公司文件管理规定
为加强文件的可操作性，使文件管理工作规范化、制度化，有效的 促进工作开展，特制定本规定。
二、本制度所称的公司文件既包括来自政府部门的行政公文，也包 括公司自有文件。
其中来自政府部门行政公文主要包括：命令、决定、公告、通告、 通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、答复、会议记要等。
公司自有文件主要包括：公司规章制度、公司各种执照、注册资料、 认证资料、操作规程、经营管理合同和业务合同、根据上级文件精神制 订的公司文件、 在公司日常运行和经营过程中发布的通知、 通报和决定、 计划总结、会议记要等及其他有关公司事项的文件。
三、公司所运行的文件格式应依照《国家行政机关公文格式》( GB/T 9704-1999) (见附件一)予以规范。
四、文件办理：
(一)收文办理
收文办理指办公室对收到文件的处理过程，包括签收、登记、审
(1)、清点实收文件，与对方的投递单或者送文簿核对，查看是否 相符，包装和封口是否坚固，确认无误后再签收，如发现错投应当及 时退回，不得转投。
(2)、收到需要保密的文件后，必须在办公室存放并专人保管；
(3)、
2、文件签收无误后， 收文人员应当在 《来文登记表》 (见附件 2)
上进行登记。 登记的内容主要包括：收文编号、收文日期、来文单位、
3、对各部门自行制定，需要上报公司办理并拟正式运行发生效
力的文件，办公室应当对其合法性、规
来文浮现以下情况的，办公室应予退回：
(1)、不应当由本部门制定、办理的；
(2)、与有关规章、制度相抵触的；
(3)、文种使用不当，违反行文规则的。
4、公司领导对呈请批示的文件应当做出明确的批示。对有具体请
示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人
5、承办部门收到交办的文件后应当及时办理，不得延误、推委。 紧急文件应当按时限要求优先办理，确有艰难的，应当及时向交办的 部门说明。
6、经公司领导批示的文件，办公室要负责督查催办。紧急文件应 当跟踪督查催办，重要文件应当重点督查催办，普通文件应当定期督查 催办。情况特殊需要延长查办时间的，要及时向领导报告原因和办理进 展情况。
7、收文办理流程图：
签收
登记
审核
存档
办理
催办
(二)、发文办理
1、发文办理指以公司名义制发文件的过程，包括拟稿、审核、 签发、复核、用印、登记、分发、存档等程序。
2、发文应当确有必要， 注重效用。 部门内设机构及个人不得对外正 式行文
3、拟稿人根据客观情况和文件处理的有关规定拟制文件标题、
正文、附件等
拟稿文件应做到：
(1)、符合国家的法律、法规及公司的规章制度。
(2)、情况确实，观点准确，表述准确，结构严谨，字词规范， 条例清晰。
(3)、文件格式应符合《国家行政机关公文格式》 ( GB/T 9704-1999)办公室规章制度
4、文件的审批范围、原则及流程：
文件审批范围：
(1)、部门日常事务性文件，由部门负责人审核，部门分管领导签 发；
(2)、暂时性通知，由办公室负责人审核，分管领导签发；
(3)、其他文件，均由总经理审核，签发。
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