摘要：在办公室工作中，文秘人员发挥着重要作用。作为一个合格的秘书，要做的是在会议上准确记录领导的任务和要求，并整理下发到各个部门。同时，文秘人员能否做到规范撰写公文和材料是判断工作是否合格的标准。因此，办公室文秘工作不仅仅需要优秀的文字表达能力，更需要沟通协调能力，从而更好地进行信息的传达。
关键词：办公室文秘工作；存在问题；措施
1办公室文秘工作的重要性及职责
1.1重要性
办公室秘书的工作主要是为领导提供服务，为领导制定计划，并将每天的工作都记在心里。如果领导有公务外出，秘书要提前组织好有关的工作程序，合理安排领导的工作时间和交通工具。此外，秘书是领导的传声筒，在上级指示时，秘书要以合理的方式传达给各部门。所以，秘书是公司上下之间沟通信息的桥梁，关系到公司的工作和公司的发展。
1.2办公室文秘工作的职责
在新形势下，秘书工作的主要任务是：召开会议、会议纪要、传达、传达；负责协调沟通，规范文件和资料的撰写，配合领导的工作，处理公司的日常事务。文秘工作的责任要求秘书具备全面的素质，既要具备良好的文字表达能力，又要善于理解和沟通，善于与时俱进，善于随机应变。同时，从公司秘书的工作性质上也可以看到，秘书职位的招聘需求在不断增加。所以，秘书工作人员要在新的时代背景下，不断地提升自己的综合素质，培养自己的职业道德。
2办公室文秘工作存在的问题
2.1缺乏明确的工作目的
在当前办公室文秘工作发展过程中，存在办公室文秘工作缺乏明确工作目的等问题，由于办公室文秘人员每天面临着数量繁多、内容复杂的工作任务，需要通过明确的工作目的、目标，提升工作的质量和水平。同时，办公室文秘人员要分析领导对于工作的相关意图，进而避免出现领导意图传达错误和不及时的问题。目前，很多办公室文秘人员在工作的过程中，缺乏对工作内容的统筹规划与管理，也没有通过完善各项工作内容之间的关系，充分分析领导工作意图，提升办公室文秘工作水平，甚至一些办公室文秘人员在工作期间，缺乏对单位
现状的透彻理解和认知，给办公室文秘工作的开展带来不 利影响。
2.2缺乏日常的工作能力
随着企业的发展，各个部门对人力资源的需求日益增长，对高校文秘类专业的人才培养也提出了新的要求。当前，办公室文员的工作能力不足，工作质量有待进一步提升。随着机关各部门工作任务的增多，秘书工作越来越困难，在日常工作和管理中也会出现一些消极的问题。同时，有些企业在招聘文秘人才时，往往忽视了工作能力、职业能力、文化素质等方面的综合考量。文秘人才的招聘需要加强。他们在工作中不能正确地了解工作过程，很难完成更多的工作，从而降低了工作的效率和质量。当前，我国的企业还没有足够的力量来培训现有的秘书人才。若不优化其知识结构，加强其现代工作能力、文化素质，推动其高效地开展工作，就很容易产生误解，从而影响工作的质量，造成工作失误。
2.3企业文秘工作人员综合素质较低
随着企业的不断发展，各个部门的人才需求量呈现上升趋势，工作难度也在不断增加，这样一来导致了两种消极现象的产生。①招收的文秘工作人员专业素质较低，不了解工作流程，
无法负担起巨大的工作量，导致文秘工作效率不断下降。②原有的文秘工作人员知识系统较为陈旧，容易误解领导意图，引发失误现象。
文秘工作2.4创新的意识有待提升
在企业发展的进程中，要坚持与时俱进的发展思想，以优化企业的经营方式，强化秘书工作方式的优化，提高员工的创造力。在新时期，办公室秘书工作仍停留在传统的工作模式上，无法适应时代的发展和企业所处的市场环境。与此同时，以传统秘书工作模式为主导的行政管理工作，不但存在着一定的滞后，而且会使其工作成效不佳。在采用传统的管理方式时，也会给秘书人员带来工作上的安排；在经营等方面，存在着许多障碍，在有关工作方式和内容上没有进行有效的安排。网络时代要求各单位提高对秘书工作的认识，采取措施提高秘书工作的创新意识；通过培训的创造性思维等方式，提高秘书在信息化技术应用、学习等方面的综合素质，使其形成正确的工作观念。一些部门对秘书人才的创新意识不够强，没有从信息化管理、技术能力等方面加强秘书人才的创新能力和创造力。
3办公室文秘工作质量提升的策略
3.1建立和健全奖惩制度
