秘书浅谈
08021613 马晓宇
什么是“秘书”？世界各国迄无一致定义，因为各有各的国情。定义不清，必然各说各的。它既是秘书学理论研究的起点，又是秘书学理论体系研究中的珠穆朗玛峰。目前比较广泛的认为：秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。秘书活动有辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务四大职能，是领导者、主事者的参谋和助手。每一个成功者的背后都有一个默默耕耘、辛苦工作的秘书，他们的名字往往不被人们所关注和提起。比如曾经世界首富比尔•盖茨的秘书——露宝，她可以说是秘书职业的典范了，比尔•盖茨曾说“微软的成功有她的一份功劳”。由此可见，在现代，秘书工作对全局而言是多么的重要。
在知识经济的背景下，“秘书素质”的话题伴随着秘书队伍的扩大而日渐高涨，但是大多强调“专业技巧，即如何应对某一件具体事件”，而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。根据近年来从人才市场反馈的供需信息分析，社会对文秘人才的需求大致可分为四类：一服务型秘书；二类为事务型秘书；三类为文字型秘书；四类为管理型秘书。
依据职责的大小，秘书又可以分为三种：初级秘书，他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。中级秘书——处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高。三是高级秘书——能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下。组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的目前属于人才市场上的稀有资源。
在21世纪的今天，随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视。秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手。一般而言，秘书的角定位应是辅佐的功能。帮助主管处理一切里里外外的业务是秘书的职责。在现代，一般公司或机构，因为传统背景的关系，秘书的职务并不是那么确定。秘书除了本身主管外，和其他部门业务人员的关系也非常密切和重要，形成纵横交错而复杂的人际关系。因此其工作范围是秘书，又是一般的职员，工作领域无法正确的予以划分。
职业秘书是商业业社会急需的一种职业，企业的老板和职业经理人已经日益认识到社会分工的重要性，只有依靠秘书的协助，自己才能更有效地从事经营和管理。而社会仍然缺乏行之有效的秘书训练体系，本应承担这个责任的来建立与实施这套体系的高等院校和职业学院，
却因为几十年来积重难返的体制而无法跟上时代的发展和适应这种经济转型的变化。因此，呼吁全社会关注职业秘书角定位，呼吁全社会关注职业秘书的训练，相信，在不久将来，职业秘书就会象高级会计师、律师一样出现在企业公司的重要角落，扮演着“出谋划策，当好助手”的重要角。
这样一个新出现的人数较多、影响较大的社会职业体，如果没有建立起严格科学、操作性强、具有约束和激励作用的工作规范，他们就不能全面、清楚地了解应该做些什么和怎样去做，不懂得如何恰当地扮演好多重角，就可能陷入茫然不知所从的境地，或者轻重不分，顾此失彼，甚至屡出纰漏，给工作和事业造成损失。实际工作中这种不懂规范，不严格按规定标准运作而出错，以至损失惨重的教训时有发生。如一次活动日程安排不周，气跑了客商；一个语词使用不当，使公司白白赔偿数十万；一条信息提供不准，导致了经营者错误决策等等。只有建立严格的工作规范，增强文秘主体角的责任感和自觉性，提高工作质量和效率才有保证，很多差错才能有效避免和防止。从主体方面来说，文秘工作人员明确了自己的职责任务和行为标准，就能够减少盲目性、提高自觉性，尽职尽责，努力工作，扎实有效地为实现领导意图和组织目标而奋斗。并逐渐从必然王国走向自由王国，掌握工作技巧，提高商务水平，成为称职成熟的文秘人才。
建立和掌握文秘工作规范，也是健全秘书管理机制的需要。做到用得其人，人适其位，充分激发主体角的创造力，让有才干的人安心留下，专心勤职。这对于提高文秘人员整体素质，促进文秘自身建设，保持文秘队伍的相对稳定，无疑都有着非常重要而积极的意义。
时代在发展，秘书的角和作用无时无刻不在发生着变化。一位优秀的秘书人员必须准确无误地，在不同的时间、地点，扮演不同的角。随着时代的不断发展，秘书必然在以后的工作和商业交流中扮演越来越重要的角。
参考文献：
①吕世平.商务秘书理论与实务[M].水利水电出版社,2006.1.
②徐富华.试论秘书的重要性[M].宁波教育学院学报，2002.7.
文秘工作③唐宗明.秘书工作的艺术性[M].安庆医学，2006.
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