商务接待手册(新标准)
第一条：总则
1．为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商务接待费用控制，特制订本手册。
2．商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。
3．本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。
第二条：管理职能
行政部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐等均由行政部统一安排。
第三条：商务接待工作原则
1．对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。
2．规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。
3．统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由行政部负责人根据核定的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由总经理另行审批。
第四条：接待职责分工
1．接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。
2．接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下：
①行政部：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务及参观介绍。提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。
②前台：负责来客引入及会议室的环境保持。
3．接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。
第五条：商务接待标准
公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为4个级别：普通接待、业务接待、贵宾接待、政府接待。
1.普通接待
项目名称
说明
适合人
供应商、外协单位、中间商、普通商务类考察人员、技术人员等；
交通标准
按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；
住宿标准
按对方人员要求，公司不负担住宿费用；
餐饮标准
简餐消费控制在?20元/人以下，宴请消费控制在?商务活动50元/人以下；
接待陪同人员
接口业务人员、部门主管；
接待车辆
商务车或出租车；
其他接待
1．公司会议室布置投影机、白板、饮品（饮用水、茶、咖啡）。
备注
2．业务接待
项目名称
说明
适合人员
普通客户、地方机关一般工作人员
交通标准
按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；
住宿标准
按对方人员要求，公司不负担住宿费用；
餐饮标准
简餐消费控制在?50元/人以下，宴请消费控制在?80元/人以下；
接待陪同人员
接口业务人员、部门主管、主管副总；
接待车辆
公司轿车、商务车或出租车；
其他接待
1．必要时制作来宾接待手册；
2．公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋（信笺纸、笔）、饮品（饮用水、茶、咖啡）。
备注
3．高级接待
项目名称
说明
适合人员
公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等；
交通标准
按对方人员要求订购，公司不负担费用；
住宿标准
住宿标准三星级以上酒店，公司负担费用；
餐饮标准
简餐便消费控制在?100元/人以下，宴请消费控制在?200元/人以下；
接待陪同人员
接口业务人员、部门主管、主管副总、总裁；
必要时安排董事长、股东；
接待车辆
公司轿车或租用专车；
其他接待
1．制作来宾接待手册，必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；
2．公司显着位置布置迎宾条幅等；
3．公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋（笔记本、笔）、饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、鲜花、水果、香烟、烟具等；
4．安排公司领导与来宾合影并制作相框；必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像；
5．安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；
6．必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在?500元/人以下。
备注
4.政府接待：依照政府所属部门及级别，按照业务接待及高级接待标准.
第六条：商务接待流程
1．商务接待的申请与审批
①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门主管审核，总经理审批后，报行政部申请安排接待；
②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待历史、对方陪同人员、我方陪同人员、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；
③公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写《商务接待申请》，并作为接待负责人；
④行政部接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，反馈至接待申请部门确认；
⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批，审批层级如下：
接待标准
行政部
审核
部门负责人
审批
总经理
普通接待
√
√
业务接待
√
√
√
贵宾接待
√
√
√
⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批；
⑦接待负责人应将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。
2．商务接待的实施
①接待负责人依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排的责任人及物品置办；
②部门接待负责人通知接待活动相关领导，以便合理安排时间；
③行政部根据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排；
④贵宾客户要制作《来宾接待手册》，由接待负责人，送至来宾；
⑤接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；
⑥如接待负责人无法陪同，可由行政部或司机代为行使接待负责人职责；
⑦接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接；
⑧公司领导与来宾合影后，由行政部应将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念；
⑨来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及时填写《商务接待总结报告》，以便公司进行改进。