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旅游投资控股有限公司
档案管理制度
第一章总则
第一条为加强公司档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条档案是反映公司主要职能活动和历史原貌的原始记录，是公司宝贵的信息财富，档案管理工作是公司发展一项长期基础性工作。
第三条公司要把档案工作纳入本公司的发展计划中，对档案机构、人员、设备等方面给予支持。
第二章机构与设置
第四条集团公司设立档案室，配备专职档案管理人员，负责集团公司档案工作。集团各部门指定专人负责
档案收集管理工作，并定期将收到外来文与办理完毕的文件向档案室移交。原件存档案室，各部门可根据需要留复印件。下属公司管理好本公司的档案，但涉及到集团公司利益或涉及重大事件的重要文件需移交集团档案室存档。
第五条公司的档案管理实行统一领导和分级管理的原则，统
一领导即公司档案由集团总经办档案室实行统一领导管理，并制定统一的档案管理制度，对集团各部门及下属公司的档案工作有指导、监督和检查职责。分级管理即集团各部门及下属公司做好本部门或本公司的档案管理工作。
第三章文件材料的形成与归档
第六条文件材料的形成要遵循公司在旅游规划、建设、经营管理等项工作开展和文书处理的程序，维持文件之间的历史联系。
第七条各部门在旅游规划建设、经营和行政活动中形成的各种形式和载体的原始记录材料，应指定专门人的负责积累、整理后归档。
假日海滩第八条公司文件材料归档的基本要求：
1、归档的文件材料，应遵循自然形成的规律，保持文件间的历史联系。
2、归档的文件材料必须种类齐全、内容完整。
3、归档的文件材料必须准确地反映公司在旅游规划、建设、经营管理或日常行政等各项活动的真实内容和历史过程。
第九条凡是公司在旅游规划、建设、经营管理和日常行政活动中形成的，有查考利用价值的各种文字、图表、声像等材料均需要归档。
第十条公司文件材料归档的范围：
一、业务管理方面
1、旅游管理方面。如上级机关与本公司形成的有关旅游管理文件、规章制度、会议材料等。
2、旅游景区的规划、建设方面。如景区旅游设施兴建、扩建、维护过程中形成的基建文件和图纸。
3、旅游开发、宣传方面。如旅游项目推广、举行大型旅游宣传活动、开展旅游景点、旅游线路的宣传、介绍等活动中形成的文件、资料。
4、外事方面的档案。如参加国内外旅游交易会、博览会、旅游企业洽谈、出国考察、培训等形成的文件、资料。
二、行政管理方面
1、集团ISO9001：2000质量体系文件；集团ISO14001:2004环境管理体系文件。
2、本公司大事记、组织沿革及反映本公司职能变更的文件材料
3、公司党建设工作形成的文件材料
4、公司及各部门工作活动中形成的请示、报告、汇报、规章制度等材料
5、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料
6、重要的会议材料，如董事会会议纪要、集团各类会议记
录、会议纪要、会议决定等材料
7、公司人事任免、职工奖励、处分文件及职工人事档案、工资、福利、社保材料
8、公司购买各类设备仪器安装、调试、运行、维修所产生的文件材料。
9、财务部在业务活动中形成会计凭证、会计帐簿、会计报表等
10、各类声像档案：如上级领导视察、重要会议、活动、新闻报道等的照片、光盘、录音带、录像带等
第四章档案号的编制
档案号是查档案的基本单元，档案号包括是全宗号、类别号、目
录号、件号、页号等，依据公司档案特点，档案号编制的结构为全宗号
—年度—保管期限—目录号—件号组成。公司档案号编制规则如下：全宗号：海旅集团（HTIH）假日海滩（HTIH-JR）
会展公司(HTIH-HZ) 市中旅(HTIH-ZL)
会展建设公司（HTIH-HZJS）
保管期限：Y：永久C：长期D：短期
目录号：1—n 件号：001—n
例：HTIH —2005 —Y—（1-n）—(001…n)
HTIH —2005 —C—（1-n）—(001…n)
HTIH —2005 —D—（1-n）—(001…n)
第五章档案的鉴定
第十一条根据国家和有关部门的规定，对档案的价值和保管期限作出鉴定，档案的保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：
1、反映公司主要职能活动，对国家和公司具有长远的利用价值的档案，应为永久保存，永久保存期限为五十年以上。
2、在一定的时间内对公司有参考利用价值的，列为长期或短期保存，长期保存期限为五十年以下，短期为十五年以下。
3、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
第十二条各类档案保管期限具体如下：
一、保管期限为永久的档案（50年以上）：
1、公司组建、机构设置、职能变更----永久
2、公司制定的章程、规章制度----永久
3、公司董事会、集团会议重要的会议纪录、纪要、决定---永久。
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