商务英语信函在对外贸易中起着很重要的作用。它具有其自身的独特的语言特点。本文浅析了商务英语信函的词法和句法特征，以期为商务英语信函的教学和写作提供帮助。
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国际贸易对一个国家经济的发展起着重要的作用。作为商务世界有效的沟通渠道,商务信函在商务活动中起着越来越重要的作用。因此,如何最大限度地发挥商务信函的作用成了商业活动的重要组成部分。作为英语的一种特殊语体,商务英语信函有着自己独特的文体特征。分析了商务英语信函的词汇和句法特征,以期为商务信函的写作提供一些建议。
一、商务英语信函的词法特征
1.选择具体词汇而不是抽象词汇
抽象词汇意义含混，意思表达不直接、不准确，具体词汇意思明确，便于信函双方的迅速沟通。使用具体的词汇准确地表达己方的意愿，帮助双方快速地交流，是商务信函的重要特征。因此，英语商务信函写作应尽量使用具体词汇准确、快速地表达意思，避免意义模糊。
请看例子：(1) The payment of the goods will be effected on July 1st.(2) The goods will be paid on July 1st.(3) The shipment was affected by weather.例1中作者使用了抽象名词“Payment”表达付款的意思。但是名词“Payment”不可以充当谓语独立表达“付款”，作者必须借助动词“effect” 表达意思。从文体的角度，例1比例2表述更正式，但是从意思表达的简洁和准确层面看，例2意思简洁明了，更有利于双方的沟通。例3动词 “affect”意思不明确，收信人无法明确了解天气对货物运输产生怎样的影响，也就无法采取相应的对策。因此写信人应该使用精确的词汇如 “hindered”, “delayed”或者“stopped”，便于收信人对此做出正确的回应。
2.避免使用歧义词汇
歧义词汇是指有些词汇在同一个上下文语境中有两种甚至多重意思的理解。商务信函中使用造成歧义的词汇可能影响双方的误解，造成不必要的麻烦。例：We assembled them by the
new machine. (“by” can mean “near” or “by means of”)上例中介词“by”在英语中可解释为“在…旁边”和“通过…方法”。因此，上例分别理解为:(1)我们把它们集中放在这台新机器旁边。(2)我们用这台新机器把它们组装起来。为了准确的表达意思，商务信函写作时应根据写信人的意思将上例改写成：(1) We assembled them near the new machine. 或者（2) We assembled them by means of the new machine.另外，商务英语信函要尽量避免一个句子中一个单词多种意思。例如， “Cotton and silk blouses made in China enjoy a good market in the European market”. 在这个句子中，“market”表达了两种意思：第一个“market”的意思是“销售”，第二个“market”表示 “市场”。为了便于理解，应该把这个例句改写为 “Cotton and silk blouses made in China enjoy a good sale in the European marketplace”.
3.避免形容词或副词的重复使用
中国人写作习惯重复表达相同的意思，一方面重复可以保持平衡的词法结构，另外重复也加强了语气，强化了表达的意思。英语文化强调用简明的语言表达意思。在商务英语信函写作时，我们应该遵守英语语言的习惯，避免使用不必要的重复，保持信函的语言简洁，意思清晰。商务信函写作时容易出现的形容词或副词的重复错误：General consensus (“consensus
” 一词本身即表示general opinion)；True facts (“facts”必须是真实的，即“true”)；Assemble together ( “Assemble”即 put together.)；Absolutely complete ( “absolutely”即 completely)。
4.使用褒义词和礼貌用语
商务信函写作者如果措辞礼貌得体，会给对方留下良好的印象，为双方的合作奠定基础。商务信函写作在遣词造句时应注意恰当运用褒义词和礼貌用语。例：(1a) I’m sorry we blundered on your order;(2a) We regret the inconvenience you’ve been caused by the broken mixer. 尽管信函写作者希望表达真诚的道歉，但是贬义词（例1blunder和例2inconvenience）会提醒收信方不良的后果，影响对方对不良后果的反应。因此写信方可以使用中性的词汇，淡化收信方对后果的反应。为达到良好的沟通效果，信函写作可以将上两例改写成：(1b) I want to apologize for the order we delivered;(2b) We are truly sorry about the experience you had with the mixer.
二、商务英语信函的句法特点
1.选择简洁的句式结构
句子是篇章的基本单位，英语商务信函的写作必须遵循商务信函的特点，选择句法结构。专业的商务英语信函写作通常选择简洁的句式。复杂的长句意思表达不明了，不符合商务活动省时，便利的要求。
2. 选择恰当的句式突出重点信息
商务信函的句子包含多个信息，写信人应该根据信息的重要程度选择不同的句式结构，表达自己的写作意图。试比较2个句子。 (1) Although there was price rise in raw materials last year, the company earned profit；(2) The company suffered form price rise in materials last years although it earned profit.这2个句子包含相同的信息，写信人通过选择不同的句式结构表达了不同的意思。例句 (1)写信人强调公司盈利的事实, 例句(2)重点说明原材料上涨给公司带来损失。上述比较说明一个句子包含信息的重要程度是不同的，商务信函写作者应该根据不同的意图，选择不同的句式，突出要强调的信息，便于收信人准确地了解写信人想传达的信息。
3.尽量使用虚拟语气或疑问句等委婉句式
礼貌是商务信函写作最重要的原则,商务信函写作者要会尊敬贸易伙伴,从对方的角度看问题,理解对方的困难,在尊敬对方感情和利益的同时,获得对方的好感,促进合作的成功。商务信函写作除了要准确、简明地表达写信人的意图，写信人还需措辞礼貌委婉，营造良好的氛围，因此在句式选择上要尽量使用虚拟语气或疑问句等委婉的句式，如“please, will/would you please…, we would …be kind enough to…” 。例：(1) Will you give us more detailed information on your requirements? (2) We would be grateful if you would help us with your suggestion.(1)和(2) 都是要求对方给予己方提供服务，写信人在（1）运用疑问句、（2）使用虚拟语气，用委婉的方式向对方提出要求，既表达了己方的要求，又兼顾了对方的面子，较好地完成交际目的。
三、结语
英语商务信函是国际商务活动中的 一种重要交流方式。笔者期望通过分析商务英语信函的词法和句法特征，有助于商务英语信函的写作教学和对外贸易从业者的商务信函写作。
参考文献:商务英语写作
[1]何维湘:商务英语应用文写作[M].广州：中山大学出版社，1997
[2]方春祥:外贸函电[M].北京：中国人民大学出版社，2005.
[3]曹菱:商务英语信函[M].北京：外语教学与研究出版社，2000
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