要建立健全文秘人员的奖惩体系，确保公司和机关工作的井然有序，激励员工的工作热情。通过完善的奖励和惩罚制度，可以帮助员工有效地分析和控制自己的工作成效，不断地更新自己的知识，构建一个健全的、公正的竞争体系，提高整个办公室的工作质量，提高工作的效率。处罚机制具有很强的警示功能，可以使工作的效率得到最大程度的提高，能够对工作的各个方面进行评价。在奖励和惩罚的执行中，可以增加系统的科学性和合理性，在完成任务后，还可以通过不断的考核来积累工作的经验，大大的提高了系统的有效性，同时也大大的增强了工作的紧迫感和合作度，让秘书的工作更加的高效。
3.2提升文秘工作者职业能力
要提高秘书工作的质量和水平，就必须加强秘书的专业素质，推动秘书人才的创造性发展，使他们更好地参与到公司的发展和工作中去。首先，要提高秘书部门的文书处理能力，各单位要坚持统一的管理模式，指导文秘人员做好档案登记等工作，并在档案审查上把好收文关，最重要的是明确文秘工作的目的和目标，通过正确理解领导批示；加强对文件内容的分析、传达、分析，提高自己的专业素质和工作能力。秘书可以将所接收的公文归类整理，并按其先后次序，明确其重要性和紧迫性，从而促进文秘工作的规范化发展。秘书必须具备灵
活的思维方法，不能拖拉；不耽误工作的根本要求，就是要强化管理理念的转变，同时要灵活地将文件传递到各个部门。在日常工作中，必须做到细致细致，明确工作目标，有序摆放，强化档案的电子备份，提高档案管理能力和专业技能。秘书应不断提高自己专业的起草工作技能，从文书起草的方式、灵活运用各种文书等方式，提高自己的思想素质和学识，以提高论文的写作质量和风格，以提高自己的工作能力。
3.3充分激发文秘工作者的创新意识
创新是公司持续发展的不竭动力，秘书工作并非一板一眼，而是一种思维模式与工作方法的革新，秘书工作可以采用更加主动、高效的工作方式，提高整体工作的工作效率。要想更好地实现有关的创新工作，必须从以下方面着手：一是要积极促进办公室的工作效率，二是要改进整体工作，二是要加强沟通机制、协调机制等，不断优化工作的环境。其次，要从领导层次上加强对秘书工作的关注，让秘书工作有更大的发展空间，把创新发展的思想融入到日常工作中，以提高工作的能力。
3.4提升文秘工作者的综合素质
在日常工作中，秘书必须不断提高自身的综合素质和能力。各部门要加大对秘书队伍的综合素质和综合素质的培养，定期对其进行培训，提高其对秘书工作的认识；全面理解的内容，也可以通过加强秘书的语言表达；通过合作、沟通等方式，使有关工作更好地进行。办公室秘书要加强自己的业务技能和沟通技巧，加强与其他部门的沟通、互动，以保证秘书工作的顺利进行。在提高秘书队伍整体素质的同时，可以通过组织秘书工作培训、专题会议等方式，提高秘书队伍的创新意识和管理水平。在网络时代，要大力提高秘书人员的信息化素养和信息化意识，必须通过提高信息化管理、信息化管理素养等方式，促进文秘工作的合理开展，充分落实文秘相关工作。
3.5及时与领导沟通
企业的秘书要时刻注意领导的工作动态，及时地传达和处理上级的决策和指令。对企业秘书来说，要加强智力训练，要及时与员工建立有效的交流机制，以最快的速度、最大限度地解决各种问题，提高秘书工作的质量。
3.6树立文秘工作者大局意识
在提高办公室秘书工作质量的同时，必须使秘书员工具有全局意识，具有全局观念，才能促进机关事业的健康发展。同时也要顾及整个单位的利益，避免因为贪小便宜而产生不正当的行为。在日常工作中，要从全局出发，把工作做得井井有条。为确保工作顺利进行，秘书应加强自我管理，增强整体素质，树立全局观念。为了提高工作的效率，秘书在工作中要充分考虑被处理的整体特点，并运用最合适的方式进行工作，以取得更好的工作效果。
3.7优化工作效率
办公室文秘工作者的工作量和工作的处理难度都非常大，在实际的工作中面临着较广的工作范围，上传下达、文件处理、工作安排、会议纪要等都是日常琐碎而重要的工作，对于文秘工作者要求非常高。为了优化和提升工作的效率，需要做好以下几个方面的工作：首先，需要在事务处理时选择合适的处理方法，从事务的整体性方面将进行分析，将更为合适的操作方法融入其中，达到事半功倍的效果。其次，需要将工作的计划性和工作的有序性不断提升，在一天的工作开始之前，就需要做好处理，将事务按照轻重缓急、工作性质进行分类处理，从而提升办事的效率。最后，文秘工作具有机动性和灵活性的特点，需要制定弹性工作制度，从而提升工作的效率。
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