会务工作是学校办公室日常工作的重要内容。学校办公室的会务工作范围包括根据部门职责和校领导授权主办、承办或协办的各类会议。
一、会务工作的基本要求
1.明确职责，合理分工。属于办公室职责范围内的事务不推诿，不属于办公室职责范围的事务不包揽。办公室内部，一般根据岗位职责分工安排相应工作。
2.周密安排，动态管理。制定会务方案既要关注会务的整体安排，也要注意细节处理。会务方案确定之后，重视做好动态检查，确保工作落实到位。会务工作结束之后，做好总结。
3.热情服务，节俭办会。应该提供的服务必须做到，能够提供的服务尽量做到。处理好简朴节约和隆重热烈的关系。
4.遵守纪律，加强协调。工作人员要严守工作纪律，对涉密会议内容与材料要严格保密，服饰、仪表、言行要与会务要求相适应。工作过程中要服从指挥，注意整体配合和相互衔接。
二、会务工作的基本要素
会务工作一般需要明确以下内容：会议主（议）题、时间地点、出席人员、会议通知、会议材料、会议接待、会场布置、会务协调、检查督办、工作总结和其它事项。会务工作一般包括会前准备、会中服务和会后工作三个环节。
三、会前准备的主要内容
1.了解掌握会议主（议）题、召开的时间、出席范围和人数，安排会
议场所。
2.发布会议通知。通知内容主要包括主（议）题、时间、地点、出席范围和其它需要提醒的事项。通知的方式主要包括列入学校会议安排表、在校园网公布、电话通知、通知和书面通知等，根据会议的需要采取一种或多种方式的通知。
会务工作通知送达的情况和拟出席情况应及时向办公室负责人报告。
3.邀请领导嘉宾。如邀请上级领导及来宾与会，要提前制发邀请函并在会前汇总反馈情况报有关领导。根据需要，安排车辆接送事宜。
4.准备会议材料。会议材料主要指会议文件、与会人员席卡、文件袋等涉会材料与物品。在会议召开之前，提交领导审定后付印。
5.落实会场布置。根据会议要求做好会场布置。主要包括：（1）主席台布置。包括主席台座次和席卡、会议材料、话筒、茶水等;（2）会场环境。包括会标布置、绿植摆放、音响设备、灯光空调等；必要时，安排就座区域分布;（3）落实服务人员。包括签到服务、材料分发服务、茶水服务和其它应急服务。
6.安排会议接待。根据会议需要，做好接站、食宿和返程票务安排等。大型会议要制作接送安排一览表、食宿安排一览表。根据会议情况，做好参观安排等工作。
7.发布新闻信息。通知党委宣传部，做好新闻宣传工作安排。如有必要，安排专人做好会议记录，做好编印会议简报的准备。
8.协调会务工作。重大会议或会务准备工作涉及多个单位和部门的，需要召开协调会，落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、
任务、期限；明确责任部门、责任人。协调会前，一般应提出工作分工预案。
9.检查会务准备情况。会务准备工作布置后，要重视动态的检查监督，对没有及时完成规定任务的，要及时采取措施加以弥补。
四、会中服务的主要内容
1.检查会场布置情况。提前开启空调设备。重点检查音响等设备、主席台的布置情况。
2.检查服务人员就位情况：（1）检查签到准备工作，签到处负责人员应该提前到位，做好签到准备工作;（2）检查迎领、礼仪等其他服务人员就位情况;（3）检查休会期间茶点服务等。
3.检查会议记录人员到位情况。记录要准确、完整；重要内容要记清原话；必要时要做好录音准备工作。
4.检查摄影、摄像等新闻采访人员的到位情况。
5.做好与会人员合影的各项准备工作。
6.做好会议的安全保卫和医疗保障工作。
7.编印会议简报。
8.编印会议通讯录。
9.做好与会人员返程的相关安排。
五、会后工作的主要内容
1.分发与会人员照片、通讯录。
2.安排相关人员、车辆为与会人员送行。
3.做好会议记录及相关材料的整理归档工作。
4.落实会议形成的决议，明确专人协调落实，必要时予以督查督办。
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