会务工作流程

一、会前准备工作

（一）制定会议方案

会务工作根据公司会议及通知《会议申请单》，制定会议方案。

（二）制发会议通知

根据会议类型，由会议组织单位制发会议通知，并负责通知到具体参会单位及个人。

（三）会议材料准备

会议组织单位根据会议要求，准备会议材料（议程、主持词、讲话稿），并打印装订。

（四）会场布置

1.会场卫生清理。会议前两小时开门并对会场卫生进行全方位的打扫，对桌旗进行摆放。

2.会议物品准备。根据《会议申请单》要求，会议前一小时准备好所需设备（灯光、音响、话筒、空调等、电子横幅、投影仪、电脑、签到册、笔记本、录影笔、茶杯等）。

3.座次安排。按照会议性质及组织单位要求，确定领导位置，并摆放桌签。

4.调试音响、话筒、投影等设备。将话筒分别摆放于主席位、副主席位和发言席（特殊情况按主办方要求摆放），按主办方要求制作电子横幅，要求文字正确无误。

（五）会前检查

在会前半小时由会议组织单位对会场进行检查，检查卫生打扫情况、材料准备情况、设备调试情况、座次安排情况等。

二、会中安排

1.会议签到。由会议组织单位统计人数，并报告会议主持人。

2.会议记录。安排起草领导讲话或熟悉情况的人员听会并做好会议记录。会议记录方式有两种：一是摘要记录，即只记会议概况、议题议程、发言人及发言要点、会议结果等。二是详细记录，要求有言必录，力求准确、完整，详细记录适用于特别重要的会议，会后再根据录音整理会议记录。

3.茶水服务。根据会议类型选择自主茶水服务或会务组茶水服务（每二十分钟一次）。

三、会后服务

1.检查会场。检查有无客人遗留物品及文件，如有，及时送交会议主办方。检查有无损坏的设施设备及用具，如有，及时报后勤管理人员更换。

2.清理会场卫生。将桌签收回到指定位置，将茶叶倒入垃圾捅，点清茶杯数目，清洗保存。恢复桌椅位置，清理会场卫生。