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在中小企业，公司文员是最尴尬的岗位，所以大多中小企业都很难到称心的专职文员。
由于中小企业规模太小，多数企业老板并不怎么看好，或者根本就不愿设专职文员岗位，这是中小企业管理长期存在的最大短板。原因只有两个：一是老板自认为设文员岗有点多余，觉得公司里没多少文职工作量，自己可以对付；二是为了减少管理成本的开支。但恰恰却忽视了专职文员岗位的重要性。
大量事实证明，但凡不设专职文员的中小企业，老板既最累又最糊涂，企业管理最混乱，工作效率最低，绝非言过其实。那么，专职文员岗位到底有多重要？我们就从以下几方面来说明它的重要性。
一、专职文员应该具有哪些能力？
因为中小企业规模都比较小，所以公司机构和岗位设置就不可能规范化。由此，专职文员岗
位的工作范围就很杂，有别于大中型企业文职岗的细化。简言之，小企业的专职文员就必须是个多面手。于是，这个专职文员就要必须懂得很多专业知识和办事程序，甚至是工作技巧。因此，公司的这个专职文员最起码要具有以下基本工作能力：文职工作
1、电脑应用能力。必须能够运用计算机处理电子文稿、电子表格、课件制作、邮件收发处理、网站信息更新等，但凡需要通过计算机处理的，尽可能都要基本能够操作。
2、公文处理能力。必须熟练处理来自地方政府职能部门和更高一级的业务管理部门的各类文件，特别在日常定期或不定期的部门监管中，工商、税务、安监、消防、公安等部门来文处理最频繁。不但要能处理来文通知办理事项，而且还要懂得如何撰写公司报告、总结、申请等，这些都是比较复杂的文字基本功。
3、统计工作能力。作为一个专职文员，他所掌握的企业信息比老板更详细，否则那些公文和材料报告你将无法完成，这就需要你必须懂得统计知识和统计工作。
4、档案工作能力。档案工作是企业管理的重要环节，专职文员必须懂得如何建好公司档案。做好了公司档案，既能为公司留下了完整的各种材料信息，同时也为在对付各项工作时更加提供更好的方便，使得工作能够得心应手。
5、人力管理能力。公司员工的录用工作大多都由专职文员来完成，主要在员工的招录登记、面试协作、档案管理、薪酬审核、辞退善后等等。
6、语言表达能力。工作汇报是文员的必须职责，工作事项不仅要向老板汇报，而且还要随时代替老板向上级领导汇报，所以必须要有一定的语言表达能力，做到不紧不慢，条理清楚，言简意赅。工作汇报的水平能代表公司的一定形象。
一个专职文员只要具备了上述六项技能，那就是一个比较称职的文员，而且也是老板最得力的助手之一。
二、专职文员应该做哪些事？
根据文员岗位的基本技能要求，在一个中小企业担任专职文员，就要随时领受前述能力方面的工作任务，而且必须要能独立完成。因为在这样的企业，文员岗位充其量就是你一个，公司不可能多配。简言之，你这个专职文员就是一个万金油，什么都要懂什么都要做，别指望专职某项工作。
三、专职文员应该怎么做事？
专职文员的岗位就在公司行政办公室，办公室就是公司的窗口。
办公室工作几乎是面面俱到，工作内容和范围比较杂。因此，必须要有清醒的头脑应对各个方面的日常事务，要懂得分清工作的轻重缓急，工作必须要有计划性和条理性，不能眉毛胡子一把抓。否则，不但不能把工作做好，极有可能会把你忙死。
1、及时接听来自客户、管理部门和来访者等外界的工作电话并及时回复。
2、做好登门来访者的礼节性接待，及时将来访者移交相关部门或相关人员处理。
3、每天定时搜集公司生产经营情况的统计信息，并做好统计信息整理归档和汇报。
4、及时处理上级管理部门各种文件，编辑必要文字报告材料，交老板签署办理意见。
5、必要时代替老板参加各种会议，并做好会上的公司情况汇报。
6、根据上级下达的项目通知，及时编写和整理申报材料，并及时向上级递交项目申请报告。
7、根据老板要求，及时开展新员工招录工作，处理好员工各项应办的事项。
8、及时做好公司各项会议的前期准备，会议期间做好会议签到和会议记录。
9、完成好其它不能列举的工作。
四、专职文员相当于什么职务？
从企管角度讲，文员从事的工作，性质上它就是行政管理。由于此职位具有一定的特殊性，它就相当于老板的传声筒和行政助手，起到了上传下达的作用，再加上文员工作的特殊性，所掌握的情况最全面，它的作用在中小企业中并不亚于一个公司的副总。所以，不少明智的老板会把专职文员就直接任命为副总经理，专管行政事务，目的就是为了留住这个并不起眼的人，而这个副总其实既是官又是兵，就他一人而已。
如若忽略了这个专职文员价值的存在，你手下的这个文员早晚会被别人挖走。
面对“麻雀虽小五脏俱全”中小企业的状况，既不能配置太多的管理人员，又不能缺失必要的岗位配置，往往是比较尬尴的。但为了企业的健康管理和顺利成长，在下建议，宁愿在生
产管理方面尽可能压缩一定数量的管理人员职数，也不应缺失一个专职文员，尤其是在地方政府高度重视中小企业发展的有利时机下，专职文员就更加发挥到政企对接特殊作用，对企业的发展只会有好处而不是坏处。
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