公文培训
——公文的种类
——公文的种类
公文的种类，就是指公文的文种名称及其特定的性质、功能和特点的界定。
（1）下行文
1.命令（令）：指令性的下行公文；适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关人员。包括公布令、行政令、嘉奖令三种。
公布令，主要用于依照法律公布行政法规和规章。以命令（令）形式公布的行政法规和规章，都是比较重要的，是在全国或某一地区带有全局性的。
行政令，主要用于发布采取重大强制性行政措施，要求有关方面采取重大约束性行动等。
嘉奖令，用于依照法律法规规定嘉奖有关单位及人员。
（1）命令（令）的文体特点。命令（令）的文体特点主要表现在使用上具有法定性、执行上具有强制性和表现形式上具有独特性这三个方面。
使用命令（令）行文，有特定的版式，行文篇幅简短，语言精练，配合行政措施，用词明确，坚定、庄重，祈使句多，措辞严峻，简短有力，不作议论，直叙规定做什么、怎么做。
（1）决定的分类，依照《办法》规定，决定可以分为以下三类六种： 第一类，决策性决定。包含两种：一是对重要事项作出安排，二是对重大行动作出安排。
第二类，奖惩有关单位及人员的决定。这种决定从内容上分，有奖励决定，惩戒决定。
第三类，变更或撤销下级机关不适当决定的决定，这种决定也有两种：一是修改或废止法规规章的变更性决定。二是撤销下级机关不适当决定的决定。
（2）决定的文种特点。决定的文种特点主要表现在文种具有法规性、规范性和指令性三个方面。
3.通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。
（批复的特点1）通知的分类。根据通知的性质和使用范围，可以分为批转通知、转发通知、传达通知和任免通知四类。
1）批转通知。用以批转下级机关公文。
2）转发通知。用以转发上级机关和不相隶属机关的公文。转发机关不受等级制约，只要符合有关规定，都可以使用转发通知。
3）传达通知。用以传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。主要有以下几种情况：
●印发通知。印发通知也叫公布性通知，用于公布规范性文件、印发事务文书、领导讲话、一般规章制度等。
●要求下级机关办理或知晓的通知。这类通知，包括依据形势任务不同，对下级机关提出不同要求，进行工作部署，要求贯彻执行的指挥性通知和指示性通知；还有调整、撤销某个机构，启用印章需知晓的周知性通知等。
●会议通知。各级机关需要召开各种会议，使用会议通知要求知晓执行。
4）任免通知。各级行政机关任命或者免去有关人员职务使用任免通知。企业事业单位聘用人员可以使用聘书。
此外，还有两种非文件格式的通知：一是用信函格式给平级机关或不相隶属机关发通知；二是机关内部使用的文书，也有人称之为日常应用文的通知。
（2）通知的文体特点。通知是下行文，是典型的“红头文件”，使用下行文件格式，具指挥性、指令性、指示性，受文机关必须遵照贯彻执行。
4.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
在公务活动中，通报是适用范围较广的一个公文文种，属下行文，各级行政机关都可以使
用，用以表扬好人好事，批评错误，通过对正反面典型事实的叙述、张扬，以点带面，以个别教育推动全局，使读者提高认识，从中吸取经验教训；还可以向所属机关、单位传达重要精神或工作、学习情况，交流信息，以使其掌握全局，了解进程，推动工作；表彰先进，弘扬正气。
（1）通报的分类。通报可分为表彰性通报、批评性通报、传达性通报。
1)表彰性通报。用以表彰先进集体和个人，表彰先进事迹，评价典型经验，宣传先进思想，树立学习榜样，号召人们学习先进，改进工作。
2)批评性通报。主要用于批评错误行文，告诫和教育人们吸取教训，引以为戒。
3)传达性通报。用以传达重要精神或者情况。
传达重要精神或者情况的，叫做周知性通报或者情况通报，主要用于在一定范围内沟通工作情况，公布工作要点，使有关方面、有关人员全面了解情况，统一思想认识，更好地做好工作。
（2）通报的文体特点。通报是下行文，其文体特点是以叙述事实、揭示该事实的本质意义为手段，以提高人们的认识为目的，达到表彰先进、树立典型、供人学习的目的；或批评错误，树立靶子，警醒人们；或传达情况，让人了解实际情况，正确部署自己的工作。
5.批复
（1）批复的概念：适用于答复下级机关请示事项。
（2）批复的分类。批复这一文种，在实际使用上有两种类型：
1）批复类。这种批复有两种：一是批准请示事项的批复；二是批示请示事项的批复。
2）函复类。函复类，是因请示来文所引发的复文。其处理方式有两种情况：一是由办公部门依据领导授权对该请示事项进行批复，用函复行文；二是由业务主管部门受理，对其请求批准的事项进行审批、答复，亦用函复行文。
（3）批复的文件特点。批复从来都是下行文，使用批复的都是相对的上级机关，是上级机关答复下级机关请示事项的文件。因此，其文件具体有明确的针对性和指示性。
没有请示就没有批复，所以批复的行文是被动的。批复的内容由请示所决定，领导机关针对请示什么事项，就批复什么事项，谁请示便批复给谁。
但是，下级机关对上级机关的批复必须严格遵行，若违反上级的批复去行事，将会受到惩处。
