会议接待工作流程
一、会前准备工作
(一) 会议确认
1. 确定会议时间、地点、参会人员、主题等，拟写会议通知，制作邀请函发参会人员并确认。
2. 确认、落实会议日程及议程安排，拟写会议接待方案。
3. 召开会前动员会，部署具体工作和责任人，并根据大家意见完善接待方案。
4. 确认、订购客人往返车（船、机）票，并以短信或函件形式发对方确认。
5. 根据会议需要，邀请相关媒体参会。
会务工作(二) 车辆准备
根据会议日程安排，确认参会人员的接送时间、地点、路线，准备车（船、机）牌，并告知综合管理部。驾驶员提前做好车辆清洁，检查车辆性能，接待过程中注意言行举止，做到安全、文明驾车。
(三) 会议准备
1. 食宿安排
根据会议日程，安排参会人员住宿宾馆、就餐地点，并将信息反馈给对接人员，业务招待需按照公司规定填写《业务招待申请单》。
业务招待申请单
部  门
日  期
申请人
事  由
费用额度
来客人数
招待物资
申请部门负责人意见
综合部意见
审批人
2. 资料准备
根据会议具体要求，由专人准备宣传册、领导名片、欢迎PPT、汇报PPT、领导发言稿、嘉宾发言稿、导引牌、便签纸、签字笔及其他展示材料。
3. 资金准备
    根据签报中费用预算，专人领用，专人分配，专人报销。
    4. 物资准备
各部门提前告知综合管理部所需领用的物资种类和数量。物资领用坚持合理、节约的原则。
物资领用清单
招待用烟
招待用酒
礼  品
品名
数量
用途
品名
数量
用途
品名
价格
用途
5. 会场布置
根据会议需要，准备横幅、水果、样品、席卡、指引牌、会议签到簿、面巾纸、矿泉水、绿植、烟灰缸、会场音乐（以钢琴曲、萨克斯、轻音乐为佳）、X展架、试验演示装置等，并在会前调试投影仪、音响、话筒、相机、录音设备及网络网线，准备必要足够的电源插座，检查照明设施是否完好。会前清理会场卫生，桌椅摆放整齐。会议布置工作应在会议开始前半小时完成，并提请相关领导审查。
6. 会前预演
为确保会议成功举办，达到预期目标，大型会议、重要会议前应排练主要事项，并针对可能发生的突发情况筹备应急处理方案。
二、会中工作
1. 入会导引
安排专人引导嘉宾入场。
    2. 会议签到
根据需要，请参会人员在《会议签到簿》上签名。
3. 引导就座
4. 会场清洁
每间隔15-20分钟续水一次，及时清理烟灰缸及果盘，保证会场清洁。
5. 录音录像、拍照
6. 根据会议进程及时处理临时性事务，并保持与场外服务人员对接。
三、会后工作
(一) 会场整理
1. 清洁会场
2. 物品回收
3. 整理会议资料
(二) 安排就餐及返程
1. 安排就餐
2. 返程人员物资准备
①礼品 ②会议材料
3. 返程车辆安排
(三) 根据需要，组织参会人员参观、娱乐活动
四、会务总结
1. 拟写总结签报
2. 召开会务总结会
3. 拟写新闻稿
4. 资料整理
    包括会议文件、照片、声像、汇报材料等。