作 者 王云强
指导教师 李纪恩
摘要 会议在现代企业决策中是必不可少的环节。成功的会议不但可以作出科学有效的决策，还有利于会议成员间的顺畅沟通，而一次会议能否取得预期的效果，这就取决于秘书会务工作的筹备情况上。会务工作可分为会前、会中和会后三个阶段。尤其是会前阶段，在会务工作中有起着提纲挈领的作用，所以本文主要谈的是会前准备工作的各方面情况。本文首先指出秘书会前工作中存在的一些问题，这些问题对会务工作造成的影响；然后分析存在这些问题的原因，提出解决这些问题的方法，为秘书在实际中的具体操作提供了重要的途径和方法。
关键词：秘书 ; 会议;会务工作
二 会前工作易出现的问题和处理方法..............................1
（二）会议的日程拟定....................................................2
（三）与会人员的确定....................................................2
（四）会场选址和布置....................................................3
（五）会前接站.........................................................4
（六）报到、签到.....会务工作............................................4
（七）落实好后勤工作............................................5
三、如何提高办会能力...........................................6
（一）要树立大局意识...................................................6
（二）要有工作重心.....................................................6
（三）与时俱进，加强学习................................................................................................6
参考文献...............................................................................................................7
引言
会议的功能是具体的、多方面的，但其本质的功能在于：它能以多向即时传递信息的方式，有效地聚合分散的意志和智慧，深化或统一认识，沟通感情，处理事物。它在现代企业决策中是必不可少的环节，起着举足轻重的作用，它往往决定了企业单位的发展方向和政策，传达了企业的各项发展战略，为决策层提供了一个治理企业的平台。成功的会议不但可以做出科学有效的决策，达到会议预期的效果，还有利于会议成员间的顺畅沟通。而一次会议能否取得预期的效果，主要取决于秘书会务工作的各方面情况。尤其是会前阶段的工作起着提纲挈领的作用，这一阶段的每个环节都关系到会议的成败。因此，秘书要练好基本功，熟悉会前工作的各项流程，提高自己的办会能力。
一 会前工作的重要性
在会务工作中，秘书人员应以“双赢”作为工作目标，即与会者的满意，就是我们的满意。这样，秘书人员端正了工作态度，这是做好一切工作的前提，也是秘书人员会前工作的第一步。
一般来说，秘书的会务工作中会前的各项工作是工作量最大、难度最大的方面，涉及面很广泛。而日常性的例会和小型会议都不会有很大的问题，最主要的是大型会议（如庆典，产品发布会等），秘书的会务工作就可能出现很多问题。凡事预则立，不预则废，大凡要完成某项任务，总要预先作出周密的计划，这就是预。会前准备巩固赞哦是为整个会议做各方面的计划，是必不可少的。“不打无准备的仗，不开无准备的会。”打仗无把握，肯定要失败，开会无准备，肯定开不好。一般来说，大中型会议要准备好文字材料、拟定好会议的议程和日程、布置好会场、安排好会议的食宿和活动、准备好奖品，还要通知与会人员做好相关的准备，这一系列的工作缺一不可。因此，哪怕是一个细小的环节都应当引起秘书人员的重视，对于任何细小的环节都不可大意。良好的开端，成功的一半。会前的工作做得好了，就为整个会议的顺利召开奠定基础。
二 会前工作易出现的问题和处理方法
由于事物是不断发展变化的，实际中总会出现一些偶然因素影响事物的发展。因此，秘书在日常工作中总会发生一些意想不到的问题。不过，这些偶然因素不能觉定事物前进的发展方向，我们还是能解决所出现的问题的。所以，要解决这些问题，就要求秘书人员要有扎实的
基本功，熟悉办会的各项流程，灵活的处理问题的方式。具体来说，会前工作容易出现以下这些问题，同时从下面的谈论中我们也给出了解决问题的方法，这些都是值得秘书人员注意的：
（一）会议议程的安排
根据会议的要求和内容拟定会议议程。会议议程是一次会议活动顺序的总安排。在编排议程的时候，应遵循以下原则：
1按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。这样做即使在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但那些紧要的已被处理，不紧要的议案可另择时间处理或并入下次会议集中处理。
2每一次议案应预计所需的处理时间，并明确的标出来。也即在议程中明示具体的某一时间段探讨什么议案。
3制作会议议程，包括标题、题注、正文、落款。标题由会议全称加上“议程”二字组成。如; “xx公司商品交易洽谈会议程”法定性会议应当在标题下方说明该议程通过的日期、会议名称。
如：xx年xx月xx日第x界全国人民代表大会第xx次会议预备会议通过。一般性会议一层注明会议的起讫日期，如:2008年5月5日——2008年5月10日。其正文简要概括地说明会议每项议题和活动的顺序。
（二）会议的日程拟定
会议日程是指在一段时间内会议进程的具体安排。一般用简短的文字或表格形式将会议的具体活动顺序列出。要求在会议召开前将每一项活动的时间安排、具体地点和要求（包括吃饭、娱乐等集体活动）以表格或文字的形式打印出来，提前发给与会者，让大家心中有数。安排会议日程应注意的事项:
1掌握重要人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。一般会议都会邀请一些嘉宾，如政府官员、著名学者、企业家、明星或国际友人。这些嘉宾是否到会直接关系到会议的效果。因此，安排会议日程时嘉宾的时间安排一定要处理好。
2会议的日程安排要科学合理。要控制会议的总会期，会期不能太长。会议期间要有适当的休息。通常每隔一个半小时就要休息一次。避免会议过长造成人员疲劳。会议的安排上要保
证在最佳时间开会。如：应在上午多安排报告、演讲，下午则以讨论或参观为宜，而晚上则适当安排娱乐活动或非正式讨论（酒会等）。
（三）与会人员的确定
选择和确定与会者是会务准备工作中较困难的一项工作。秘书人员应根据领导的指示和要求，经过反复考虑，查对后提出与会人员的名单，并请领导审定。需要注意一下几点:
发布评论