外审管理者代表的问题
外审办理者代表的问题
                外审办理者代表可能涉及事项
一、欢迎演讲词：“欢迎老师指导工作（鼓掌），并要求各部门主动配合审核组的工作，绝不容许包庇和隐藏公司办理上存在的问题，借此机会得到改善和加强能使我公司持续经营（把体系审核深化到企业持续经营上来，突出对外审重视）对于审核的问题和老师的建议必需详细记录下
二、提前翻阅《手册》中1、4、5、7、7.1章部分
三、表白公司理念：1.做体系的目的借助ISO体系方法来办理公司品质，不只为认证
2.重视品质及体系，持续改进（市场的变化，竞争的激烈）
3.把握公司的产品标的目的、建立公平竞争/任人唯贤的文化/把握市场/主导业务、以事实做决策/量力而行）
四、末次会议：1.首先感谢审核组的老师，老师今天辛苦的工作，
2.其次强调本次审核有力的证明了我公司经营办理还需大力加强才能完全达到
国际标准的要求，说明我公司目前的ISO工作状况，我们希望各部门要据此外审引起进一步重视，散会后针对不符合项，由办理者代表、总经理带头，各单位主管参加开会整改达到顾问认证的要求，并的以后的工作中进一步深化和落实，整改完成的改进报告要给办理者代表看过后，方可结案，希望以后我公司能达到什么样程度，最后外审组的意见，颁布发表散会。
五、在外审中可能会被提到的问题
1.组织的办理过程 2.单位负责人
3.各单位的工作内容及各单位工作的先后挨次 4.组织是否建立了相应的质量手册、程序文档 5.质量手册的范围
6.对建立和改进品质办理体系做了什么承诺
7.办理者代表对“以顾客为关注焦点”的原则的理解 8.公司质量方针的内涵
9.用什么方法向全体员工传达公司的质量方针
10.是否制定公司的总目标，各部门有无建立分目标
11.与办理者座谈，了解建立体系的原因、构思、如何导入、策划质量办理体系 12.了解“质量办理组织结构图”及各部门、各岗位的职责 13.了解任命办理者代表的情况
14.了解组织建立了哪些沟通的管道或方式 15.办理评审的时机和频次 16.办理评审的输入 17.办理评审的输出
18.询问最高办理者按照满足质量体系和顾客满意需求，比来几个月确定和配置
了哪些资源
19.“产品实现过程策划”的含义，本公司的产品实现过程包罗哪些过程？ 20.如何策划产品和体系的监视、测量、分析及应采取何种持续改进活动。
外审要审些什么2015-11-01 11:17 |  #2楼
本文介绍如何做好迎接外审的准备工作。仅供参考。如有不对，请指正。
1.正确对待外审
1.1    每次审核都是有目的的。譬如，接受第三方审核，通过认证，获得证书；接受第二方（顾客）审核，希望成为他们的供方，或者其他什么目的。准备工作必需围绕这个目的进行。
1.2    安身于建立和执行符合要求的体系。通过认证、获得顾客认可的前提是，实际上已经建立符合标准、相应法规条例和顾客要求的质量办理体系，组织要展示本身有能力提供顾客满意的’产品和办事。因此，要会用客不雅证据来证实本身有能力，有效地执行这个质量办理体系。
1.3    积极展示本身能力。无论什么审核目的，迎接外审都是一次展示本身能力的机会。必需正确对待，特别要正确对待审核发现的不符合项。不合格不是好事，但可以变成好事。要从正面认识。因为，不符合客不雅存在，这次不被发现和纠正，将来总会带来比现在更大的损失。
1.4    积极配合审核方做好审核工作。顺利完成审核是审核方和被审核方共同的任务。审核是为获得审核证据并对其进行客不雅的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。审核方希望尽快能从现场取得充分的证据，从而相信被审核方的质量办理体系是符合审核准则，是有效的；被审核方应当积极展示符合审核准则的各种证据，证明本身所建立的体系符合标准要求，执行是有效的。
2.如何做好这项工作，主要把握好如下各个方面：
2.1明确这次审核的目的和审核的范围办理者代表和负责迎接审核工作的主管人员必需事先尽量早了解、确定以下信息：
2.1.1审核的目的。这次审核是认证（2015版认证审核），还是第二方审核，或者其他什么目的。
2.1.2审核的判别准则。不同审核目的应当用不同的审核准则。通常是质量办理体系标准、本身的手册、程序和其他体系文件和产品文件，还有和顾客签订的协议，以及适用的各种法规条例等，都是审核的准则。但是，不同审核目的，侧重点是不同的。譬如第二方审核比力侧
重于与他们产品有关的要求。第三方审核侧重于过程和顾客的要求。2.1.3审核的范围。确定审核的地点、本能机能、产品等范围（到时SGS会提供审核计划）。
2.1.4审核人员数量和分组情况。通常提前一周，会接到审核方包罗以上这些方面的内容的书面通知，可以充分准备。
3.组织落实3.1公司层次确定伴随人员公司要针对认证机构（顾客方）每个审核员各配一名伴随人员。这个（些）人应当熟悉准则、公司机构、分工和业务，有必然的交际和表达能力。负责公司内部向上和与各有关本能机能之间的沟通。通常由有经验的内审员担任。
