采购结算管理办法
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制度名称
采购结算管理办法
受控状态
编    号
执行部门
监督部门
编修部门
第1章  总则
第1条  目的
为规范采购付款结算的支付流程，加强采购订购、付款管理，做好采购结算工作，确保按合同付款，维护公司利益，特制定本办法。
第2条  适用范围
本办法适用于公司采购部及材料仓库、设备部门的采购结算管理。
第3条  职责分工
采购付款工作需严格遵循公司财务部制定的付款申请审批程序，其职责分工如下。
1．采购部负责采购订购、确定付款方式及采购结算等相关工作。
2．财务部负责按合同付款。
第2章  结算依据及要求
第4条  结算单据
结算单据是采购部申请付款和财务部门审核付款业务的原始凭证，采购人员在申请付款时，必须提供以下七种单据。
1．付款申请单。付款申请单是办理申请付款业务的基本依据，由采购部门办理结算申请付款时填制。付款申请单主要包含的内容有四项，具体如下图所示。
付款申请单所含内容示意图
2．采购订单。采购订单是采购物资是否经过审批的依据。
3．采购合同。采购合同是采购结算的重要依据，须将复印件提交给财务部门备案，以便于财务审核时查阅。
4．物资验收单。物资验收单是开具物资入库单的重要依据，也是财务部门审核所购物资是否合格入库的证明，必须有指定授权验收人的签字。
5．货运单据。货运单据是厂家送货时随车送交企业作为收货的依据，是采购结算中的重要依据之一，必须盖有供货商公章或发货专用章等。
6．过磅单。回购非定额包装类材料时，必须有物流专员和责任保管员监督过磅、联合签字的本公司自制过磅单。
7．物资入库单。入库单上所载信息应与相对应的货运单据、发票信息一致，必须有物流专员和责任报关员的签字。
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第5条  发票
1．发票是记载和证明交易行为的最根本的凭证，所有采购人员必须根据采购合同和采购订单分批次地按采购物资的类别和规格索要发票。
2．本公司所有生产用物资材料的采购必须取得税率为17%的增值税专用发票。
第3章  采购结算
第6条  付款方式
1．公司国内采购一般采用一次性付款方式，即供应商的物资验收合格后，一次性付清该订单所有货款，特殊情况须经总经理核准。
2．国外采购一般采用信用证付款方式，特殊情况须经总经理核准。
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第7条  制订结算计划
1．采购部根据收货清单、结算单与订货合同、应付账款核对无误后，统一制订结算计划。
2．结算计划由采购部结算专员根据订购合同的时间要求、供应商的重要性、采购物资的时间、公司现有资金情况等制订，分清轻重缓急。结算计划须经采购经理审核及主管副总审批。
第8条  申请付款
1．采购部凭借请购单、订购单、采购合同、采购物资验收单等向财务部请款，财务部依据合同规定的给付方式与供应商结款。
2．采购款项须按采购合同规定或订购单所约定的时间，由财务部统一支付。
第9条  办理结算
1．采购部应在每批物资收货后一周内及每月底与供应商核对账务，防止出现差错。
2．在向供应商或配送方支付货款时，财务部需对照合同、收货清单等仔细复核，并同预付货款及应收账款等债权一起清理结算，防止重复付款。
3．支付货款时，财务部一般应采用银行划账的支付办法，采购结算专员必须在付款后五日内向供应商索要发票等有关票据或证明文件。
4．在部分物资紧张或供应商坚持要求先款后货时，所需货款须经采购部、财务部、总经理严格审查及批准后方可办理。
5．确实需要直接交付支票的，应由采购结算专员带正式、合法的发票到财务部办理相关手续。
第10条  建立台账
采购部和财务部应根据每天的入库单或收货清单分别建立应付账款台账。
第11条  报销
采购人员预先垫付差旅费、招待费用及部分小额采购款后，应依据财务规定的报销程序每半月办理一次报销手续，报销单据应附上相关发票、采购计划单、订购单、验收入库单等，并由采购经理审批。
第4章  应付账款管理
第12条  采购部结算专员负责采购应付账款的管理工作，设立应付账款台账。
第13条  采购部往来会计应定期编制客户往来对账单，发送至对方单位，每月核对一次并妥善保存对账记录。
第14条  对长期客户、重点客户以及金额在一定起点以上的往来客户，应视情况按客户名称设置档案。
第15条  采购结算专员需归档保管相关的采购合同、提货凭证、收付款凭据，并设置备查登记簿，逐笔记录预付款、已付款、余款等。
第5章  附则
第16条  本办法由采购部负责制定、修订和解释。
第17条  本办法报总经理审批通过后方可生效实施。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
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