所谓会务，就是会议事务性工作的简称。一次成功的会议，对工作的开展、事业的发展、社会的进步，有着不可估量的作用。而要开好会议，达到预期的目的，必须做好会议的筹办工作，对会议进行组织安排，并向会议提供必要的服务，保证会议按计划进行。下面，结合工作实践谈谈做好会务工作的基本套路和诀窍。
一、会务工作的基本套路
会务工作的事项和套路，主要根据会议的类型而定。会议的类型繁多，从会议规模来看，有大型会议、中型会议、小型会议。从会议议题来看，有综合性会议、专业性会议、专题性会议。从会议的形式来看，有例会、临时性会议、电话会，还有多种多样的现场会。从会议的功用来看，有商讨、决策性会议，如常委会、党委全会、首长办公会、各专业领导小组的领导成员会等；有部署工作性会议，如党委扩大会议；有交流表彰性会议，如基层建设经验交流会、先进党组织和优秀党员事迹交流和表彰会、为授予荣誉称号的单位和个人召开的命名大会等；有报告、动员性会议，如传达贯彻上级会议或指示精神的报告会、先进单位和个人事迹汇报会、发动开展某项活动的动员会等；有调查研究性会议，如就某些问题所举行的汇报会、座谈
会和研讨会等；有选举性会议，如为选举全国人大代表而召开的全区军人代表大会、为选举党代表大会代表而召开的党员代表会议、为选举新一届党的委员会和党的纪律检查委员会而召开的党员代表大会等。由于会议的作用和规模不同，会务工作的重点和要求也必然各有侧重，但基本的工作套路大同小异，一般分为会前准备、会间服务、会后处理3个阶段。
(一)会前准备阶段。除例会和小型会议及不安排食宿的短会，准备工作可适当简化外，一般会议都要根据实际需要，在会前做好以下13项准备工作。
1、制定会议方案。对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。
2、拿出会务工作实施计划。主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办部门归归类，按时间顺序排排队，开列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。
3、组织召开协调会议。较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组成会务工作班子，召开会议筹办工作协调会。会务工作班子一般设秘书、材料、保障和新闻4个组。中型或小型会议可不设组，固定几个人分管几个方面的筹办工作即可。召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达或印发首长审定的会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充《会务工作实施计划》，协调一些交叉和难度较大的工作，有针对性地提出要求，明确分工，责任到组到人。
4、印发会议通知。召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。
5、印制会议票证。大中型会议对正式出席会议的人员要发给出席证，列席会议的人员要发给列席证，会议工作人员要发给工作证，进行选举等其他重要会议，还可印制使用印有座号的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议，还要印制车辆通行证。各种票证颜
要鲜艳，且互相区别，以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好，出席证、列席证、工作证一般在报到时核发，座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签，最好用摆设座签的方法取代座次证。
6、准备会议用品。本着勤俭节约的原则，按照会议方案中的预算，为与会人员购置文具等会议用品。文具一般包括文件包(袋)、笔、本等。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有选举任务，要提前准备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。
7、印制与会人员和工作人员名册。住房分配、餐桌划分、电话安装、座签填写等，都需要依据人员名册办理。为节约时间，可采取“”和“报”相结合的方法，即以往会议名单或其他资料，提前拟个名单，下面报名单时，进行对照修改即可。在掌握了大部分人员名单之后，即可印制少量非正式名册，发给工作人员用。正式名册出来后，要及时调换，防止不太准的名册扩散后引起误解。
8、印制《会议须知》。《会议须知》一般包括6个方面的内容：即日程安排、会议编组、作息时间、会务组等会议保障人员的住室及电话号码、文化生活安排、注意事项。会议编组主要根据会议的任务确定，可以按单位划分，也可以按业务系统编组，每组要确定一至二名
召集人，如需讨论，要划分每个组的讨论会场。
