一、项目概述
全球市长论坛将于年月日至日在广州举办，举办期间会议服务项目情况如下：
会议时间：年月日日
会议地点：广州白云国际会议中心
会务工作项目预算（最高限价）: 万元
二、会议服务项目总体需求概要
需求项目 | 项目说明 |
会务管理统筹 | 完成论坛整体运行策划设计。 |
全球市长论坛主题设计，会议场地布置、开幕式布置、宴会厅布置、后勤服务、会议资料、背景板等设计制作 | |
会议办公设备 | 会议运行期电脑、投影、笔记本电脑等办公设备租赁和办公耗材保障。 |
会议筹备及会期保障 | 会议期间筹备期间（合同签订至会议召开前）外来筹备会议人员工作餐、办公用品、耗材费用、筹备会议期间机动保障服务。 |
论坛展览及成果系列服务 | 论坛展览设计，布置，参展嘉宾服务工作。论坛成果发布会的设计、布置，参会嘉宾服务，论坛成果策划设计及成果性文件资料汇编印制推广。 |
三、详细需求
配合采购人做好嘉宾注册、报到系统的管理工作、嘉宾证卡设计制作发放、会议公告发布、会议通知管理、签到管理、入场权限管理、电子资料管理、会务工作人员协同管理等，提升会议运行效率。
投标人须提供基于信息化的会议管理策划方案及筹备进度方案。
（二）论坛会议后勤服务及场地布置服务
根据采购人的要求和论坛的整体方案，设计制作适合论坛主题方案，采用国际化元素设计效果，并达到采购人要求。会议资料、工作证件、会议背景板等设计需要采用国际化元素并结
合广州奖效果，应具有整体协调性和创意性。设计稿应该按照要求提前交给采购人审核，同时需及时配合采购人对设计稿的修改要求。
根据采购人要求，做好会议手册、会刊、资料袋（会议包）、会议纪念品、会议工作证件等的设计和制作工作；负责会议资料架的搭建；做好会议资料的统筹管理和发放。
根据采购人安排，做好会议场地布置的方案及设计，并按要求完成酒店内部、酒店公共区域及会场内部的功能设施布置安装、布置、会议氛围布置、会议背景板布置；并按照各个论坛，开幕式的具体要求进行布置；协助布置会议晚宴场地、开幕式场地和成果发布会场地；做好会议资料、宣传品、桌卡、背景板的摆放以及督导酒店做好水牌等指引物品的摆放工作。
根据采购人安排，做好会场设施的检查和技术服务，确保会议顺利进行；依据会议流程，完成对嘉宾的注册、入住、参会等方面的协调工作；检查会议期间嘉宾参会引导是否到位，保证现场嘉宾参会秩序；做好各个论坛嘉宾签到、礼品发放的工作；做好贵宾参会及贵宾室服务管理；协助做好会议期间茶歇等现场工作，协助做好会议现场的安全保卫、反恐检查、医疗卫生保障工作。
投标人须提供会议后勤服务及场地布置方案。
（三）论坛展览及论坛成果发布会组织服务
根据采购人要求，提供全球市长论坛期间的展览展示的组织和成果发布会的组织等服务，论坛展览服务包括但不限于参展机构的招募报名、展览搭建、展位管理及展期导览等；论坛成果发布会组织包括场地布置、会议氛围布置、会议背景板布置等，发布会设计应充分考虑媒体参会的各种需求。论坛成果发布会的设计、布置，参会嘉宾服务，论坛成果策划设计及成果性文件资料汇编印制推广服务。
投标人须提供论坛展览及论坛成果发布会的详细策划方案。
（四）会议办公设备服务
会议办公设备服务包括但不限于会议设备租赁，现场安装调试，设备维修维护等方面工作。投标人需提前准备好采购人要求的设备，接到采购人通知后，立刻提供相关设备。
.设备要求：根据采购人安排，提前提供可用的各项设备，所有办公设备需提供合格证，标准
需符合大型国际会议要求。并按时送到采购人指定场所，租赁设备安装、调试工作由投标人负责。
人员要求：自租赁设备开始，投标人应全天候派计算机、复印机、摄影等专人驻会议现场，负责设备的维修保养、处理故障、指导使用，协助各设备正常运行。如设备出现故障，应由投标人立刻派人于小时内解决问题或提供新设备供工作人员使用，以保证工作不中断。
设备的管理发放：设备管理和发放应该由投标人统一负责。会议期间应严格管理保管各项设备，保证工作正常进行。
投标人须提供会议办公设备服务方案。
（六）其他要求
、投标人须组建不低于人专属服务团队，在合同签订后个工作日内月日期间派遣不低于人到采购人单位驻场办公。
、本次项目所涉及会议信息、参会嘉宾信息（含纸质和电子信息）未经采购人授权，中标人均不得提供给第三方。
四、资质条件及团队要求
投标人需要有会议管理业务相关的资质，具备承接本项目的能力。
五、付款方式
（一）合同签订之日起 个工作日内，采购人按合同总价的办理财政集中支付手续，支付合同款；
（二）会议服务完成之日起个工作日内，采购人按照最后结算清单办理项目验收手续，年月底前办理财政集中支付手续，一次性支付项目全部余款；
（三）中标人须在采购人办理付款手续之前个工作日内提供等额的正式发票给采购人，以便采购人及时办理财政集中支付手续。
六、重要声明
根据本项目的实际情况，提供相应服务并达到采购人要求，如采购人对采购项目有其他调整时，可由双方协商，另行签订补充协议。但不得在现场以工作增加为由，另行增加费用。
授权委托代理人须凭身份证原件参加方案讲解及答辩，参加人数不超过人（含授权委托代理人在内）。如方案讲解及答辩过程中需要用到电脑等设备，请投标人自带，评标现场仅提供电源和投影设备。方案讲解及答辩时间约分钟。
评标方法
本次评标采用综合评分法。评标以招标文件规定的条件为依据。评分比重构成如下：
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（一）技术评分
1.由评标委员会成员对所有有效投标文件的技术和服务响应方案进行审核和分析，填写《技术评分表》，如下：
2.将所有评标委员会成员所评各项的得分进行算术平均（按四舍五入原则精确到小数点后三
位），再汇总得出该投标人的技术评分（按四舍五入原则精确到小数点后两位）。
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