1.基本原则
1.2、各部门是会议的具体组织实施部门，在年度会议召开后，负责将各系统年度会议计划报送至综合办，由综合办汇总并经项目经理批准后上报公司机关。
1.3、各部门应本着“三短一简”的原则，增强会议管理的计划性和规范性，严格按照年度计划召开会议，提高会议效能。如计划有变，会议主办部门应及时请示分管领导、主要领导同意，并将会议变化情况报办公室备案。
2.会议分类
2.1 一类会议
2.1.1 年度会议
包括项目党代会、民主生活会、年度总结会、年初开工生产会、安委会、年度活动分析会。年
度会议召开前应征求班子成员意见，报请项目经理同意。其中民主生活会由工会牵头、党代会由党建办牵头、年度总结会、年初开工生产会由办公室牵头各部门配合、年度经济活动分析会由商务部牵头、安委会由安全部牵头。
2.1.2 项目部决策层会议
包括班子会、党委会、务虚会等。决策层会议召开前牵头部门应征求班子成员意见，报项目经理经理同意；班子会由办公室牵头，民主生活会、党委会由党建办牵头。
2.2 二类会议
2.2.1 周期性会议
包括月度工作例会、月度生产会、季度经济活动分析会。其中月工作例会由办公室牵头、月度生产会由工程技术部牵头、季度经济活动分析会由商务部牵头。
2.2.2 专业系统会议
按照上级要求召开的各专业系统会议。专业系统会议应征求分管领导意见，报项目经理同意
后召开，专业系统会议由归口部门牵头。在项目部工作会召开后，各部门应当将当年度的专业系统会议计划报综合办汇总。
2.2.3 各类培训、检查、调研、评审、观摩、验收等会议
由归口部门牵头，报分管领导决定。如此类会议参会人员涉及多位主要领导的，归口部门应至少提前一天告知综合办，由综合办统筹协调。
2.3 三类会议
各部门内部工作例会由部门负责人全权负责。
3.会议分工
— 3 —3.1 职责分工
3.1.1 会议归口部门负责拟订会议方案，制订会议预算，通知参会人员，搜集、准备会议资料，进行会场布置、与会人员签到、整理会议录音、撰写会议纪要及宣传报道。
3.1.2 综合办公室负责协助归口部门确定参会领导，发布会议通知，协助进行会场布置，安排参会人员食宿、出行。
3.1.3 党建办为会议宣传部门，负责会场拍照，审核、发布和上报宣传报道，原则上报道应在会议结束后两天内发布。
4.会议流程
4.1 会前准备
4.1.1 拟订会议通知。会议归口部门根据工作需要或领导要求拟定会议方案，会议方案应明确下列主要内容：
a.会议议题：包括会议任务，需提交会议讨论、审议和决定的事项等；尤其是强调部门在提交班子会议题之前务必要与分管领导充分沟通，充分熟悉议题，填写班子会议题申请表，分管领导签字后方可上会，否则不予上会。（见附件2.班子会议题提交申请表）
b.会议时间、地点及与会人员；
c.其他事项。
务虚会议4.1.2 制订经费预算
一类会议中的年度会议在会议方案（即会议通知）之外，归口部门还需制订会议经费预算，预算内容包括参会人员就餐、资料装订等费用，预算由项目书记审核，报销会议费用时必须附上会议预算。
4.1.3 发布会议通知
a.一类会议的会议通知由归口部门拟订后经分管领导审批，项目经理签发后，由综合办在里发布；二、三类会议通知经分管领导、项目经理签发后，由归口部门发文专员自行发布到项目里。
b.通知发布后，归口部门必须以电话或短信形式通知参会人员准时参会，以确保通知到位。
4.2 准备会议资料
4.2.1 会议资料包括会议议程，提交会议讨论的文件、领导讲话、经验交流材料以及其他辅
助材料。
4.2.2 会议资料由会议归口部门负责撰写并经项目领导审核，一类会议会议资料由分管领导审核，报项目经理同意；二类会议会议资料由分管领导审核，根据分管领导意见报项目经理审批；原则上任何报送至上级单位或者外部单位的会议资料，均须经项目经理审核通过。
4.2.3 年度会议、各类培训、检查、调研、评审、观摩、验收会议原则上需装订会议资料，并制作 PPT。
4.2.4 周期性会议应根据会议需求制作文字和 PPT 汇报资料模板。
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