9、安排好生活保障。主要包括食宿、医疗、安全保卫和通信4个方面。会议方案确定后，要把会议人员、伙食标准及其他服务保障要求及时通知接会的招待所或宾馆。会议报到前3至5天，要督促招待所或宾馆进行会议生活供应的各项准备。，会议报到前1至2天，负责会议住宿安排的工作人员应进住招待所或宾馆，对与会人员的住室、床位和就餐桌位，固定到人，并贴好门签、摆放好餐桌座签。较大型会议都要抽调医生、护士及食品检验人员，设立医疗化验室，抽调安全保卫和执勤人员。还要根据会议需要，增设通信线路，架设电话。
10、筹办文娱活动。文娱活动一般安排在晚间，时间不易过长，以免影响次日开会。会期较长的会议，一般要为每个住室订1至3份报纸，做到会议人员一报到，所订报纸就能发到。
11、设置会场。设置会场主要是两项工作：一是布置主席台，主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒，主席台座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，拿不准的要及时请示。二是会场座区的布设，一般要将正式出席人员安排在会场靠前和中间位置，列席人员和工作人员安排在靠后或两边位置。不可擅自主张，凭想当然安排。另外，对会场的供电、供暖(冷)、音响等设备要全面了解，如无把握，应有应急方案。
12、做好接站准备。依据与会人员报到时所乘车次，印制《接站安排表》，主要列清什么时间、接哪个车次的哪些人、什么车去接、由谁负责等，发给有关人员按表抓落实。
13、进行会务检查。会务工作主要负责或承办的同志，在会议报到的前一天，要对会议的各项筹备工作组织一次全面检查。发现漏办事项或办得不理想的事项，要责成专人、限定时间立即补办或完善，发现其他问题也要随时研究解决，督促各组再接再厉，高标准、高质量地做好各项准备工作，保证会议按期召开。
(二)会间服务阶段。会议从报到之日起即进人会议阶段。会议召开期间要根据实际需要，做好以下12项工作。
1、组织好会议报到。安排接站人员和车辆，及时去机场、车站、码头迎候，把参加会议的人员接往会议住处。确定专人，在开会通知指定的报到地点和报到时间内坚守岗位，保证自行到会的人员及时得到安排。对一些临时情况，如与会人员所带司机或亲属朋友等需安排食宿的，报到处要及时掌握，妥善安排。及时核发会议证件、文具和会议材料。及时向分管领导报告报到情况。
2、开好预备会议。会议人数较多、会期较长或程序较为复杂的会议，人员报到之后、正式会议之前，一般应召开简短的预备会议，由各组召集人或工作人员参加，大会负责人或秘书长主持。主要内容是，简述会议筹备情况和开法，介绍会议服务保障安排和打算，征求各组意见和建议，并对如何开好会议提出希望要求。
3、会场组织工作。每次举行全体或分组会议时，会务工作人员都要提前进入会场，首先检查会场设置和设备，然后协助会议主持人做好下列工作：组织与会人员入场、就座；清点并报告到会人数，掌握和随时通知有关人员调控会场音响、温度、照明等；督促服务人员及时送水、倒水；组织会间休息和散会退场；做好其他特殊情况的应急处理，保证大会有条不紊地顺利进行。如会议临时动议需要调整议程，增减议题，扩大或缩小与会人员范围等，也需要随时进行调度，作出适当安排。
4、组织大会发言工作。会议安排有大会发言的，会务组要和材料组共同做好发言的组织安排。如会前已排定发言名单，准备好发言稿并已印有材料的，届时组织有关人员发言即可。如会议期间临时确定安排发言的，应通知有关人员抓紧做好发言准备，并将发言题目收集整理，呈主持会议的领导人审定。发言顺序一般按编制序列，也可按发言内容排列。要及
时按发言顺序提前把发言人请到前台或台侧就座，以免临时喊人、出入耽误时间。对没有形成材料的发言，在发言后一般应将其发言稿留下，以便随后印发或留存备查。对重要会议的大会发言，还应组织试讲。
5、会议主持词的撰写。主持词有时由材料组负责，有时由会务组负责。即使由材料组负责，会务工作人员也要及时了解掌握。会议安排的变动、学习讨论的重点、传达贯彻的意见等，一般是通过首长的会议主持词来公布和明确的。尤其是会议进行选举或表决等事项，会议主持词实际等于会议的“脚本”，会务工作人员必须熟悉主持词，才能协助主持人顺利完成会议预定议程。
6、做好会议记录。要确定专人做好会议记录，包括全体会议记录和分组讨论情况汇报会记录。全体会议记录的要求是：没有印发材料的要分别依据重要程度做详细记录或摘记大意与要点；已印发材料的，要着重记录讲话人作出发挥、增补或解释的地方，作为已印发材料的补充留存。重要报告、讲话要录音、录像。领导人的即席讲话，重要的也要录音，以便事后按录音整理出讲话稿。
会议记录要使用专用的会议记录本，力求真实、准确、完整，不遗漏主要观点，不改变讲话
原意，有争议之处也要照实记录，客观地反映会议的内容和进程，为日后查考提供依据。
7、分组讨论安排工作。分组讨论前，首先要协助各组落实好讨论场所，与各组召集人或工作人员保持联系。分组讨论时，会务工作人员一般应分头参加各组的讨论，掌握第一手资料。如果首长要分头参加各组讨论，要注意做好协调、分组、通知等工作。分组讨论的发言一般由各组工作人员负责记录，通过召集分组讨论情况汇报会、碰头会或收集各组记录本的方法加以汇总整理，向有关领导报告。
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