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加强统筹管理，提高会议效率
---浅谈供电企业如何提高会议效率
程勇华
江西省上饶市国网上饶供电公司
摘要：对企业来讲，会议是重要的管理手段，是信息交流的渠道，是各方代表相互作用、互动协调的场所，
通过会议可集思广益，统一认识，明确责任，共同努力去实现既定的目标。因此，加强统筹管理，提高会议效率显得尤为重要。
关键词：会议；控制；执行；效率
会议，已经成为企业开展、布置、总结各项工作的一个必不可少的环节。通过会议，可以使工作人员明确在一定期间内的工作目标，激励员工更好地去完成工作，同时也能够对一段时期内工作的成效进行总结，认识差距、弥补不足，促进进步。特别是当前的供电企业，不仅要做好内部安全生产、营销服务、经营管理、电网发展、“三个建设”等工作，还要面临着外部复杂的电力体制改革等形势，各项工作任务繁重复杂。会议开得好与坏，直接影响供电工作质量的好坏。但现在常常听到有些人抱怨会议越开越长了，掉进了“文山会海”；更有会议频繁，挤占工作时间却收不到好的效果等不良现象。这些现象极大影响了会议效率，也困扰着诸多会议负责人和工作人员。但如何提高会议效率呢？
1.做好充足的会前准备
对于决策性会议，首先应制订明确的议事规则，其中包括议事原则、议事范围、议事程序、分歧解决等，并固化到公司的制度规范中，以达到有章可循的效果。同时，要建立一定的会议管理规范，要求会议主导部门（召集部门）和参加部门依照规范执行，做好各项会前准备工作。
一要做好议题审核和确认。会议主导部门要做好参会部门提报议题的会前审核工作，确定议题在本次会议进行讨论的必要性，确保上会议题在会前已与有关部门达成较为一致的意见，避免出现因事前沟通不足而在会上发生争议的状况。二要准备充分的上会材料。围绕决策性会议主题来准备上会材料，明确提报会议审议的目的、依据，提报内容要详实，为与会者提供充分的决策依据，提报部门汇报要直观简洁，论点突出。三要提前通知。提前预约重要的参会人员，至少提前2日将会议通知送达各与会部门和人员，同时知会会务部门做好配套的会议服务工作。四要确定会场管理人员，包括会议主席、会议主持人、会议记录人、会议决议督办人、会议计时人等，可以一人多职，明确人员职责，保证会议顺畅进行。五要做好前期会议督办。主导部门或指定的督办部门应掌握前期会议决议事项的执行状况，定期向会议或有关领导通报，以敦促各决议事项尽快关闭。
会务工作2.做好高质量的会中控制
充分的会前准备是前提、是基础，能否开好会议关键在会中。能否高质量做好会中的控制，不仅体现主持人的水平，更是会议顺利进行的关键，使会议效率得到提高的关键。
一要准时召开会议。如果无特殊情况会议必须准时召开，对于迟到的与会者不管是何种身份都要提出警告。会议的准时召开要求是提高会议效率的前提。二要根据会前准备按计划进行。根据已确定的会议主题和内容召开会议、进行讨论。围绕主题进行，避免出现与会者偏离主题的现象，当出现有发言者开始
偏离议题时会议主持人应及时提醒。如果出现本次会议没有计划的问题，进行讨论会拖延会议的时长，影响其他议题的讨论，会议主持人要进行提醒和限制。对于出现没有准备的重要问题，可以记录下来会后研究讨论，避免影
响会议的进程。同时也要提醒与会人员认真倾听他人发言，尊重他人意见，尽量不要打断发言，防止造成分歧拖延了一项
议题的解决。三要注意强调会议时间。应对与会者的发言时
间进行限制，为了使与会者有时间观念，建议时间不安排太长。时间观念的增强，会使得会议上讨论的效率大大提高，避
免无谓的浪费时间。同时要强调发言突出主题，只提有建设
性的意见，如到发言时间，主持人要及时提醒、督促和限制。四要认真做好会议记录。会议记录就是记录每一位与会者的
发言，总结解决办法，提出新的问题。会议记录是会后解决这
些问题的重要条件，标志着这次会议是否有效的解决了问题。五要及时处理会中突发事件。会议中如果发生突发事件，则可根据事先预定的方案进行解决，避免面对突发紧急事
件而手忙脚乱影响会议进程，从而保证会议效率的提高。
3.做好有效的会后执行
仅仅开完会是不够的，善始者善终，会上问题的解决，还
必须切实落实到会后的工作中去，会议的效率才能很好的体
现出来，所以，绝不能忽视会后的执行。
一要及时形成会议记录。会议记录人负责记录会议的决
议事项，如有必要可与相关部门对纪要内容进行确认，一般应
在会议结束后两个工作日内完成整理，并按签批程序办理签
核和发布。有些会议开完后，没有任何的会议纪要，实际上这
样的会议与没有召开没什么两样，因为没有会议纪要（书面结论）的会议，最终是没有人去关心和执行会议决议的。二要安
排专人跟进会议决议的落实情况。会议结束后，要及时形成
会议纪要并发给与会者，明确谁是执行会议决定的第一责任人？他的职责是什么？他将怎样执行？如果发生意外，应急
对策是什么？如果没有完成，后果将怎样等等。安排专人跟
进会议决定的落实和执行情况并及时公布，将会议决定落实
和执行结果作为对相关责任人考评的指标之一，防止出现会
议“决而不行”现象。三要加强督办管理。会议主导部门或会
议指定督办部门负责将需督办事项纳入会议管理系统进行管理，并督办决议事项的执行情况，对已经完成的事项，可根据
分管审批意见给予关闭，对进度较慢的事项应提醒责任部门
或责任人；同时，应定期对会议督办事项进行汇总，择机通报。四要建立配套的奖惩机制。对会前的准备沟通、会上的
纪律遵守以及会后的落实执行都应该制定详细的奖惩规范，奖励先进和优秀的部门及个人，惩罚落后和违反规定的部门
和个人，并及时公示奖惩信息。五要建立反馈、总结、公示制度。工作落实情况的好与坏，信息反馈、总结很重要，因为在
工作的推进过程中不断的反馈信息、总结成绩与问题，可以让
决策者不断完善工作推进思路，不断调整工作策略，以便更高
质量地完成工作任务。在工作全部结束后，要将工作成绩通
过内部办公系统进行公示，不仅可以让全体员工掌握工作完
成质量，还可以给主办部门无形中形成压力，以促进下次工作
做得更好。
总之，一个有效和高效的会议，需要会议负责人和与会者
共同的努力。从会议前期的准备到会议的召开再到会议决议
的落实，都需要采取有效的措施来加以保障。只有这样，供电
企业的会议效率才会大大提高。
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