3.2各个层次指定接受审核人员按照质量手册组织架构的分工，和这次审核有关的单位、部门，事先指定一个接受审核的人（通常是经理、主管、或者部门的主要骨干配合）。如果有必要，再指定一个候补。万一接待人由于什么原因不能接待，或者回答不上时，候补的顶上。接受审核人员的任务是设法用客不雅证据来展示本身所负责部门符合审核准则证据，证明体系执行有效。主要是：
3.2.1代表单位、部门按照审核计划，事先选择、准备好典型的证据材料，包罗文件、记录、
实物和现场的介绍和接待。接受审核时主动提供，作为客不雅证据，证明本身的体系符合性和有效性。
3.2.2现场回答审核员提出的问题，补充提供客不雅证据。满足审核方的要求。
3.3伴随人员和接受审核人员的培训
3.3.1把审核计划事先通知以上这些人员，做简单的培训。时间不超过1小时。如有什么问题，请他们事先提出来，培训要做培训记录。(拿到审核计划再进行培训)
3.3.2认识上再统一一下职责分工。体系什么要素由谁负责代表公司提供证据。哪个本能机能部门由谁负责。本身检查一下，这些准备好提供的客不雅证据，汇集起来是否能充分证明体系的符合性和有效性。
管理者代表3.3.2沟通一下，实际上，建立体系的时候已经明确了本文件上面第3.3.2条内容。只是临时再强调、提醒一下，达到沟通的目的。同时，让大家彼此知道通讯联系的方式和信息，如，办公地点、座机和手机号码等，以便到时候可以有效沟通。4.迎接评审的思想动员4.1让员工知道在合适的时候，通过必然的方式，让全公司员工知道，某时间段内会接受什么审核。（
外审通告）
4.2懂得如何接待4.2.1要求每个员工（至少接受审核时在岗位上的那些员工，包罗办理和技术人员）,都要认定本身的工作范围。准备好前面第3.2条的内容。譬如,能回答本身负责的工作，执行的文件,说明本身工作和公司质量目标达成有什么关系。选择好典型的证据材料,证明本身所做工作符合标准、法规和顾客的要求,达到目标要求。事先准备好提供的证据。当审核员要求您展示证据时，可以提供哪些证据？譬如,标准、公司文件（质量手册、程序文件、作业指导书/图纸）、表格记录等。
4.2.2预计审核时会提出什么问题？应当如何回答。
4.3每个员工应能回答一些共性的问题每个员工都有可能被审核到，因此，除了准备本身负责的工作范围的问题以外，还必需确定一些共同需要认知的问题。应当按照审核目的来确定，其中譬如：
4.3.1ISO9001标准第5.5.2.c）要求,“确保整个组织满足顾客要求意识的提高”。员工要知道本身做什么工作。这个工作的要求是什么？执行什么文件？
4.3.2第6.2.2.d）条，“确保员工认识到，他们工作的重要性和彼此关系，以及他们是如何为了实现公司质量目标而做贡献的。”员工应当知道本身所的工作的接受者是谁？包罗外部的和内部的顾客是谁？我的工作中的关键是什么？测量什么目标？达到的情况如何？我是如何满足这些要求的。如果没有做好，会给顾客带来什么后果等。品管部门员工和文员还要结合本身工作懂得一些统计技术的基本概念。譬如，什么是变差、引起变差的普通原因、特殊原因，什么叫过度干涉、控制不足等。能结合以往工作实际例子加以说明更好。
4.3.3要让员工知道，并不是审员提出的任何问题都必需回答的。员工只需要回答公司一些总的质量办理体系有关内容，譬如质量方针、本身的工作和公司目标的联系等，以及本身职责范围内的问题。接受审核时，每个人就在本岗位上正常工作。见面笑脸相迎。当审核员提出问题，应礼貌而又切合实际地回答。但只回答本身所做的，或者本身负责范围内的问题。其他问题，礼貌地告诉他。“这不是我负责的”。如果再问，婉言相告，“请问我的上司”，或由伴随人员帮忙解决。
5.迎接审核
5.1首次会议。正常审核的第一天，会举行半小时不到的首次会议。由审核方主持。公司最高
办理者、办理者代表、各个有关本能机能接待人(经理/主管)和伴随人员要参加。会议出席人员职务和姓名要向对方提交书面材料，作为证据。
5.2按照计划执行审核。每个部门由接待人(经理/主管)负责接待。涉及其他部门需要提供的证据，通过伴随人员沟通，及时提供。
5.3搞清楚不符合的事实。如果审核员认为有不符合项时，应当搞清楚不符合的客不雅事实是什么？依据什么审核准则说不符合？便于采取纠正办法。
5.4在末次会议前沟通好如何关闭不符合报告。要把不符合的根本原因以及纠正办法方案，计划完成日期（最长不超过三个月），纠正办法执行后提供哪些客不雅证据才能关闭不符合报告，和审核员讨论一致。
6.组织内审员可以利用机会，向外审人员学习，提高本身。
6.1几个具体问题
6.1.1建议公司领导不要给员工施加任何太大的压力。不要制定一些和个人利益有关的政策。
譬如，谁吃到一个不符合报告，会如何，如何，甚至加以惩罚。实践证明，每当员工遇到这样的压力，往往会掩盖不符合项。只要不符合客不雅存在，将来必然会出问题，结果可能引起重大损失。应认识到，员工工作没做好，大多原因不在个人，而是系统。包罗由于当事人的能力、或者疏忽大意引起的质量变乱，主要原因还在系统，不在个人。就是个人原因，还可以追溯到，系统没有把合适的人放在合适的岗位上，还是系统值得改进的地方。