会务工作内容和技巧（秘书人员办会经验交 流）
会务工作内容和技巧（秘书人员办会经验交流）会议作为人们聚众议事、沟通交流、集纳信息、优化决策的 一种通用形式，一直被机关、企事业单位所广泛利用。如何 开好会，开短会，做好会务工作，是保证会议高效的前提。 一名称职的秘书一定是一个组织会务工作的高手。
会务工作即会议的组织、保证和服务工作。一般需要有会议 的领导者、参加者和服务者三个方面的努力配合。这里主要 就服务者即秘书人员所做的会务工作加以论述。秘书做好会 务工作的关键在于会前精心准备；会中做好管理保证；会后 及时总结反响。
一、会务工作内容会务工作的繁简，与会议的规定、内容、级别有一定的关系， 一般来说，会议越大，规格越高，会务工作的内容也就越多， 做好会务工作的难度也就越大。对于有些小型会议，仅仅发 员的通知一定不要发错，一定要附上会议通知回执，以便安 排与会人员食宿。
4.在布置会场时，应本着什么性质的会议就应突出什么样的 气氛的原那么，不可千篇一律。在
会务工作人员座位的安排上，有多少 人参加的会议就摆多少椅子（可以稍多几把），因为摆椅子 过多，与会人员总会谦虚地往后坐，容易使会场显得很分散, 也不便于讨论问题。
5.会场设施的安装调试应及早做准备，会议用品也要提前送 到会场并专人专职。
6.会议文件的准备工作，要明确内容与范围，责任具体落实 到人头，还要有具体的时间限制，既要有迅速起草文件的秀 才，也要有善于接待、应对办事的组织者。
7,在做好会议固定工作的同时，在会前还要协调安排好足够 的通讯员、联络员及服务人员，以便做好会议期间的临时性 工作。但也要考虑服务人员的比例一定要与出席会议的人数 比例相协调、适中。这些都是会前会务工作应注意的事项。
（二）会中要严密组织，热情周到地搞好服务工作。会议进 行到会中，会议主持人指挥调度控制会议的进行，秘书在此 阶段主要协助领导指挥控制。除了做好各项管理保证工作外, 最主要的是掌握会议动态与信息，做好会议记录与会议情况 的收集工作及会中的一些临时性工作。协助领导使会议按事 先规划的轨道进行。对于会议进行当中出现的好的苗头与坏 的倾向，都要了如指掌，如出现新的未意料到的情况，那么应 及时提出建议和补救措施，并报主管领导。
1.在组织与会人员签到时，要手中备一份与会人员的名单、 及与会人员的抵离时间表。
2.在接待与会人员时，态度一定要礼貌热情，在证实报到人 员的身份后，再将事先准备好的文件袋发给与会人员，还要 对报到人员住处的  号码进行详细登记，以备随时联系。
3.要随时掌握报到人数，发现该报到而未报到的，应抓紧催 促，保证在开会之前与会人员能够全部按时到达。
4.会中发放文件同样要做到准确，并注意保密与履行登记手 续。另外，作为秘书人员还应不断强化自己记人的本领，在 可能的条件下熟悉所有可能参加会议的各级领导同志，这不 但对于签到工作是必要的，而且在会议进行中，对于传递文 件，做好会议记录等都是非常必要的。
5.会议记录时必须真实、准确、完整。如果会议记录记得马 马虎虎，残缺不全，会后连自己都很难看清楚，那么无法整理 出一份很好的快报或纪要。会中各项活动的安排，要切身考 虑到各位参会领导的工作任务，以不增加领导的工作负担为 原那么，以上是秘书在会中会务工作的几点需要注意的事项。
（三）会后要妥善处理好一切事宜。在会后，会务工作的主 要工作是送别与会人员，清理会场，归还借用物品，结算会 议经费等，重点是会议文件的整理，协助传达贯彻会议精神, 把信息及时反响给领导。这些工作虽然是在会后进行，但处 理的好坏直接关系到此次会议的质量。
1.做好会议文件的清退。在会议结束前开具一份应退文件的 清单，按单做好收集。
2.在统计到会人数时，还要注意不要把原定到会人数、通知 人数、报名人数、报到人数等混淆。
3.在会后文件的立卷归档时，无论大会还是日常的工作会议, 一般每份文件都要保存三份，即一份原稿，两份打印稿。
另外，秘书会务工作的艺术还包括以下几点：在各局部之间 分工明确各负其责的同时，还必须密切协作，主动配合，以 利步调一致地进行工作；还有大型会议的工作人员多是来自 各个不同的部门，任务要求各不相同，必须实行集中统一领 导，要有严格的组织纪律性，做到一切行动听指挥，重大问 题及时请示汇报，不得各行其是；还要保证有良好的会风, 各项工作都要坚持高标准、严要求，各项活动的安排，都要 想在前面，做到前面。
总之，对于每次会议的指导思想、目的、任务一定要明确， 不开糊涂会；围绕主题，做好会议各种文件、方案的准备工 作，或会前发给与会者，或根据会议的要求发放，不开无准 备的会：再一个就是领导要加强对会议的控制与指导，不能 放羊跑马，不着边际地乱跑，而要随时掌握情况，及时研究， 适时决定和总结。
综上所述，做好会前、会中、会后精心准备与落实是保证会 议成功的前提，同时注重会务工作的技巧与艺术性，秘书人 员就一定能够把会务工作组织好。