办公室H作之会务规范（含接待工作流程和
涉密档案管理）
一、接受会议指令
办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，根据接到会议的指令和领导的有关要求，记录内容主要包括：会议名称、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、会议文件资料准备、会场布置、安全卫生、新闻报道、典型发言、颁奖以及其它，做到全面掌握情况，做好相关准备工作。
二、会前筹备
（一）会议通知
1、重要会议应发书面通知；电话通知的，应拟定简明扼要的通知稿。
2、通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注意事项等。
3、通知范围：参会领导、其他参会人员、相关部门。
4、通知下发后，应掌握应到会人员拟出席、请假情况并及时向领导汇报。
（二）会议文件准备
由相关单位负责会议文件的准备，对需向会议提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发。会议文件主要有：
1、会议主体文件，包括主持辞、决议、领导讲话等。
2、会议程序文件，包括议程文件、日程安排等。
3、会议管理文件，包括会议须知、作息时间等。
(三)会场布置
布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。
1、会场装饰
(1)根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉。
(2)根据会议需要悬挂标语等。
2、会场座次排列
(1)主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，无论人数单、双，均以最高领导为中心，然后依先左后右次序排列。如领导对座次安排有特殊交待，按领导意见办。
(2)标识座次的方法，采用在主席台或会议桌上摆放座签、在与会人员入场券上注明座次等方法。
(3)重大会议，印制座位图表，经有关领导审定后发给有关人员。
3、其他要求
(1)会场要考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项。
(2)会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净整齐、颜统一。
(3)座位牌要统一、规范、醒目，摆放要整齐。
(4)会场内音响、话筒、灯具等应提前2小时调试，会前10分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品，随时应对突发情况。
4、特殊要求
(1)对表彰类会议，根据需要安排礼仪人员、音乐等。要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥。
(2)对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知。
(3)涉密会议，应按有关保密规定和通知要求办理。
(4)重要会议会场应提醒与会人员关闭移动通讯工具。
(四)住宿、就餐安排
1、住宿。提前统计好住宿人数、性别、民族、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方案等。
2、就餐。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前2天确定就餐地点、食谱，安排卫生防疫，制作餐证等。
(五)新闻报道工作
根据会议需要，校宣传部、办公室做好新闻报道工作,会议新闻稿件应经有关领导审批。
会务工作
三、会前检查
会议召开前，对上述会议准备工作进行检查，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保会议按时顺利召开。
四、会议报到
会务工作人员应至少提前30分钟到达会场并做好以下工作:
1、会议签到。要求与会人员本人签到，报到完毕后，应及时汇总情况，向有关领导报告；会务工作人员在会前5分钟，对没有到会人员进行催促。
2、发放文件、资料。
3、会议开始前，引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。
五、会中服务
1、会场服务人员应稳重大方、礼貌用语，适时搞好会场服务。
2、会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。
3、做好会议记录，记录应真实、准确、完整。
六、会后工作
1、会议结束后，应疏导与会人员离开并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室等。
2、收回会议文件。对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。
3、会议文件的归档。将形成的所有文件包括通知、记
录、签到表等文件整理归档。
办公室工作之接待工作流程
接待工作是办公室的一项常规性工作，接待工作水平高低能够集中反映学校的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力，同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。学校办公室接待工作的总体要求是：服务周到，耐心细致,规范有序。