湖南工学院英语协会组织构架
一、协 会 机 构：
会员大会，理事会，常务理事会。协会实行会长负责制，现设七部十一个单位：会长，秘书长，副会长，会长助理，口语部，策划部，宣传部，财务部，自律部，外联部，会员部。
二、会员代表大会:
三、会 员 大 会:
每学年开学举行会员动员大会, 协会最高权利机构。
四、常务理事会：
常务理事会由会长，秘书长，副会长，各部门部长组成，在理事会和会员大会闭会期间处理协会事务。
1. 会 长：
主持协会全面工作，严格把握工作方向，负责协会活动计划的安排和审查，对协会工作进行宏观调控，代表协会参加社团例会。会长对协会和社团负责，享有协会的决定和文件的最终签发权，并接受学生社团联合会和会员的监督及问责。
2.秘书长：
主要负责协会活动策划书的审批，文件的下达，协助各理事，促进活动正常进行，进行各部门之间的调节。负责人员管理（调理、调动、吸纳、斥出）
负责会议的记录，掌管财政而无权调动经费，负责文职工作，具体指导协会活动的宣传稿，广播稿等。
3. 副会长：
协助会长抓好全局工作，完成本职分管工作，在会长不在时有限制的行使会长职权。
4.会长助理：
督促并帮助各部门做好日常工作，加强内部人员的团结，充分调动各方面积极性，协调各方关系，争取各方面支持，指导各部门开展工作。
5. 口语部：
口语部是本协会的灵魂，作为口语的理事主要负责组织会员进行晨读，收集和整理与提高英语有关的最新的英语资料以及等级考试信息，组织开展与提高英语口语有关的各项活动。
主要包括：①、负责协会教学活动包括、听力、写作、阅读，习题评阅，话剧剧本写作，编写教案，会员能力考核, 比赛评分等工作。
②、负责收集和整理与提高英语有关的最新的英语资料以及等级考试信息, 保管教学资料和教案, 准备教学必备设备和材料。
6. 策划部：
本部门主要负责本协会开展活动的策划、协会活动的总结工作以及协会纸质资料、档案资料的管理，并负责和指导其他部门组织开展各项活动；作好会议记录。
主要包括：①、负责协会各项活动策划文书、招商方案、工作报告、工作日志的编写，公示文告的准备，对外联系的通知, 邀请函等公文函件的编写, 各项活动的可行性考察和活动的发起等工作。落实各项工作，并及时准确真实地把协会存在的问题反映给理事会。筹备大小会议，包括撰写会议通知，会议流程的制作，会议预算，场地申请，会议记录，及时完成会议纪要，会议记录，并整理后归档，
②、负责协会各次会议的纪要, 协会章程条例, 各项决议,理事会及会员名单, 通知, 策划文书, 招商方案, 总结报告, 工作计划, 活动照片, 上级指示文书的整理和保管,保管年限一般为永久，电子文档资料要求每学期期末刻盘编号保存。
③、对协会的工作信息整理, 负责协会的网页, 论坛版块, 会员QQ和上传资料的管理, 及时的将协会最新动向如通知, 公告, 新闻,任命, 活动开展等在网络上公布。网站版面设计的完善，包括排版、美工等；网站功能的拓展,包括制作静态网站宣传协会活动等。
7. 宣传部：
本部门主要负责出活动海报、通知及各项活动的宣传和场地布置工作。
主要包括：①、负责协会会议、活动的海报编写, 横幅的制作联系, 海报形式原则上POP形式和毛笔形式。活动宣传单张及大型活动喷画的设计与排版；
②、负责协会内部联络, 会议文件和精神的传达递交,海报张贴等工作。
8. 财务部：
本部门主要负责协会的财务管理，包括会费和赞助资金、协会财产的管理，负责各项活动的费用预算、开支等工作, 审计活动经费预算, 编写活动经费决算。
主要包括：①、办理银行存款和现金领取。负责发票、收据管理。做银行帐和现金帐, 负责报销的工作, 不得进行财务账目编制工作。
②、.及时确认收入，正确计算资金总额。 划清费用的开支范围及内外收入。
认真计算财务成果。债权、债务及时登记、及时查清、按月做好财务状况分析。 对会计帐目及凭证要按期装订成册，妥善保管。
认真计算财务成果。债权、债务及时登记、及时查清、按月做好财务状况分析。 对会计帐目及凭证要按期装订成册，妥善保管。
③、负责协会工作和活动必须物品的采购组织工作, 常设1人；协会财产保管, 要求不得损坏, 设备材料使用情况的登记, 编制固定资产检索目录等工作, 实行责任制。
9．自律部：
本部门主要依据《英语协会的章程》对协会的活动进行检查和监督。负责各项活动的安全、纪律工作，包括组织会员开会，维持各项活动和会议的现场秩序及出勤考核，主抓协会篮球队工作，明星会员的评定工作。
主要包括：① 负责协会会议, 教学活动, 活动举办筹备工作中人员出席情况的考核, 并每月由协会网络组公示,所做纪录作为协会评优评先工作的材料依据且保存期限不得低于2文职工作年。
② 监督协会各管理机构和理事个人工作完成情况, 并作详细记录,敦促工作完成的及时性, 是协会人事弹劾制度的最终组织机构。
③ 主要进行协会财务和财产的核查。人员必须与财务部人员没有直接关系, 工作具备独立性。
10. 外联部：
本部门主要负责协会的外联工作，主要包括筹备活动经费，联络本院其他协会以及其他高校的的社团一起开展各项大型活动等。
主要包括：负责联系、沟通领导机构和其他协会，组织和开展各种联谊活动并保障其顺利进行。寻各种商家与其联系、谈判争取赞助，筹集经费提高学生活动的水平和质量。
11. 会 员 部：
本部门主要负责收集会员的一些信息资料；与会员之间进行沟通、了解，并转达他们关于协会的一些想法及意见。
补充：协会各部门除认真做好本部门的工作外，各部门应积极的互相协作配合，共同努力做好本协会的各项事务。
英语协会组织构架图
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会长
外联部
口语部
宣传部
财务部
会员部
自律部
会长助理
策划部
联系组
出纳
后勤保卫组
考勤组
考核组
督察组
外联组
会计
采购
海报组
信息
网络组
公关组
资料组
主持
教学组
教学资料组
内联组
办公组
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