一、工作目标及主要任务
二、人员安排
负责人：刘芳
三、会务准备
一场景布置协助广告公司：
1.140周年华诞展及各专科展牌；
2彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等；
3音响的调配；
4相关歌曲的准备国歌、院歌、背景音乐等；
5新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作；
6“千人宣言”仪式的准备工作；
7颁奖证书的准备；
8院庆工作牌的统一制作;
2. 会场座椅的摆放按不同颜座椅区分ABCD区,方
3. 摆放主席台；
4. 准备嘉宾名牌；
5. 准备嘉宾胸花院外所有嘉宾、附院院庆小手旗；
6. 摆放矿泉水；
7. 准备会议资料及礼品装袋；
8. 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏；
9. 会场卫生间的指示牌通知资产管理部做好清洁卫生工作;
▲资料袋内物品：
1产品介绍
2座谈会专题片DVD
3座谈会活动手册
4纪念品
二嘉宾接待
刘芳 姜芳榕
1. 庆典大会当天提前到大会现场,熟悉嘉宾坐席；
2. 迎接嘉宾,指引嘉宾到报到处签到协助礼仪小及义工；
3. 协助嘉宾领取会议资料及礼品,指引嘉宾就坐协助礼仪小及义工；
4. 所有嘉宾入场完毕,工作人员到指定区域就坐；
5. 庆典大会结束,工作人员指引嘉宾离场乘车;
三嘉宾签到 刘芳
1.负责嘉宾签到准备嘉宾签名册或签名卷轴；
2.及时核对到会嘉宾名单准备一份参加庆典嘉宾名单；
3.准备文房四宝若干,以便有需要的嘉宾题字；
4.负责会议资料及礼品的发放及保管工作;
注：前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾,不再签到及发放资料袋,只在会场摆放议程单张;
四应急工作 刘芳
1. 负责因天气等原因主会场转移工作；
2. 在附院礼堂做好备用会场的准备工作；
3. 突发事件的紧急处理协同院庆活动应急组；
4. 现场保健医生及常用药品的准备；
5. 由附院员工组成观众预备队伍,约100人,在现场观众过少时到场就坐,避免冷场;
四、时间安排及分工
根据工作内容,会务组分为后勤保障小组、礼品小组,分别负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作,礼品设计、制作、发放等工作,座谈会接待、引导工作;具体时间安排及分工如下表：
时间 | 工作任务 | 负责人 | 工作小组 |
11月1日 | 确认住宿事宜 | 刘芳 | 保障小组 |
11月5日 | 礼品初步设计 | 刘芳 | 礼品小组 |
11月6日 | 会场确认 | 刘芳 | 保障小组 |
交通用车检修 | 刘芳 | 保障小组 | |
11月9日 | 礼品制作 | 刘芳 | 礼品小组 |
会场环境、交通、医疗、食宿再检查 | 刘芳 | 保障小组 | |
11月10日 | 会场布置 | 刘芳 | 会务组全体 |
礼品、会议材料分装、检查 | 刘芳 | 会务组全体 | |
接待人员具体工作安排 | 刘芳 | 会务组全体 | |
11月26日 | 接待座谈会邀请与会人员 | 刘芳 | 会务组全体 |
会场、论坛会场最后布置检查 会务工作 | 刘芳 | 会务组全体 | |
会议礼品、材料到位 | 刘芳 | 会务组全体 | |
4．参加宴会人员引导如果需要 | 刘芳、姜芳榕 | 保障、接待 | |
11月27日 | 庆典会议服务 | 刘芳 | 会务组全体 |
座谈会邀请与会人员吃住行服务 | 刘芳 | 会务组全体 | |
10月27日 | 座谈会邀请与会人员离会服务 | 刘芳 | 会务组全体 |
会场后续工作 | 刘芳 | 保障小组 | |
与会人员礼品发放 | 刘芳 | 礼品小组 | |
注： 把握细节规范办会
会务工作是办公室的一项经常性工作,会务工作的好坏,直接影响到会议的质量和效果,而会务工作能否做好,往往取决于对细节的把握;在办会工作中,一个通知的发放不到位,一个座位的安排不合理,一个话筒的声音不正常,一个资料的装订不齐全等等细节上的问题,都会使会务工作不到位,给会议的质量和效果带来影响,所以要搞好
办会工作,就必须以细致的作风,对会务工作中的细节细心观察,潜心把握,精心组织,实现精益求精办会的目标;具体来说,要从细节上做到“三个到位”;一、从细节上做到会前准备到位
组织一次会议,会前准备到位是关键,只有会前准备充分,才能保证会议的顺利召开;会前的准备工作是由若干细节组成的,在做会前准备工作前,就要充分考虑各个细节,并根据考虑到的细节制定好会务工作方案;制定会务工作方案本身就是一个细节,注重这个细节就能发现并把握其他方面的细节,完善会前准备工作,提高工作效率,减少工作中的失误和差错,特别是召开紧急的大型会议等,尽管时间要求急,但磨刀不误砍柴工,制订了方案,就不会造成手忙脚乱、头绪不清的局面,避免出现差错甚至返工等现象;在制定会务工作方案时,要根据会议的规模、层次等,考虑会议有哪些细节上的要求,如会标的制作、会议通知的发放、座次的安排、资料的发放、会
场的布置等等,要把这些细节上的内容安排到人、责任到人;制定一个完善的会务工作方案,往往能收到事半功倍的效果,如今年召开的XX考核工作动员大会,其会务工作时间紧、任务重、标准高,要求在极短的时间内搞好会务准备工作,为此,我们在制定方案时潜心把握细节,除考虑到会标制作、通知发放、座次安排、资料发放、会议签到、会风督查等细节上的内容外,还吸取党代会会务个别细节上不到位的教训,为确保正常供电,会前三次与县电力局联系,在安排座次时,由于会场座位不够而需要加排座位,我们考虑到若安排不好将影响与会人员的情绪,便与党校等单位联系,搬来统一的会议椅作为加排,并通知安排坐加排的与会人员,向他们说明情况,做好解释,得到了与会人员的理解和支持;象这样的细节问题,在会务工作中经常出现,只有细节考虑具体、安排到位,在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容,从而保证会议质量和效果;
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