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文件处理审批流程
目    录
一、公司文件种类及定义
二、各种文件处理审批流程

1、决定的处理流程
2、通知的处理流程
● 部门通知
● 公司级通知
3、制度的处理流程
● 部门制度
● 公司级制度
4、请示处理流程
5、外来文件及外报材料处理流程
会诊记录

一、 公司文件种类
1、决定：用于公司对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。例如公司的人事任命、机构调整、奖惩决定等等。
2、通知：用于传达上级部门或公司领导各种指示精神及重大事项，以便公司相关部门及人员周知执行。通知分部门通知（单个部门）及公司级通知（涉及两个以上部门）。
3、制度：公司及相关部门制定、予以公示的、相关部门及人员共同遵守的规范，用于规范
和指导公司部门及员工日常工作行为。制度分部门制度（单个部门）及公司级制度（涉及两个以上部门）。
4、请示：相关部门及人员向上级领导或部门就某一事项请求指示、批准。
5、外来文件：各级外部相关单位、协会等发来的各种通知、制度等。
6、外报材料：所有向外部相关单位、协会等传递的文件资料。
二、 各种文件处理审批流程
1、 决 定
● 拟稿：根据公司高层研究决定的组织机构调整、人事任命及其他各种决定等，经理办公室相关负责人拟写稿件，统一使用红头稿纸，并前附《拟稿纸》，具体格式详见附件。
● 审批：经理办公室行政人员将文件提请公司各副总经理、执行总经理会签
● 签发：董事长/总经理签发。
● 传递：经理办公室相关人员负责将签发后的文件上传至公司内网，行政人员通知各部门周知。
● 存档：行政文员对单份正件加盖公章后存档，属于人事任免的，盖章后提交人力资源管理部门存档一份。                         
2、 通 知
（1）  部门通知由各部门内部自行下发，由分管副总签批后在部门内部实施，签批后文件附《出台背景》交经理办公室留存。
（2） 公司级通知流程：
● 拟稿：根据工作实际需要，相关部门起草通知，前附《拟稿纸》，交至经理办公室行政人员处。
● 心向远方审批：如公司级通知已在经理办公会上通过，由主办部门在通知上注明，由分管副总签字确认，并注明出台背景后交经理办公室。
● 传递：经理办公室相关人员负责将签发后的文件上传至公司内网或ftp系统，行政人员通知各部门周知。
● 存档：经理办行政文员对单份正件加盖公章后存档，起草部门留存备份。
● 督办：由起草部门进行督办，经理办公室协办。
3、 制 度
（1）部门制度流程：
● 拟稿：各部门根据内部管理需要由相关人员起草文件
● 黄金秋审批签发：由分管副总审批签字。
● 传递：在部门内部传递执行。
● 存档：主办部门留存备份，并附出台背景交经理办存档。
● 督办：主办部门进行督办。
（2）公司制度流程：
● 拟稿：由相关部门相关人员起草文件，并前附《征求意见表》由公司各部门经理签字确认，起草部门根据各部门意见进行修改，直至最终确稿。制度中应注明该制度的执行期限，同时标明原制度废止。
● 审批：经理办公室行政人员前附《拟稿纸》将通知提请公司各副总经理会签，在拟稿纸上签字。必要时专门召开经理办公会研究确定。炙龟板
● 签发：董事长/总经理签发或在提前阅知的前提下授权执行总经理或相关副总签批。
● 传递：起草部门将审批完毕的制度附出台背景及项目排期（时间、责任人）交至经理办公室，经理办人员负责新旧制度的冲突性审核，将签发后的文件上传至公司内网，行政人员通知各部门周知。
● 存档：经理办行政文员对单份正件加盖公章后存档，各部门留存备份。
● 督办：由主办部门督办，经理办公室协办。对长期执行政策的期限问题经理办公室应每年度梳理一次。
4、 请 示
（1）请示种类：
包括活动方案、服务站管理、价格政策、工资奖惩、物资增加及报废等各类请示。
（2）请示审批流程：
请示的重要程度由分管副总认定。
● 紧急重要请示由起草部门拟稿，分管副总审核后，提请经理办公会进行讨论，视情况相关人员列席会议，通过后请各副总/执行总经理/总经理签字确认，请示部门负责办理，经理办公室留存备份。
● 非紧急一般请示交由经理办公室根据请示内容具体出具审批意见，由请示部门提请相关部门及领导签批，由分管副总及执行总经理签批，签批完毕后由请示部门负责转承办理，经理办公室留存备份并交总经理阅，总经理有疑问由起草部门答复。
● 起草部门督办。
（3） 其他要求
对于公司内重要紧急突发性申请的审批，视情况在经电话或短信同意审批后，先行办理，后补书面申请。对于形成常规项的请示，可以直接由分管副总审批，事后由经理办公室交董事长/总经理阅知。
5、 外来文件、外报材料
（1）外来文件类型
会议通知；荣誉申报通知；证件办理通知；资料编纂通知；宣传活动通知；检查通知；培训通知；协会通知；行政执法通知、法院传单等其他外来文件。
外报材料与外来文件基本一致对应。
（2） 审批流程：
● 接收：公司员工接到以上所有类型外来文件后应第一时间交至经理办公室（除去各部门自身需办理的），由行政人员进行处理；
● 拟办及审批：行政人员根据以下审批权限出具拟办意见；
①会议通知：
省级、市级、历城区、历下区等所辖区域主管部门的会议通知原则由行政人事副总听证通知书/执行总经理签批，事后由总经理圈阅；其余的会议通知由行政人员进行筛选剔除，交行政人事副总阅。
②荣誉申报通知：
行政人事副总/执行总经理签批，事后由总经理圈阅；
③证件办理通知：
QS证件、采矿许可证、卫生许可证、9000体系认证等证件的年检年审延续通知等由行政人事副总、执行总经理审批，责任部门人员负责填报办理；税务登记证、信誉评价及信誉资质评价等证件的年检和延续由财务副总/执行总经理签批，财务人员办理；其余证件的年检年审延续由行政人事副总、执行总经理审批，经理办公室人员负责填报办理。所有证件的初次申请和办理由行政人事副总、相关副总、执行总经理审阅，由董事长/总经理审批。
④宣传活动通知：
行政人员进行初步筛选，由企划部经理阅办。
⑤行政执法、法院传单
行政人事副总、执行总经理审阅，总经理审批。
⑥其余所有外来文件
一般由涉及范围副总、执行总经理签批，事后交董事长/总经理圈阅。重要文件交董事长/总经理签批。
● 办理：审批完毕后由经理办行政人员根据领导意见交相关人员进行处理。
● 存档：需处理的外来文件有外报材料的，主办人员应主动将复印件及电子版交经理办公室行政人员存档。电子版文档应注明最终版本和时间。
● 督办：经理办行政人员负责督办，在规定时间内完成督办，并做好记录。
（3）所有外报材料根据重要程度提交分管副总及执行总经理签字后上报。事后董事长/总经理圈阅。
6、此《文件处理审批流程》取代ISO9001：2000公司级文件人事任命通知2006年C版《文件管理办法》。
7、记录/附件
《拟稿纸》 R-S-XZ-001
《征求意见表》 R-S-XZ-002
《呈批件》 R-S-XZ-003
《来文登记簿》（文）   
《来文处理单》 R-S-XZ-004
《公章使用登记簿》 R-S-XZ-005