如何做好会务工作
自从有了组织，就产生了会议，经过氏族，部落，部落联盟以及国家的漫长发展过程。今天，会议已经成为现代社会发展政治活动，经济活动，文化活动和其他活动的重要方式之一。大到国际争端，经国大业；小到基层单位的具体问题，都经常通过会议解决。会议期间的会务工作，是指从会议筹备到善后处理的一系列工作，也就会用到管理学的各方面所学到的知识，大到协助领导制定总体方案，小到车辆调度；从会前的准备，到应付会议最后可能出现的变化，一切大小事物，都少不了会务工作，会务工作的要求是：充分准备，严密组织，服务周到，确保安全。
一、会议准备工作
良好的开端是成功的一半，会议准备得充分，是取得会议成功的前提，会务人员要认真负责，缜密地考虑会议的每一项关键环节；而且要设想可能出现的问题，订出补救措施，做到不出或少出突发事故。
（一）安排议题，确定步骤：议题是会议需要讨论的问题，它反映了会议的目的和任务，是每
次会议首先要研究的，安排议题的原则是提交的会议议题必须与所开会议身份相适应，也就是说，提交会议讨论的议题一定要符合该会议的讨论标准。
1.安排议题要注意三点，一是一次会议议题不能安排过多或少，一般安排一个主要的，和一两个次要的为宜。二是要讨论同类性质的问题，不能把属于不同体系的问题同时拿到会议上来。三是把保密性较强的议题放在会议后面，这样便于让有些人退席，议题安排后要审核，最后交领导审定。
2.安排完议题后，还要确定议程、程序、日程，也就是会议步骤。议程是对已确定的议题列出先后顺序，是程序的基础。程序是对会议各项活动按先后顺序做出的安排，日程是对会议活动的蓝图，是会议有条不絮地进行的保证，一旦确定不得随意改动。
（二）拟订与会人员范围或名单：什么人应当参加什么会议，决定权在于领导，会务人员在接受委托后，可以提出参加会议的名单，由领导选择，决定。一般来说，与会人员是固定的，但是，在不少情况下仍需要会议人员提出名单，送主管领导审定。
（三）发会议通知：发会议通知一要及时，保证人员按时参加；二要准确，防止重复，错发，
漏发。除日常工作外，对大中型会议的通知应发书面通知，尽量不用口头或电话通知，通知必须简明扼要，并应具备8要素：会名、内容、开会时间、日期、地点、与会人员、入场凭证和报到时间及地点。代表须携带的文件或其他特殊要求，也应写入。有时，为了让与会人员充分作好准备，在正式通知之前，可先发预告性通知。
（四）准备会议文件和材料：会议文件是一种非正式文件，是正式文件的基础和草稿，是提请会议讨论的客观对象，会议文件包括会议正式、参考和阅读文件等。能否准备好文件，特别是主要文件，对开好会议有着至关重要的影响。为了确保会议文件的质量，提高会议效率，会务工作部门应于会前对有关部门送来的会议文件进行初步审核，然后领导提出意见。分发文件时还应注意，尽量避免把许多文件堆到一起同时发给与会同志，秘密性文件要编号分发，登记签收。
（五）选择和布置会场：开会要借用一定的场所，会场各方面条件的好坏、舒适程度的高低，对于与会人员的心理起着不可忽视的作用，而与会者的心理状态，直接影响到会议的效果，因此要重视会场的选择和布置。
（六）排列座次：会场座次对主席台来说，有前后左右之分，因此要合理的排列，其他与会
者面对主席台，可按汉字比划，地理位置或行业系统排列。座位上要摆置名片，座次需报领导审定。
（七）做好后勤服务：对会议的物资、资金、与会人员的住宿、膳食以及交通等后勤服务做到完善。
（八）进行全面的会前检查。
二、会议期间工作
会议期间是会务工作最活跃的阶段，这时工作的中心任务就是掌握会议动态，协助领导指挥和控制，并且通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着即定目标进行。
（一）签到：会务工作签到是与会人员到会时的第一件事，为准确了解与会人员的出席情况，会议开始要做好会议签到工作，迅速统计出席、列席和缺席人数，报告大会主持人。
（二）热情接待会议成员，引导就座：大中型会议，一般设专门接待员，他们要预先熟悉与会者的名字、职务、单位及住房号码，以便快捷地把他们带进会场。会后及时向他们指示住房去处，会务人员要始终热情、彬彬有礼、服务周到，保证会场安静、按时召开。
（三）安排发言：安排发言的决定权属于大会主席团的有关领导，但是，会议工作人员可能被委托提出意见，供领导审定，安排发言应当考虑三点：1.注意地区平衡；2.注意各级领导的平均；3.注意主题的平衡。
（四）做好会议记录：不论规模大小的会议都应该有记录，真实的记载会议的情况，客观的反映会议的内容和进程，可以为以后的分析研究会议内容提供依据。因此，会议记录是重要的文字档案材料，也是会议简报、纪要的原始根据和素材。会议记录方法有两种：摘要记录和详细记录。会议记录要求真实、准确、完整，不得随意增加和改动。
（五）调派车辆：会议即将结束时，要赶紧调派车辆，保证会议代表坐上车、坐对车。
三、会议善后工作
（一）送走与会人员：会议人员要预先登记与会者返回日期和乘坐的交通工具，代购机票或车船票，保证他们在会议结束后及时返回，个别要暂留的，要安排食宿。
（二）处理遗忘的物品：要尽快与失主联系，及早送还，若距离远，可用邮包寄送。
（三）完善会议工作：取走会场剩余的物品、视听设备，向单位接待员汇报全部物品得失情况，还要做会议财务结算。
（四）打印会议记录：要趁着会议在头脑中仍然清晰时打印会议记录，打印前要送会议主持人审查并签字，然后精心编排。
（五）会议决议的传达，催办和贯彻情况的反馈：情况的反馈看来是在会外，实属会内的一个环节。因为会议本身只是一种工作方式，从属实际工作，所以此环节是会议工作不可忽视的一个特殊环节，实际上也是对会议成果的检验。
四、会议的保密工作
任何会议，都有一定的机密性，都应该有一定的要求，必要时还应该制订严格的保密制度和保密纪律。
（一）会议保密工作的涵义：会议文件的保密工作，是会议保密的重点，应该与会议文件起草人员采取有效的保密措施，达到不外传，不丢失的要求。鉴于会议文件都掌握在与会人员和印刷人员之手，因此文件保密的主要任务是告诉持有文件的人员提高警惕，加强保密观念，
严格执行保密制度，及时清点文件，养成良好的习惯。对文件失密事件，要严肃处理，不得迁就。
（二）保密工作内容： 1.会议召开时间、地点、与会人员范围；2.会议议题、内容、活动日程安排；3.会议文件、材料等；4.会议记录、纪要、简报等；5.尚未公布的领导在会议上的讲话；6.会议照片、录象、录音等；7.其他一切应当保密的会议事务。