业务主管机关回答平级机关或不相隶属机关询问的问题，或领导机关转来处理的请示件，不宜使用批复，可用复函。
6.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（1） 意见的分类。意见的文种分类，最简单的办法是按行文方向划分，即下行的意见、上行的意见和平行的意见这三种。但是，从认识文种分类有利于正确处理和使用文种的角度看，我们还应从文种用途上去划分。
从目前行文的情况来看，意见在使用上有四种情况：
1）上级领导机关用来提出规定性、部署性的工作意见，也即指示性意见。
2）职能部门为了开展某项工作，需要有关部门和机关配合进行，而指挥与调动其他部门或其他机关已超过了职能部门的职权范围，因此职能部门只能对某项工作提出见解和处理办法，经领导机关批转后便成为指导工作开展的意见，这种叫指导性意见。请求上级机关批转执行的意见，称为建议性意见。
3）对重要问题向上级机关提出见解，供领导决策参考，这为上行意见。
4）用来向兄弟地区、友邻单位、合作伙伴或不相隶属机关提出看法、主张或征求意见的意见，为平行意见。
（2）意见的文种特点。意见在文体上最大的特点就是要依据其不同的行文方向来选择其格式和措词。上行的意见，依照请示的格式；平行的意见，依照信函格式；下行的意见，依照下行的文件格式。但是在撰写时多以建议性、指导性、说明性为主。
7.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
会议纪要是一种在公务活动中召开重要会议时，依据会议宗旨和讨论内容，参照会议记录、会议文件、简报，用准确而精练的语言综合概括、扼要记述会议情况、重点阐明议事
要点和会议主要精神的公文。
（1） 会议纪要的分类。会议纪要可以从内容、性质、形式等几个不同方面去分类。比如从内容上分，有综合性会议纪要和专题性会议纪要；从形式上分，有例会纪要、工作会议纪要、座谈会会议纪要；从性质上分，有情况型会议纪要、议决型会议纪要和消息型会议纪要。我们从掌握写法的角度考虑，宜从性质上去分类并认识它们各自的特点。
1）情况型会议纪要。用以全面概括会议的议程、议题、讨论情况、讨论结果和会议精神。这种纪要多适用于各种座谈会、经验交流会和各类学术会议。
2）议决型会议纪要。用以记载和传达会议的议定事项。这类纪要政策性较强，具有指导意义。它是根据会议的议题和会议讨论情况，包括议决事项加以分析、概括而写成的。这种纪要适用于工作会议、专业会议等。
3）消息型会议纪要。用以发布会议成果。这是一种带有新闻报道性质的纪要。记载和传达会议概况、会议内容、主要议题、议决情况、会议成果以及会议中提出的一些问题或建议等。这种纪要多适用于学术性、协商性会议。
（2）会议纪要的文体特点：主要表现在纪实性、纪要性、指导性这三个方面。
会议纪要本是下行文，用于传达会议精神，使会议议定事项得到贯彻执行，但是也可以用于向上级机关汇报情况，以便及时得到指导；还可以向同级机关通报以得到支持和配合。
会议纪要的表现形式有三种，在实际使用中应根据实际情况选用其中的某种形式：
一是文件格式。由本机关和自己的下属机关参加的重要会议，需要下级机关贯彻执行，使用文件格式下发会议纪要。使用下行的文件格式，在文件标题中显示会议纪要文种。
二是信函格式。由本机关和平级机关和不相隶属机关参加的重要会议，需要给平级机关和不相隶属机关发会议纪要，使用信函格式，同样在文件标题中显示会议纪要文种。
三是会议纪要固定版头格式。本机关的办公会议，是本机关决策的最高机构，会议议定的事项都是本机关的决策事项，因此设计了专门的固定的会议纪要格式。本格式用于发给本机关内部各单位贯彻执行的会议纪要。
但是，不管是采用哪一种方式引发会议纪要，都要体现其文体特点：纪实性、纪要性、指导性。在用词上有一套惯用的领起语，如：会议听取、会议审议、会议认为、会议讨论等。
（二）广行文
广行文有公告、通告
公告：公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
（三）上行文
上行文主要有报告、请示。此外，下行文意见、会议纪要也兼有上行功能。
1、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。按报告的使用范围划分，可分为汇报工作的报告、反映情况的报告和答复上级机关询问或交办事项的报告三种。
报告的文体特点主要是汇报性、实践性、陈述性。就是说，下级机关向上级机关或主管部
门汇报工作、反映情况，其目的是使上级机关了解和掌握情况，更好地对自己的工作作出决策或进行指导。所以，报告具有鲜明的汇报性。报告是对工作的回顾、分析和总结，反映工作的成绩、情况、做法及问题。所以，没有实践，就没有报告，写工作报告决不能离开工作实际。报告一般都是直接、具体地陈述本机关的工作，因此报告的行文主要用陈述的表达方式。
2.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。请示文件发出，并非文件运行的终结，而是“这才开始”。必须等待上级机关的明确答复----批复，才能依据批复内容贯彻执行。
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