事前策划
一、根据领导指示，拟定方案
  1、商拟会议（活动）形式、主题、日程、成效（目的）；
  2、确定会议（活动）时间地点、参会人员；
3、会议筹备工作分工；
4、邀请单位、发言人员、新闻报道、会务工作等；
5、经费预算。
前期协调
  二、请示领导，根据审批的方案再行经费请示，制发通知
会务工作
1、会议（活动）名称、内容、参加人员、时间地点、期限、报到时间地点、车辆如何停放。
2、可用电话通知、网络发布、短信提示等方式，要求回执或回复。如需在会上发言的，要及早通知对方，并要求反馈发言材料。
请区四套班子领导要提前排定。
  三、文稿准备（准备备份）
  1、拟稿：会议议程、主题报告、领导讲话、发言材料汇编；
  2、收集：经验材料、会议资料；
  3、编写：主持词、会议（活动）指南（参会须知，会议服务指南）、签到表；
  4、制作文稿：统一制作各类文稿，打印、校对、装订、装袋；
5、制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证、停车证。
　　四、参会人员组织
  1、参会单位；参会人员职务、姓名、性别、总人数、（E-mail、传真、电话）；
  2、参会人员到达时间、车次、返程车次时间；
  3、接送：确定接待规格、接送领导及车辆；
4、将参会人员合理分组（一人一岗，不离不越）；
5、汇集参会人员情况，制《**会议参会人员名单》，分送主席台。
6、如报告会，要考虑听众不足的补救措施。
  五、会场准备
引导牌、会标徽记、座席形状、席卡、座次安排（左为上）、音响效果、速记、录音摄像、照明通讯、网络状况、茶水烟盘、花卉布置、采暖降温（供水）、会场卫生；
笔记本电脑、照相机、u盘；
就可能出现的情况，比如天气、人数过多等原因事先做好预案。
  六、后勤准备
1、食：根据反馈统计住宿/吃饭人数，伙食标准、食物卫生、就餐桌次；涉及大领导，要事先询问饮食偏好和禁忌，预先确定菜单。
注意考虑驾驶员用餐。
  2、住：房间分配（朝向、楼层、环境）；
  3、行：用车计划（注意是否统一出发）；注意掌握出席领导的车牌，并考虑停车总量。
4、活动：会议间隙安排参观、文娱活动。
5、休息室；
6、现金、赠送的礼品。
  七、会前检查
检查会场、检查会议文件、检查后勤保障、设备调试。
现场组织
  八、会间服务
  1、签到（文件袋—内含会议文件、文具，会议礼品分发）；
  2、引领：礼仪小或会议工作人员引导参会贵宾就座；
  3、安排会议记录、录音、摄影摄像、安全保卫等工作；
4、按照议程组织调度人员、车辆、物资、器材等入场、出场，确保会议环环相扣；
5、会前迎候、会后送别，掌握领导动向。
会后总结
  九、会后会务工作
  1、发会议简报、纪要；（题目要醒目、内容要精炼、篇幅要剪短、印发要及时）
  2、写会议总结、决议、传达提纲；
3、根据需要收集新闻报道；
4、音像、声频资料的收集。
  十、会议善后工作
  1、会议文件回收、归档；
  2、会议财务结算。
　　十一、总结办会工作经验、教训