文秘的基础知识
文秘的基础知识
人类在创造了文字的同时，就开始用文字进行交流，用书面语言来记录事件、发表议论、抒发情怀，文秘的基础知识。随着时代的不断进步和人类的探索和总结，逐步形成了几种相对固定的书面语言表达方法，即记叙、议论、说明、和抒情，古今中外的所有用文字记录的文体都离不开这几种基本表达方法。在我国，无论是古代的先秦文学如诸子散文、诗经、楚辞，还是唐诗、宋词、元曲、明清小说或其他文化现象中的各种文体，也无论是近代还是现代文化现象中的各种文体，都离不开以上几种表达方法。当然，并非所有的文体都用这几种方法，在文秘工作中占重要部分的公文，就只是多用记叙、说明和议论，甚至连议论也用得很少，抒情和描写两种方法几乎不用。在这渊远流长、博大精深的文化领域中，虽然文秘涉及的范围很广：党政机关、军队、企事业单位、人民团体等凡是有人的地方都无处不在，但它仅仅是沧海一粟。而就是这小小的一席之地，在人们的书面语言交流中起着举足轻重的作用。我们在座的都是从事企业管理的，虽不是专职文秘工作人员，但所做的工作中，有相当一部分涉及文秘工作，因此学习和探讨文秘工作十分必要。我今天讲的，有的教科书上有，有的教科书上没有，是根据本人从事多年文字和新闻工作积累的点滴经验，并且，也是从本公司常用的、最基本的文秘工作出发，注重于实用性和可操作性，秘书工作《文秘的基础知识》。因时间仓促，准备不充分，如有谬误，以教科书为准。
在一个企业中，文秘工作具有十分重要的作用，相关政策法规的宣传贯彻、老总的指令、公司的决策、企业的理念、员工的声音，规章制
度、信息传递、社交关系、沟通联络等等，都会在文秘工作中体现出来。换句话说，企业文秘工作对内，在一定程度上可证明企业的实力，尤其是体现企业的文化底蕴，规范化运作程度；对外，可以扩大企业知名度，展示企业形象。为什么这样说呢?以文秘工作中最基本的部分公文为例，一份好的公文，对受文单位来说影响重大，如果是质量较高的报告或请示类上行公文，可引起上级的高度重视，如果是通知、规定之内的下
行公文，可发挥较好的指导监督作用；如果是公函、倡议、挑战书之类
的平行公文，受文者一定不会等闲视之，而会慎重对待。当然，好的公文不仅是内容，形式也很重要。形式即格式，一般说来，公文的格式是相对固定的，如果我们的公文格式不规范，内容再好也会影响到受文单位或
个人的接受程度，最起码第一印象就不好，一是认为发文单位不正规，其二是认为不严肃，对受文单位不尊重，特别是上行文，有些一看就不规范的公文，也许上级领导连看都不会看，或者看一眼就扔在垃圾桶里了。
谁还愿为你解决问题和矛盾?由此可见，企业文秘工作对于企业的发展
和壮大息息相关。
文秘工作范围较广，包括公文写作、公文处理、档案管理等等。这里的学问很深，大学里有专门的学科，我们没有时间和精力、也没有必
要去深究，从我们的工作实际出发，只肤浅地探讨一下我们平时所涉及
的文秘工作。
〔文秘的基础知识〕
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秘书的工作岗位分为公司秘书、机关公务员。
一、秘书应是领导的助手，协助领导安排并督促日常工作。
如：安排会议，领导的日程安排，安排接待方案
二、秘书要不断提高工作能力，能熟练起草、写作文件，有扎实的
中文水平。根据不同的工作环境和要求，最好能有较好的外语水平。
三、秘书也是领导的参谋，协助领导收集资料、参与一些事宜的思考，从领导的角度去为领导设想问题、处理问题协助领导做决策。
四、处理文件。收、发文件，文件存档等。
五、对秘书的要求：多学习、人品好、正派、有文字功底、能熟练
操作现代办公设备、有内含、保守密秘。
办公室行政秘书工作内容与责任
A、打字速度以每分钟60个单词的速度按照适当的格式准确的将
来自以下各个方面的指令打印成文件：口头指示、录音内容、手写笔记
或正式笔记、总经理的手写材料、手写会议纪要等；打印通知、会议议程、工作日程和其他以下内容材料；打印商业协会调查；汇总和打印经
营报告和其他各种报告、包括文本和表格；打印从报刊在职上摘选下来
的文章；整理和打印信件、备忘录、问家副本以及其他要求打印的文件;
B、接待当面或通过电话核定已经签订的合同，热心地帮助来电话者和来访者；回答打进来的电话，转达消息、提供信息或将电话例行转给某人；接待来访者，提供信息或直接将客人引到相应的办公室或个人处；作为主人在客人等待期间提供临时服务；操纵自动应答设施；与来电话者及来访者保持一种合作的态度
C、计划安排对工作日程惊醒有效管理、包括对约见、会议、旅行以及其他此类活动的安排；对工作日程进行安排；为总经理、董事会成员和其他人员约见会面人员；为办理出差补贴作好准备；协助进行年度会议的安排；为保证在职培训计划的实施等等
总经理的秘书:
1、负责协助总经理处理日常事务，对其他行政和业务方面的工作提供行政支持;
2、负责筹备公司各种管理例会，做好会议记录;
3、负责应接电话，应答内外咨/询，做好外来人员的接洽;
4、负责接待总经理客人来访;
5、负责总经理文件，信件，函电的接收与转达，维护总经理名片簿和总经理交待的相关物品;
8、完成上级交付的其它任务
办公室秘书工作职责
一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
二、负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。