序文件及公司级的管理文件。
3.2 管理者代表负责组织相关人员编写和更改质量手册、程序文件，负责审核质量手册、程序文件。
3.3 综合办负责组织编制起草公司级的管理文件，收集、整理、发放和归档保管公司级与质量管理体系有关的文件，包括相关法律法规的收集、评审、归档和管理。
3.4 各部门负责收集相关产品国家标准、行业标准等与体系有关的外来技术文件，并负责本部门各类文件的编写和更改工作。
3.5 各部门负责各自的专用文件及资料的控制。
3.6 管理者代表组织各部门对现有质量管理体系文件的定期评审。
4.程序
4.1文件的分类
4.1.1文件的控制范围包括以下四类：
质量手册、程序文件、质量方针、质量目标等；
技术性文件，包括：产品标准、检验规程、服务规程、操作规程、考核检查标准、作业指导书等；
外来文件，包括：国家和行业相关的法律、法规要求，顾客提供的资料等；
d) 其他的管理性文件，包括：各类管理制度、工作标准(岗位责任、服务提供规范、从事影响产品质量有关人员的能力要求等)、质量记录等。
4.2文件的保管
4.2.1质量手册及程序文件原件，由综合部归档保存。
4.2.2 公司级所有文件原件，如各种管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件；技术类文件，如国家标准等由综合部归档保存。
4.2.3各部门的文件以及行业标准、服务规程、操作规程、考核检查标准、采购技术文件等由各部门自行保管。
4.3 文件的标识、编号
4.3.1质量管理体系文件的标识：质量手册、程序文件以文件编号、版本号及“受控”印章标识，其它文件采用文件编号及分发号标识；国家标准、行业标准及管理条例等以原标准名、实施日期和“受控” 印章作为标识；作废文件以“作废”印章标识；资料保留用的作废文件，还需加盖“保留”印章。
4.3.2 质量管理体系的文件编号详见《文件编号规则》。
4.4 文件的编写、审核、批准
文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的，为文件的充分性与适宜性，在文件发布前进行批准；
4.4.1质量手册由管理者代表组织相关人员编写，经管理者代表审核，总经理批准发布。程序文件由管理者代表组织归口职能部门编写，相关职能部门会签，管理者代表审核，报总经理批准发布。质量手册、程序文件由管理者代表确定发放范围交综合部发放，填写《收文登记薄》或《发文登记薄》。综合部保存原件（为了便于复制，原件不作认何标识）；
4.4.2各部门管理分册由各部门经理组织相关人员编写,管理者代表审核，分管副总经理批准发布；
4.4.3服务标准规程、操作规程、考核检查标准等技术文件由各相关部门经理负责编制，部门经理批准发布；
4.4.4其它管理性文件由管理者代表协调组织相关部门编写，管理者代表审核,总经理或其授权人批准后交综合部发布。
4.5 文件的发放、回收
新文件下发时，文件领到部门应在《发文登记薄》上签字。文件在使用过程中因破损而需重新领用新文件，该部门或人员应经部门经理、管理者代表批准后到综合部领取，综合部办理发放手续，分发号不变，并收回相应旧文件；因文件丢失而需重新领取，应写明理由，管理者代表批准后，综合部予以补发新文件，并给予新的分发号，同时注明已丢失的文件的分发号失效。
4.6 文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量管理体系运行紧密相关的文件均为受控文件，本公司对此文件进行修改，对方不需更改的文件为非受控文件。综合部协同各部门认真检查文件的使用情况，确保文件使用的各个场所使用的文件均为有效版本。对作废的文件应及时撤出现场，防止不同版本文件容易引起混淆。
4.7 文件的更改
文件在使用过程中若与实际不符合或因其他原因需对文件进行更改时，应办理文件的更改手续。
4.7.1 质量手册、程序文件更改由综合部汇总各部门提出，填写《文件更改申请单》，管理者代表审核，报总经理批准后，由管理者代表组织相关人员更改。如果该文件更改的篇幅不大，按原发放范围逐一换页，不可遗漏。综合部应保留文件更改内容的记录。如果是大幅度更改，则进行换版更改，发放新版文件，收回作废文件，以确保有效文件的唯一性。
4.7.2 各部门的文件如有更改由相应部门经理授权部门内部人员执行，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核、总经理或其授权人批准后进行更改。如果指定其他部门更改时，该部门应提供其所依据的相关背景资料。
4.7.3 所有文件更改后要重新批准
4.8 文件的保存、作废与销毁
4.8.1 文件的保存
由综合部建立《受控文件清单》，相关的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方；各部门对领到的文件由本部门自行保管。综合部定期或不定期对各部门文件保管情况进行检查；任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和
检索。
4.8.2 文件的作废与销毁
所有失效或作废文件由文件发放部门及时从使用场所撤出，加盖“作废”章，确保防止作废文件的非预期使用；对作废文件的原件根据需要应予以保留，盖上“保留”及“作废”印章。管理者代表
对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请单》，经部门经理、管理者代表批准后，统一由综合部或相应授权人组织销毁。
4.8.3 文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应由相关部门经理按规定审批后向该文件管理人借阅、复制。复制后受控文件必须由管理员登记编号。
4.9 外来文件的控制
确保公司所确定的策划和运行质量管理体系所有的外来文件得到识别，并控制其分发。
4.9.1 本公司的外来文件包括：相关的法律、法规；国家标准、行业标准；顾客提供的文字、图纸资料；检测报告、服务要求等。这些文件分别由综合部或各部门统一收集并管理。
4.9.2综合部和部门收到外来文件时，需识别其适用性，根据需要确定文件发放范围，经管理者代表批准后予以发放，按规定办理文件发放记录。
4.9.3综合部应经常到政府有关部门、上网查看收集相关国家、行业标准的最新版本，以确保文件的有效性。若有新版本后，综合部应及时发放并收回旧版本。
4.9.4各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入《外来文件控制清单》，以便管理。
4.9.5 公司有关部门应切实加强对发放到外包单位的技术或管理文件的发放登记，作好定期核查、更改修正、收回作废等事项的控制。
4.10 每年底由管理者代表协同综合部主任组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.7条款规定。
4.11 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4.12 作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。
5.相关文件
5.1《质量记录控制程序》
5.2《文件编号规定》
6.质量记录
6.1《发文登记薄》
6.2《收文登记薄》
6.3《文件借阅、复制记录》
6.4《部门受控文件清单》
6.5《受控文件清单》
6.6《文件更改申请》
6.7《文件销毁申请》
6.8《外来文件控制清单》
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