院团委秘书处会务制度（试行）
一、部门例会
（一）会议将每两个星期开一次，一般情况是星期三的晚上9：30-10：30。
（二）会务工作采取轮流制，由两个伙伴一起组织会议工作，会务工作安排详见部门例会工作安排表。
（三）为了更好地提高和锻炼我们的表达能力，我们以后将由我们会务伙伴做主持。轮到组织会议的伙伴要确定分工,一个人做会议记录，一个人主持。主持会议的伙伴要提前向秘书长询问会议相关内容及主题。
（四）会议准备工作：
1、会议办公室的登记借用：302办公室的借用直接在302门口处作登记。
2、会议办公室的布置：搞好会场的卫生清洁和会场的布置。
3、会议的通知：及时通知会议人员出席会议，通知的内容包括会议的时间、地点和会议的大概内容。有老师出席，要提前预约，以便老师做好时间安排。
4、会议的通知的反馈：为了更好地了让师兄师解会议出席，每一次会议的出席情况都要直接向师兄师报告或者向我报告，再由我向师兄师报告。
5、会议资料的准备： 如果要用到相关文件，组织会议的伙伴在会议开始之前要准备好复印的文件。文件的复印在文印室111办公室，少量的文件也可以在205办公室打印。在会议开始前发给大家。
（五）会议开始：要做好签到记录，缺席的人员也要登记好。
（六）会议期间：
1、会务伙伴要做好会议内容的记录。
2、伙伴们可以报告自己版块工作中的困难以及需要什么帮助。
3、每个部门蹲点的情况都要有一人汇报。
4、自由交流环节时，被提名的伙伴有5会务工作分钟的时间说自己的体会、工作感想或者提一些具有创造性的好建议。
（七）会议后期整理：组织会议的伙伴要整理好会议记录，要做好电子版和会议记录本。会议记录本整理好后尽量在两天内做好并拿给老师审阅，电子版可以四天之内上交给我存档。
（八）下一次的例会时，如果老师审阅之后有相关批注，轮到的会务工件伙伴要在会议上宣读。
附： 部门例会会务工作安排表.doc
二、部长例会
这个学期的部长例会的会务工作将由我们会务工作伙伴着手做会议的相关工作，会务工作安排详见部长例会工作安排表。会务工作内容主要有以下几点：
（一）部长例会会每两个星期开一次，并于星期天的下午召开。
（二）一般情况下，会议室借用第一会议室，登记借用在107办公室。上班时间在107办公室门口有粘贴，最好提前去申请。
（三）做会务的伙伴要去做会议的记录，会议记录要做两份。一份电子版，一份做到部长会议记录本。纸质版拿给老师审阅，电子版的会议记录要分别发给我们的秘书长和我，以便存档。
（四）为了让大家了解团委内部的工作动态，在部门例会时，做会务的工作伙伴也要汇报一下部长会议的内容。 附：部长例会会务工作安排表.doc
负责人：院团委秘书处司徒少帅
共青团华南师范大学南海学院委员会
二〇一〇年三月二十三日
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