Politeness Principle of English Business Writing
                                       
Abstract: Courtesy Principle and its six rules are introduced. The Leech’s principle is recommended and the application of courtesy principle is analyzed in order to improve skill in business English with the result of successful completion of business deal.
Key words: Leech’s Principle; politeness Principle; Business English writing
引言
商务英语写作是以英语为媒介，以促进商务活动顺序进行为目的的信件，其涵盖的内容涉及到商务有关的诸多领域。在经济一体化的今天，中国与世界各国间的贸易往来日益频繁，商务英语在中外贸易中发挥了重要的作用，其中商务英语信函成为中外企业沟通的主要工具。礼貌是商务信函的主要语言特点，在礼貌原则指导下的信函能够给企业留下良好的形象，进而促进商务活动的顺利展开。
一． Leech’s Principle
礼貌原则是对人们交际现实的假设或解释，Leech认为，人们在语言交际中，都不自觉或自觉地遵守着语言的某些原则。Leech是对言语行为理论（Speech  Act Theory）和合作原则（Co-operative principles）进行了批判发展的基础上提出了礼貌原则。其中包括如下：
（1） 策略准则（Tact Maxim）,即少让别人吃亏，多使别人得益；
（2） 慷慨准则（Generosity Maxim）,即少让自己得益，多让自己吃亏；
（3） 赞誉准则（Approbation Maxim），即少贬低别人，多赞誉别人；
（4） 谦虚准则（Modesty Maxim）,即少赞誉自己，多贬低自己；
（5） 一致准则（Agreement Maxim）,即减少双方分歧，增加双方一致；
（6） 同情准则（Sympathy Maxim）,即减少双方反感，增加双方同情。
这六条准则之间相互联系，Leech认为策略准则是最根本的一条，是最高准则，其他是策略准则的体现。
Leech的礼貌原则可以用来解释生活中的许多语言交际现象。在全球一体化的步伐进一步加快，跨国商务活动日益频繁的背景下，用礼貌原则来指导商务信函写作具有特别意义。
二． 礼貌原则在商务信函写作中的应用
（一） 词汇
第一， 使用正面积极的词汇或词组。如thank you, grateful,glad,please等。使用积极的词语会使人身心愉悦，促进双方合作。特别在有关催款，投诉，索赔等信函中，即便错不在己，也要对对方所做的任何一点积极努力给予肯定与赞扬，做到礼貌得体。例如
（1） We are glad to receive your enquiry of watches.
（2） It gives us pleasure to receive the catalogues and samples you send us.
第二,使用情态动词。可以使句子的语气变得更加缓和，委婉。如：should,would,could,may等，委婉的语气可以表达自己的要求，建议和意见，建立平等友好的气氛，增加对方心理优势，使对方容易接受，从而有利于业务谈判和达成目标。例如：
(1) We appreciate it if you advance shipment.
(2) We should appreciate it if you could advance shipment.
上面例句，句2由于使用了情态动词，在语气上比句1委婉的多，使人感觉更有礼貌。
第三，为对方着想的You Attitude 原则。多使用人称代词you和your以体现You Attitude原则。比较下面的句子：
（1） Your active participation in this conference will be highly appreciated.
（2） We will highly appreciate your active participation in this conference.
      上面例句中，句1句情虽合理，但没有完全采取对方立场。显得以自我标准为中心，没有令对方利益放首位。句2以对方为中心，充分肯定了对方的积极参与，体现礼貌原则。
第四，灵活使用模糊限制语。使用模糊限制语可以用来增强或减弱词义和语气，体现礼貌原则在传递正面消息时，使用greatly,very,highly,quite等模糊限制语增加感谢，赞誉的程度，体现赞扬原则和赞同准则。例如：
（1） We were very pleased to receive your inquiry of May 5.
（2） Your prompt reply will be highly appreciated.
1句如果去掉 very，句子意思没有变化，但是语气就大大减弱，能更好表达我方的喜悦之情和对对方的赞誉。2句同理，highly 明显增强句子的积极语气，更强烈的表达了我方的感谢之情，同时含蓄暗示我方期待对方的及时回复。
在传递负面信息时，使用 I ’m afraid, I suppose, probably, a little bit, It is said, It seems 等模糊限制语减缓语气，弱化负面效应。在表明我方意图的同时，避免过于武断和直接，照顾到对方的心理和感受，从而促进合作。例如:
商务英语写作(1) I am afraid that the price you quoted is not acceptable.
(2) It seems to us that you ought to have accepted the offer.
(二) 句子
第一、使用被动句。当指出对方的不当之处或希望对方做某事时，往往是使用被动句。因为
被动句中动作的执行者或施为者往往被省略，从而避免了对主语的指责，降低了对对方消极面子的威胁。
(1) A very careless mistake was made during the course of shipment. 装船过程中犯了粗心大意的错误
（2）What if the inspection cannot be completed within the time limit? 如果商品检验不能在规定期限内完成，怎么办?
第二、使用条件句。条件句的使用，在大多数情况下，是将听话人(收信人)放在主动的位置上。是否答应这一条件，完全取决于听话人自己，从而将说话人(写信人)达成交易的请求转变为听话人(收信人)的权利，策略地表示出礼貌。如：
Please expedite the dispatch of Shipping Advice if it is convenient for you.
第三、使用疑问句
在日常生活中，人们也常用一般疑问句的形式委婉礼貌地提出建议或请求，如:Would you lik
e…?的句型，同样在外贸函电中也常常用这样的方式来礼貌地表达请求，建议留给对方更多考虑的余地。例如:
(1) Tell us more detailed information on your requirements.
(2) Would you please kindly tell us more detailed information on your requirements?
在以上两句中，第一句为祈使句，在英语中祈使句的功能是来表达 命令、要求等。这样的语气会使贸易的双方感到有等级之分，处在不平等的地位上。因此祈使句的使用违反了平等互利的贸易原则。一般疑问句的使用不仅起到传达同样信息的作用，而且使对方读到这样的语句会感到更加的亲切，从而达到促进贸易的作用。
第四、使用虚拟句。在表达意见、建议、提出希望时，经常使用虚拟语气以示礼貌。例如：
1) Would you advise us by cable when the above mentioned goods have been shipped.
(2)We should be grateful if you would help us with your suggestions
综上所述，在外贸英语函电的写作过程中，不仅要灵活运用各种礼貌原则，提高礼貌的表达
手段和技巧，还要仔细考虑各种国际商务交往中的特定语境因素，合理运用语用策略，令礼貌的表达更加贴切得体，从而使对外经贸活动得以更顺利地进行。
参考文献
［1］ Leech, G, N. Principles of Politeness ［M］. London and New York: Longman, 1983
［2］ 杨柳.礼貌原则在外贸英语信函写作中的运用［J］.宿州教育学院学报,2007,(8)
［3］ 林旭涛.浅析语用礼貌在对外经贸函电中的运用［J］.广州广播电视大学学报,2005,(6)